Dale Carnegie từng nói: "Khoảng 15% thành công của một người đến từ tri thức kỹ thuật và 85% đến từ kỹ năng trong mối quan hệ với con người - từ tính cách và khả năng dẫn dắt người khác". Bạn có đồng ý với lời này không?
Việc hướng dẫn và dẫn dắt người khác trong công việc có vai trò quan trọng đối với chất lượng công việc và hiệu suất làm việc. Khiến công việc được hoàn thành theo kế hoạch và đạt được mục tiêu đã đặt ra phụ thuộc vào cách bạn hướng dẫn và hỗ trợ nhân viên của mình.
Hướng dẫn công việc là gì? Và khi nào ta thực hiện hướng dẫn công việc?
Hướng dẫn công việc là phương pháp hướng dẫn chi tiết, cụ thể và rõ ràng từng bước để thực hiện một công việc hoặc nhiệm vụ cụ thể. Quy trình hướng dẫn thường được trình bày theo từng bước để làm việc. Đây là một phương pháp đơn giản, dễ thực hiện nhưng mang lại hiệu quả cao trong việc xây dựng một đội ngũ nhân viên giỏi, giảm thiểu lãng phí, tránh việc phải điều chỉnh nhiều lần, làm lại công việc và gia tăng năng suất lao động.
Phương pháp này thường được sử dụng để đào tạo nhân viên mới, người học việc trong các doanh nghiệp. Ngoài ra, nó cũng được sử dụng để nâng cao kỹ năng hoặc nâng cấp trình độ cho những nhân viên có tiềm năng.
Lợi ích của việc hướng dẫn công việc
Hướng dẫn công việc mang lại nhiều lợi ích cho cả nhân viên, trưởng nhóm và tổ chức:
- Nhân viên: nâng cao năng lực cá nhân, làm việc hiệu quả, hiểu và yêu thích công việc hơn.
- Trưởng nhóm: phát triển khả năng lãnh đạo, giảm thời gian giám sát công việc, tăng thành tích và có cơ hội thăng tiến trong công việc.
- Tổ chức/doanh nghiệp: tăng năng suất lao động, giữ chân nhân tài, giảm chi phí sản xuất và góp phần vào sự phát triển của tổ chức/doanh nghiệp.
Các giai đoạn thực hiện hướng dẫn công việc
1. Lập kế hoạch hướng dẫn công việc
- Phân tích nhu cầu hướng dẫn công việc: Xác định mục tiêu, định hướng hướng dẫn cho nhân viên. Hiểu trình độ và sử dụng ngôn ngữ phù hợp để hiểu quả hướng dẫn. Biết cần hướng dẫn như thế nào cho nhân viên (kiến thức, kỹ năng, thái độ).
- Lập bảng xác định năng lực của nhân viên: Đánh giá dựa trên khả năng làm việc và đạt được kết quả công việc của từng cá nhân.
- Xây dựng bảng hướng dẫn công việc: Bao gồm các bước thực hiện, điểm lưu ý và lý do thực hiện công việc. Đảm bảo nhân viên không chỉ hiểu rõ mà còn biết tại sao phải thực hiện các công việc đó.
2. Tiến hành hướng dẫn công việc
Hướng dẫn công việc được thực hiện qua 4 bước:
Bước 1: Chuẩn bị
- Bắt đầu bằng một câu chào hỏi nhân viên để tạo cảm giác thoải mái và cho phép họ tự do bày tỏ ý kiến hoặc thắc mắc. Trình bày tầm quan trọng của công việc, giải thích nhiệm vụ cần thực hiện và mục tiêu cần đạt được.
- Đặt mình vào vị trí người học và bắt đầu hướng dẫn đi.
Bước 2: Giải thích, làm mẫu
- Giải thích trình tự thực hiện công việc theo bảng hướng dẫn công việc. Thực hiện mẫu lần đầu mà không nói gì. Thực hiện mẫu lần 2 và giải thích lý do thực hiện từng bước. Thực hiện mẫu lần thứ 3 và giải thích ý nghĩa, các điểm lưu ý. Kiên nhẫn, khích lệ học viên hỏi để bạn có thể giải thích chi tiết hơn.
Nhớ khuyến khích tương tác hai chiều, hỏi lại để xác nhận nhận thức đúng.
Bước 3: Cho làm thử
- Cho học viên thực hiện công việc và quan sát, hướng dẫn sửa chữa. Yêu cầu họ thực hiện công việc mà vẫn nói trình tự và giải thích mục đích. Lặp đi lặp lại cho đến khi họ ghi nhớ công việc.
Cố gắng hướng dẫn để họ không chỉ làm đúng, mà còn hiểu tại sao phải thực hiện từng bước.
Bước 4: Kiểm tra
- Cho họ thực hiện công việc chính thức, thường xuyên hỏi để kiểm tra lại quy trình làm việc. Khuyến khích họ đặt câu hỏi nếu có vấn đề trong quá trình làm việc.
- Theo dõi và hỗ trợ họ cho đến khi học viên làm việc thành thạo.
3. Đánh giá hướng dẫn công việc
Mục tiêu của việc đánh giá là xem xét hiệu quả của buổi hướng dẫn công việc. Xem xét kết quả thực hiện công việc của nhân viên và đánh giá xem họ đã đạt được mục tiêu hay chưa. Thu thập phản hồi từ người học về người hướng dẫn, cách hướng dẫn và mức độ tiếp thu, để nhận biết các góp ý và cải thiện.
Hướng dẫn công việc cho nhân viên là rất quan trọng để đạt hiệu quả công việc cao. Vì vậy, việc nắm rõ phương pháp để hướng dẫn nhân viên một cách hiệu quả và thành công là điều quan trọng.
Hy vọng với những thông tin trên, bạn đã có cái nhìn sâu hơn về cách lập kế hoạch và thực hiện hướng dẫn công việc. Chúc bạn thành công trong việc hướng dẫn nhân viên của mình!
Trường Đào Tạo Kỹ Năng Quản Lý SAM