Viết email không chỉ đơn thuần là cách sinh viên trao đổi thông tin với thầy cô và bạn bè, mà còn là phương tiện quan trọng kết nối với nhà tuyển dụng. Tuy nhiên, việc viết email không có tiêu đề, đầu đuôi không rõ ràng, trình bày lủng củng, cộc lốc thường xuyên xảy ra. Điều này không chỉ khiến người nhận email cảm thấy khó chịu, mà còn làm sinh viên đánh mất cơ hội chỉ vì thiếu kỹ năng. Vậy làm thế nào để viết email chuyên nghiệp và chiếm trọn trái tim người nhận? Hãy để Trung tâm "Việc làm và Khởi nghiệp sinh viên" của trường Đại học Đại Nam bật mí cho bạn qua bài viết dưới đây.
Tại sao phải học cách viết email?
Theo cô Phạm Thị Dung - Phó Giám đốc Trung tâm "Việc làm và Khởi nghiệp sinh viên" trường Đại học Đại Nam, kỹ năng viết email không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng của người gửi dành cho người nhận, mà còn thể hiện tính cách của người viết và tạo ấn tượng tốt đẹp. Một địa chỉ email nghiêm túc, tiêu đề chỉnh chu và trình bày rõ ràng sẽ thể hiện sự tôn trọng của bạn đối với thầy cô, bạn bè, nhà tuyển dụng và lãnh đạo. Ngoài ra, kỹ năng viết email cũng giúp bạn xây dựng sự tin tưởng và thiện cảm với người đọc, góp phần trong công việc và cuộc sống.
Được trang bị kỹ lưỡng về kỹ năng viết email và thiết kế CV chuyên nghiệp, sinh viên trường Đại học Đại Nam tự tin "chinh phục" nhà tuyển dụng ngay từ năm thứ hai.
Viết email thế nào để trở nên chuyên nghiệp?
1. Nguyên tắc sử dụng email
Địa chỉ email: Nên sử dụng họ, tên và/hoặc lĩnh vực chuyên môn làm thành phần cấu thành username, ví dụ: nghiemhuy.cntt@gmail.com. Sử dụng đuôi trường học để tăng sự tin cậy và chuyên nghiệp, ví dụ: thanhhuyen.dainam@gmail.com. Trong trường hợp username đã có người đăng ký, hãy thêm các phụ tố nhưng cần đảm bảo ngắn gọn, dễ nhớ và nghiêm túc. Tránh đặt tên username mang tính giải trí hoặc "trẻ con".
Background: Sử dụng background trắng, tránh sử dụng màu sắc mè nhiều.
Màu chữ: Chữ nên sử dụng màu đen hoặc xanh đậm, trừ trường hợp đặc biệt ở phần chữ ký.
Font chữ: Sử dụng font chữ Unicode thông dụng như Arial, Time New Roman, Tahoma.
Chữ ký (signature): Luôn cài đặt chữ ký với đầy đủ tên, lớp và thông tin liên lạc của bạn.
Gửi Email: Hãy điền địa chỉ email của thầy, cô vào 1 trong 3 phần: To, cc và Bcc. To là để gửi trực tiếp đến thầy, cô. Cc là để gửi một bản sao tới các địa chỉ được liệt kê. Bcc giống như cc, nhưng các địa chỉ ở Bcc không hiển thị ở email của những người nhận khác. Hãy chú ý chế độ reply (trả lời người gửi) và reply all (hồi âm cho tất cả mọi người). Nếu cần, hãy dùng chức năng forward (chuyển tiếp email đã nhận) để gửi tới những địa chỉ khác. Bắt buộc phải điền tiêu đề, tránh chỉ gửi file hoặc ảnh để tránh email bị coi là spam và không được đọc.
2. Cấu trúc của một email chuyên nghiệp
Tiêu đề: Bắt buộc để giới thiệu nội dung của email và thu hút sự chú ý của người nhận. Tiêu đề nên ngắn gọn và theo cấu trúc [Tên KhoaTên lớp Chủ đề của email]. Ví dụ: Khoa Kế toán_Lớp KT1701_Xin ý kiến tư vấn của cô về Bài tập nhóm 1...
Nội dung: Bao gồm lời chào, giới thiệu về bản thân, trình bày mục đích viết email và kết thúc email bằng lời cảm ơn và chúc ngày tốt lành. Hãy bắt đầu bằng lời chào lịch sự, giới thiệu về bản thân và trình bày ngắn gọn, rõ ràng mục đích của email. Cuối email, hãy gửi lời cảm ơn và lời chúc, sau đó là chữ ký tự động. Để tạo sự chuyên nghiệp, tạo chữ ký cho email với cấu trúc: Trường + Họ tên + Số điện thoại + Email + Lớp - ngành.
Đảm bảo đọc lại email một lần nữa để kiểm tra chính tả và các lỗi trước khi gửi. Kiểm tra hộp thư đã gửi để xác nhận rằng email đã được gửi đi.
Trên đây là một số bí quyết từ Trung tâm "Việc làm và Khởi nghiệp sinh viên" để viết email chuyên nghiệp. Rất may, sinh viên trường Đại học Đại Nam được đào tạo qua học phần Kỹ năng mềm và các khóa đào tạo bổ trợ của Trung tâm. Tất cả các khóa học đều tổ chức miễn phí và do các chuyên gia hàng đầu trong lĩnh vực tuyển dụng giảng dạy.
Đừng bỏ lỡ cơ hội chỉ vì thiếu và yếu kỹ năng viết email. Hãy lưu lại thông tin hữu ích này của Trung tâm "Việc làm và Khởi nghiệp sinh viên" và áp dụng vào thực tế ngay nhé!
Trung tâm "Việc làm và Khởi nghiệp sinh viên"