Báo cáo cơ cấu chi phí giúp đo lường, kiểm soát cụ thể chi phí trong doanh nghiệp của bạn. Những con số trên báo cáo chi phí không hề khô khan mà nó còn phải biết nói, phải đưa ra được đánh giá nhanh là cái tỷ trọng chi phí này đang cao hay đang thấp? Để từ đó có thể cải thiện công việc quản trị của công ty. Để phân tích Báo cáo chi phí hiệu quả, ta cần Quản trị tốt cấu trúc chi phí. Vậy chi phí đó là gì? Cơ cấu chi phí của mình như thế nào?
Hãy tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây!
TẠI SAO BÁO CÁO CƠ CẤU CHI PHÍ LẠI CẦN THIẾT?
Báo cáo cơ cấu chi phí là một phần quan trọng không thể thiếu trong Hệ thống Báo cáo chi phí. Khi đó, Chủ doanh nghiệp và người quản lý sử dụng Báo cáo quản trị thì cần phải phân tích sâu về cơ cấu chi phí vì ba lý do rất quan trọng:
-
Theo dõi các chi phí và hiệu quả hoạt động của công ty; xác định các yếu tố thúc đẩy chi phí và hiểu tác động của chúng đối với doanh nghiệp.
-
Để hoàn trả chính xác cho nhân viên đang phải trả tiền túi cho các chi phí làm việc.
-
Để theo dõi các chi phí được khấu trừ có thể được sử dụng trên tờ khai thuế hàng năm của bạn.
Đặc biệt khi phân tích Báo cáo cơ cấu chi phí, thì các nhà quản trị không thể không chú ý đến Cơ cấu chi phí cấu thành doanh thu của doanh nghiệp. Thực tế thì trong năm tài chính, doanh nghiêp luôn mong muốn tối đa hóa lợi nhuận nhằm phát triển công ty. Vậy nên, ngoài việc phải có được khoản doanh thu cao, doanh nghiệp cũng cần phải cân đối lại các chỉ số chi phí để bù trừ. Hiện nay có nhiều công ty đang hoạt động tốt nên tạo ra một khoản doanh thu lớn, nhưng doanh nghiệp lại rất ít khi phát sinh chi phí trong kỳ. Điều này dẫn đến khi kết thúc năm tài chính, doanh nghiệp phải chịu đóng thuế TNDN (20% / Lợi nhuận).
Trong phần cuối bài viết, chúng tôi sẽ đưa ra các đề xuất nhằm giúp các doanh nghiệp cân bằng giữa doanh thu và chi phí theo một vài ngành tiêu biểu. Từ đó sẽ tạo tiền đề đảm bảo Cấu trúc chi phí cấu thành doanh thu trong Báo cáo chi phí của doanh nghiệp bạn được phân bổ rõ ràng, hiệu quả hơn.
CƠ CẤU CHI PHÍ CẤU THÀNH DOANH THU TRONG BÁO CÁO CHI PHÍ
Cơ cấu chi phí trong tiếng Anh là Cost structure. Cơ cấu chi phí là mối quan hệ về tỉ trọng của chi phí cố định và chi phí biến đổi của doanh nghiệp. Các doanh nghiệp có kết cấu chi phí khác nhau thì sẽ có kết quả kinh doanh là khác nhau mặc dù có cùng mức độ tăng doanh thu.
Điều hành một doanh nghiệp phải chịu một số loại chi phí, cho dù đó là doanh nghiệp bán lẻ hay nhà cung cấp dịch vụ. Cơ cấu chi phí khác nhau giữa các nhà bán lẻ và nhà cung cấp dịch vụ, do đó các tài khoản chi phí xuất hiện trên báo cáo tài chính phụ thuộc vào các đối tượng chi phí, chẳng hạn như sản phẩm, dịch vụ, dự án, khách hàng hoặc hoạt động kinh doanh. Ngay cả trong một công ty, cơ cấu chi phí có thể khác nhau giữa các dòng sản phẩm, bộ phận hoặc đơn vị kinh doanh, do các loại hoạt động khác nhau mà họ thực hiện.
Hơn thế nữa, Cơ cấu chi phí khác nhau nhiều nhất giữa các loại hình doanh nghiệp. Một số biến số có thể ảnh hưởng đến cách doanh nghiệp đề cập đến cấu trúc chi phí là các đối tượng chi phí, như sản phẩm, dịch vụ, khách hàng, dự án và hoạt động kinh doanh. Ngoài ra, cơ cấu chi phí có thể thay đổi ngay cả trong một doanh nghiệp tùy thuộc vào ngành hàng (như Cơ cấu chi phí ngành dệt may khác Cơ cấu chi phí ngành hàng không,.., )đơn vị kinh doanh hoặc bộ phận.
Bên cạnh đó, Cơ cấu chi phí còn cấu thành nên doanh thu, có quan hệ với lợi nhuận. Doanh nghiệp nào có cơ cấu chi phí với phần định phí cao hơn thì sẽ đem lại lợi nhuận nhiều hơn khi doanh thu gia tăng, và ngược lại trong trường hợp doanh thu suy giảm thì sẽ gặp rủi ro nhiều hơn.
Vậy thì, Cơ cấu chi phí như thế nào thì được coi là hợp lí?
Điều này thực ra không có câu trả lời chung. Cơ cấu chi phí còn tùy thuộc vào tính chất, đặc điểm, chính sách và chiến lược kinh doanh của từng doanh nghiệp. Trong điều kiện ổn định và phát triển kinh tế, doanh nghiệp nào có kết cấu chi phí với phần chi phí cố định lớn hơn, tức là có qui mô tài sản cố định lớn hơn, thì sẽ có lợi thế cạnh tranh hơn trong việc chiếm lĩnh thị trường. Nhưng trong nền kinh tế không ổn định, việc tiêu thụ sản phẩm gặp nhiều khó khăn thì doanh nghiệp nào có kết cấu chi phí với chi phí biến đổi nhiều hơn, tức là qui mô tài sản cố định nhỏ hơn, thì doanh nghiệp đó sẽ dễ dàng và linh hoạt hơn trong việc chuyển đổi cơ cấu mặt hàng và ít gặp rủi ro kinh doanh hơn.
Dưới đây, chúng ta sẽ phân tích một ví dụ về Cơ cấu chi phí cấu thành doanh thu của Công ty Cổ phần thương mại TACA:
Cơ cấu chi phí cấu thành doanh thu tại CTCP TACA
Chi phí ảnh hưởng tới lợi nhuận ròng của doanh nghiệp TACA
Từ bảng trên ta nhìn nhận được các vấn đề phát sinh:
- Chi phí dịch vụ mua ngoài gồm chi phí điện, nước, điện thoại, internet, phí chuyển tiền, chi phí công cụ đồ dùng, chi phí vận chuyển….
- Tỷ trọng của các chi phí trọng yếu: Giá vốn, Nhân sự, Marketing đều tăng tác động trực tiếp đến lợi nhuận ròng
MỘT SỐ CƠ CẤU CHI PHÍ TRONG BÁO CÁO CHI PHÍ DOANH NGHIỆP
1. Báo cáo cơ cấu chi phí giá vốn hàng bán
Giá vốn hàng bán là chỉ tiêu quan trọng trong Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Giá trị của giá vốn sẽ thay đổi tùy theo chuẩn mực kế toán áp dụng để tính toán giá trị giá vốn (HTK). Hiểu một cách đơn giản, đây là giá trị vốn của hàng bán đã tiêu thụ trong một khoảng thời gian nhất định (1 kỳ/1 năm). Tức là tất cả các chi phí (nguồn vốn) được sử dụng để tạo ra sản phẩm.
TACA là công ty thương mại nên giá vốn hàng bán ở đây sẽ gồm tất cả các chi phí từ lúc mua hàng đến lúc nhập kho (giá nhập hàng từ đơn vị cung cấp, chi phí vận chuyển hàng về kho, các loại thuế, bảo hiểm hàng hóa…).
Số liệu cụ thể:
a/ Biên lợi nhuận của các ngành hàng: Xem ở báo cáo Doanh thu theo ngành hàng.
b/ Hiệu quả quản trị hàng tồn kho: Xem ở báo cáo Hàng tồn kho.
2. Báo cáo cơ cấu chi phí nhân sự
Chi phí nhân sự là tổng của tất cả tiền lương trả cho người lao động, cũng như chi phí phúc lợi của người lao động, tuyển dụng đào tạo và thuế trả lương do người sử dụng lao động trả. Chi phí nhân sự được chia thành chi phí trực tiếp và gián tiếp ( chi phí chung ). Một chú ý khi bạn là chủ sở hữu hoặc người quản lý công ty, trách nhiệm đầu tiên của bạn luôn là đảm bảo doanh nghiệp phát triển, và chỉ dấu là doanh thu phải đủ lớn để bù đắp chi phí nhân sự và nhiều chi phí khác.
Chi phí nhân sự trong Báo cáo cơ cấu chi phí bao gồm chi phí lương, thưởng, tuyển dụng đào tạo. Tốc độ tăng của chi phí nhân sự cao hơn so với tốc độ tăng của doanh thu từ đó làm giảm hiệu quả hoạt động kinh doanh.
Phân tích từ bảng Báo cáo cơ cấu chi phí nhân sự trên ta thấy được xu hướng của các chỉ tiêu:
Xu hướng của 2 chỉ tiêu Sale/Person và Cost/Person tại CTCP TACA
Cả 2 chỉ tiêu đều có xu hướng giảm
- Doanh thu/người giảm: phản ánh hiệu quả khai thác nhân sự giảm ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh;
- Chi phí/người giảm phản ánh thu nhập của người lao động giảm về dài hạn là điều không tốt cho việc quản trị công ty;
3. Báo cáo cơ cấu chi phí Marketing
Trong Báo cáo chi phí, chi phí marketing được định nghĩa là chi phí liên quan trực tiếp đến việc bán sản phẩm, dịch vụ hoặc thương hiệu. Các danh mục chi tiêu marketing có thể bao gồm các tài liệu công khai được in, quảng cáo báo chí, tiền lương của nhóm marketing và chi phí quảng cáo trên facebook…Theo quy tắc ngón tay cái (quy tắc đánh giá dựa trên kinh nghiệm) thì các doanh nghiệp kinh doanh hàng tiêu dùng nên dành 6-12% doanh thu cho Marketing còn các doanh nghiệp B2B nên chi khoảng 2-6% doanh thu cho Marketing.
Chi phí Marketing là chi phí có tính lợi thế theo quy mô
Tương tự chi phí nhân sự, tốc độ tăng của chi phí marketing trong Báo cáo quản trị chi phí cao hơn nhiều so với tốc độ tăng của doanh thu từ đó làm giảm hiệu quả hoạt động kinh doanh. Cần phải làm rõ nguyên nhân gây giảm sút hiệu quả hoạt động marketing trong công tác quản trị là gì, bởi theo nguyên lý thông thường chi phí marketing là chi phí có tính lợi thế theo quy mô trong Báo cáo chi phí.Trường hợp nguồn khách hàng đang dần kiệt, làm cho chi phí marketing tăng mạnh thì nên cần nhắc việc mở mới cửa hàng trên địa bàn hiện tại.
Phân tích chi phí Marketing từ bảng trên có xu hướng như sau:
Báo cáo chi phí marketing
Biểu đồ xu hướng các chỉ tiêu liên quan CF Marketing
- Hiệu quả chi phí marketing có xu hướng giảm;
- Chi phí marketing cho 1 đơn vị khách hàng có xu hướng gia tăng
- Việc khai thác khách hàng mới đang gặp nhiều khó khăn;
4. Báo cáo cơ cấu chi phí khác
Trong Báo cáo cơ cấu chi phí, tồn tại Chi phí mặt bằng và chi phí khấu hao: Đây là các chi phí có tính chất cố định, có chiều hướng giảm (chi phí/1 đơn vị doanh số) khi quy mô kinh doanh được mở rộng (Có tính hiệu quả theo quy mô) ngược lại khi doanh thu giảm nó sẽ cắt sâu vào lợi nhuận Q1/2017 chi phí mặt bằng và chi phí khấu hao có sự biến động tương đồng với doanh thu, là do việc đầu tư Văn phòng miền Bắc và các cửa hàng mới.
Chi phí dịch vụ mua ngoài gồm chi phí điện, nước, điện thoại, internet, phí chuyển tiền, chi phí công cụ đồ dùng, chi phí vận chuyển… Đây là các chi phí có tính chất biến đổi theo doanh số, việc Q1/2017 tỉ trọng giảm so với Q1/2016 là tín hiệu tốt;
5. Báo cáo thể hiện biến phí, định phí, đòn bẩy hoạt động và điểm hòa vốn
Trong kinh tế, Biến phí là chi phí có tỷ lệ biến đổi khi mức hoạt động biến đổi, còn Định phí thì là những chi phí không thay đổi trong thời kỳ xác định biến phí tương ứng. Biến phí tỷ lệ thuận với doanh số và sản lượng còn định phí thì không. Nên thế, với biến phí thì việc hạch toán chi phí được xác định dễ dàng hơn, khi phát sinh biến phí trong quá trình sản xuất kế toán doanh nghiệp cần xác định tài khoản của loại chi phí đó và tiến hành hạch toán chúng theo giá trị thành phẩm và giá trị chi phí sản xuất. Đối với định phí thì kế toán cần xác định các giá trị khác như chi phí khấu hao tài sản cố định, chi phí sửa chữa, bảo hành thay thế và những tài khoản tương ứng để tiến hành hạch toán.
Còn về Đòn bẩy thì được giải thích bằng sự gia tăng rất nhỏ về sản lượng (hoặc doanh thu) có thể đạt được một sự gia tăng rất lớn về lợi nhuận. Tác dụng của đòn bẩy được sử dụng để biện minh cho khả năng trả những chi phí cố định khi sử dụng tài sản hoặc vốn để nhấn mạnh khả năng hoàn trả cho những người chủ của chúng. Tác dụng đòn bẩy xuất hiện khi mà một công ty có những chi phí cố định. Hệ thống đòn bẩy được các doanh nghiệp sử dụng trong quản lý tài chính là đòn bẩy kinh doanh, đòn bẩy tài chính, đòn bẩy tổng hợp…
Phân tích điểm hòa vốn cũng là nội dung quan trọng ở khâu phân tích mối quan hệ chi phí - sản lượng - lợi nhuận liên quan đến phân tích Báo cáo chi phí. Quá trình phân tích điểm hòa vốn cung cấp cho nhà quản trị cách nhìn toàn diện về mối quan hệ này trong quá trình điều hành doanh nghiệp.
Ví dụ về Các biến phí, định phí ,đòn bẩy hoạt động và điểm hòa vốn trong Báo cáo chi phí CTCP TACA
CÂN BẰNG GIỮA DOANH THU VÀ CHI PHÍ GIÚP PHÂN BỔ CƠ CẤU CHI PHÍ HIỆU QUẢ TRONG BÁO CÁO CƠ CẤU CHI PHÍ
Để cân bằng giữa doanh thu và chi phí trong Báo cáo quản trị chi phí, ta nên chú ý các điểm sau:
- Các khoản chi phí kế toán có thế lấy để bù trừ doanh thu: trường hợp đối với các doanh nghiệp ít khi phát sinh chi phí trong kỳ khiến cuối năm tài chính doanh nghiệp phải chịu đóng thuế TNDN cao.
- Cần xác định loại hình kinh doanh của doanh nghiệp: Thương Mại Sản Xuất, Dịch Vụ Vận Tải, Bất Động Sản,Đầu Tư Xây Dựng,…
Do đặc thù của từng lĩnh vực khác nhau, nên công ty cũng cần xem xét sao cho phù hợp với từng loại hình kinh doanh của mình.
Với những công ty sản xuất, doanh nghiệp nên chú ý:
- Giá trị nguyên vật liệu nên chiếm 70 đến 90% và chi phí nhân công nên chiếm từ 10 đến 30% giá vốn của 1 thành phẩm mà công ty làm ra.
- Trong công ty có mua công cụ dụng cụ để dùng trong phân xưởng thì nên phân bổ để sử dụng trong khoản 1 đến 2 năm. Trường hợp công cụ sẽ có khối lượng và giá trị nhỏ như : máy mài, máy cưa, máy khoan, …
- Nếu công ty có xe để vận chuyển sản phẩm đi tiêu thụ, chúng ta có thể lấy thêm khoản chi phí liên quan xe để đưa vào chi phí doanh nghiệp như : Phí bảo trì xe, mua vỏ xe để thay, phí đăng kiểm đường bộ, khấu hao xe, …
- Trong quá trình hoạt động, công ty muốn mở rộng nhà xưởng, xây thêm các hạng mục hạ tầng để phát triển sản xuất, ta nên chủ động lấy thêm các hóa đơn, chứng từ liên quan đến xây dựng cơ bản như : Tôn, sắt, gạch, xi măng, … để tạo nên tài sản cố định cho công ty
Với những công ty thương mại, doanh nghiệp cần chú ý:
- Khi công ty mua hàng hóa để bán lại thì cần phải có chứng từ, hóa đơn kèm theo.
- Hàng hóa mua vào rồi mới có thể bán ra.
- Khi mua hàng hóa có phát sinh chi phí vận chuyển hay chi phí mua hàng thì chi phí đó tính vào giá mua hàng hóa
- Khi công ty có mua thêm xe thì cũng sẽ phát sinh các chi phí trong quá trình sử dụng, như : xăng dầu, vé cầu đường, phí bảo trì xe, phí đăng kiểm đường bộ, thay thế phụ tùng xe,…
- Máy phát điện, ti vi, tủ văn phòng, bàn ghế, … đều được tính vào chi phí của công ty. Tùy vào giá trị của công cụ đó mà ta phân bổ nhiều kỳ hoặc sử dụng 1 lần.
Những chi phí khác:
Ngoài ra, các doanh nghiệp có thể lấy thêm các khoản chi phí khác nhau: Mua card điện thoại, Mua đồng phục cho nhân viên, Mua thêm suất ăn công nghiệp, Chi phí ăn uống khi tiếp khách, Chi phí quảng cáo công ty, Chi phí đặc thù : điện thắp sáng, nước, mạng Wifi,… Mua văn phòng phẩm, mực máy in, linh kiện máy tính…
Đáp ứng Kết cấu chi phí
Sau mỗi tháng, quý, công ty của bạn cần xem lại các khoản doanh thu và chi phí xem đã hợp lý chưa? Nếu chưa thì phải xem xét để tiến hành giải quyết ngay.
Doanh nghiệp cũng cần lưu ý quan trọng những điểm sau:
- Công ty có: Hóa đơn đầu ra > Hóa đơn đầu vào thì khả năng đóng thuế TNDN là rất cao.
- Các khoản phải ra cho người lao động khi ở mức lương cao,.. công ty phải đóng bảo hiểm cho nhân viên. Nếu công ty không làm đúng sẽ bị Cơ quan bảo hiểm thanh tra.
- Trong báo cáo tài chính của công ty có phần Lãi gộp (Doanh thu cung cấp hàng hòa,dịch vụ - Giá vốn hàng bán) không được âm hoặc bằng 0.
Báo cáo cơ cấu chi phí là một phần nhỏ trong toàn bộ Hệ thống Báo cáo quản trị chi phí, nó đóng vai trò rất quan trọng để bạn có thể điều hành doanh nghiệp vượt trội hơn!
Để có thể Lập và phân tích Báo cáo chi phí hiệu quả nhất, bạn có thể đồng hành cùng với các chuyên gia hàng đầu lĩnh vực của TACA thông qua ” Dịch vụ Báo cáo quản trị: Công cụ chiến lược của nhà quản lí ”
Link chi tiết dịch vụ tư vấn của chúng tôi: Dịch vụ xây dựng và triển khai hệ thống báo cáo quản trị
Taca business consulting.