KPI là gì? Đóng vai trò quan trọng trong sự tăng trưởng của mỗi doanh nghiệp, thuật ngữ KPI không quá xa lạ với các cá nhân, phòng ban trong tổ chức. Tuy nhiên, chỉ có một số ít người hiểu rõ bản chất của KPI. Vì vậy, trong bài viết này, chúng ta sẽ làm rõ KPI là gì và cách tính KPI phổ biến nhất hiện nay.
KPI là gì?
KPI (tiếng Anh: Key Performance Indicator) là chỉ số đánh giá hiệu quả công việc, công cụ đo lường và đánh giá hiệu suất công việc thông qua con số, chỉ tiêu định lượng.
Key Performance Indicator phản ánh hiệu quả hoạt động của một cá nhân, phòng ban, bộ phận, tổ chức. Mỗi bộ phận sẽ có các chỉ số KPI khác nhau để đánh giá hiệu quả làm việc một cách khách quan, chân thực và chính xác nhất.
Căn bệnh kém năng suất - lý do KPI ra đời
Một nghiên cứu gần đây của Hubspot tiết lộ rằng năng suất thấp khiến các nhà tuyển dụng tiêu tốn khoảng 1,8 tỷ USD mỗi năm. Sự suy giảm năng suất gây nguy hiểm cho GDP hoặc sản lượng kinh tế so với số lượng người.
Năng suất thấp cho thấy rằng các nhân viên không sử dụng các kỹ năng và năng lực của họ ở mức tối đa tiềm năng, điều này làm tăng chi phí nhân sự của công ty.
Điều này có thể là do hai lý do. Một là do các nhà quản lý chưa biết cách phân bổ và quản lý công việc nhóm. Thứ hai, nhân viên không có động cơ hoặc không được thúc đẩy để làm việc hướng tới các mục tiêu cá nhân và của công ty.
Đó là một thách thức lớn đối với sự tăng trưởng của doanh nghiệp và phải được kiểm soát vào thời điểm thích hợp. Đây là thời điểm KPI cần được áp dụng hiệu quả.
Sử dụng KPI với mục đích gì?
KPI chính là động cơ thúc đẩy nhân viên làm việc hướng tới mục tiêu cụ thể. Đồng thời, KPI là một công cụ hiện đại giúp nhà quản lý triển khai chiến lược và mục tiêu thành hành động cụ thể cho mỗi bộ phận.
Nói một cách dễ hiểu, KPI là cơ sở để nhà quản lý đánh giá hiệu quả làm việc của từng cá nhân, phòng ban; từ đó đưa ra các chính sách thưởng - phạt phù hợp nhất.
Mỗi bộ phận sẽ có KPI khác nhau. Ví dụ, phòng Sales có KPI về doanh số; Marketing có KPI về leads; team Sản xuất có KPI về số lượng và chất lượng sản phẩm.
Áp dụng các chỉ số KPI mang tính định lượng cao sẽ đảm bảo người lao động thực hiện đúng trách nhiệm trong bảng mô tả công việc; đánh giá minh bạch và công bằng hiệu quả công việc của từng cá nhân, phòng ban.
Cách tính KPI cho nhân viên
KPI có thể được tính toán theo:
- Tính toán độc lập theo từng chỉ số
- Tính toán theo toàn bộ dự án
- Tính toán cho từng nhân viên
- Tính toán cho từng phòng ban
KPI của phòng ban được tính theo tổng giá trị KPI của nhân viên làm việc trong phòng ban chia cho số lượng nhân viên. Khi được tính toán, quản lý sẽ thấy được mối quan hệ giữa KPI của nhân sự với phòng ban và hiệu quả làm việc của bộ phận đó.
Đó là lý thuyết. Dưới đây là ví dụ về cách tính KPI. Ví dụ: KPI của một nhân viên chăm sóc khách hàng của cửa hàng bán quần áo. Nhiệm vụ của anh ấy / cô ấy là tư vấn cho khách hàng, bán hàng hóa và các dịch vụ bổ sung, đồng thời cung cấp dịch vụ chất lượng cao để khuyến khích khách hàng quay lại mua hàng mới.
Theo mục đích
- Giúp nhân viên hiểu rõ vai trò, nhiệm vụ, đóng góp của mình đối với tập thể để chủ động phân chia thời gian và nguồn lực làm việc.
- Giúp nhà lãnh đạo đánh giá chính xác hiệu suất làm việc của nhân viên theo từng giai đoạn. Căn cứ vào đó để đưa ra phương án phát triển phù hợp nhằm cải tiến và nâng cao năng suất.
Theo nguyên tắc
Chia theo trọng số
Không phải nhân viên nào cũng chỉ đảm nhận một công việc. Họ có thể kiêm nhiều vai trò cùng một lúc. Vậy nên cách tính KPI sau sẽ phân chia nhiệm vụ thành 3 nhóm cơ bản:
- A: Tốn nhiều thời gian, công sức để thực hiện và ảnh hưởng nhiều đến mục tiêu chung
- B: Tốn ít thời gian để thực hiện, ảnh hưởng nhiều đến mục tiêu chung hoặc tốn nhiều thời gian thực hiện và ảnh hưởng ít đến mục tiêu chung
- C: Tốn ít thời gian và ảnh hưởng ít tới mục tiêu chung
Ví dụ, nhân viên Tuấn có 5 KPI. Trong đó, có 2 KPI thuộc nhóm A, 2 KPI thuộc nhóm B và 1 KPI thuộc nhóm C. Thì cách tính KPI dựa trên trọng số có thể như sau:
KPI - Nhóm KPI - Trọng số KPI
- A - 30%
- A - 30%
- B - 15%
- B - 15%
- C - 10%
Tính KPI theo hiệu suất và giai đoạn
- Cách tính KPI theo hiệu suất thành phần: Hiệu suất KPI thành phần = (Kết quả thực tế / Mục tiêu) Trọng số. Ví dụ: Nhân viên X có KPI (1) thuộc nhóm A, có trọng số 30%. Mục tiêu đặt ra cho KPI (1) là 100, kết quả đạt được thực tế là 90. Như vậy, hiệu suất KPI (1) của nhân viên X sẽ được tính như sau: (90 / 100) 30 = 27 (đơn vị: %).
- Cách tính KPI theo hiệu suất tổng: Hiệu suất KPI tổng = Hiệu suất KPI thành phần (1) + Hiệu suất KPI thành phần (2) + ... Ví dụ: Nhân viên X có tổng cộng 3 KPI, trong đó: KPI (1) đạt 27%, KPI (2) đạt 36%, KPI (3) đạt 25%. Như vậy, hiệu suất làm việc của nhân viên X sẽ là: 27 + 36 + 25 = 88 (đơn vị: %).
- Cách tính KPI theo giai đoạn thời gian: Điểm KPI của mỗi quý được tính dựa trên điểm KPI của các tháng trong quý đó.
Phần mềm tính lương theo KPI
Như nội dung đã trình bày ở trên, tính lương theo KPI yêu cầu khá nhiều công thức phức tạp và thay đổi theo từng tháng. Có hai công cụ được HR ưa chuộng để hỗ trợ hoạt động này là bảng tính Excel kết hợp máy chấm công và phần mềm KPI hay còn được biết đến là Phần mềm Tính lương theo KPI.
Vậy giữa Excel, máy chấm công và phần mềm tính lương, công cụ nào đang làm nhiệm vụ này tốt hơn? Hãy cùng so sánh phần mềm đang được sử dụng bởi 3500 doanh nghiệp Việt - ACheckin HRM với Excel và máy chấm công.
Tiêu chí so sánh
| Máy chấm công | Bảng tính Excel | ACheckin HRM |
|---|---|---|
| Mức giá | 3 - 15 triệu/máy | Miễn phí 1 - 3 triệu/100 nhân viên |
| Cách tính giá | Theo số lượng văn phòng/chi nhánh | Chỉ 12.000/user |
| Chi phí tối ưu cho mô hình dạng chuỗi | Không | Có |
| Phần cứng & bảo hành | Dễ hỏng & chi phí bảo hành cao | Không yêu cầu phần cứng & không bảo hành |
| Chức năng | Chấm công | Chấm công, tính lương, quản lý hồ sơ, báo cáo cơ bản |
| Mức độ bảo mật | Thấp | Thấp |
| Dữ liệu | Không công khai, dễ bị chỉnh sửa, giới hạn dung lượng lưu trữ | Phân tán, dễ sai sót, dễ bị chỉnh sửa, cập nhật thủ công, giới hạn dung lượng |
| Công thức | Người sử dụng tự cài đặt | Kho công thức tính lương đa dạng |
| Mức độ dễ sử dụng | 8/10 | 6/10 |
Với bảng so sánh trên, ACheckin được đánh giá là nổi bật hơn so với bộ công cụ Excel và Máy chấm công. Giải pháp đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp mô hình chuỗi. Đây là lý do vì sao công cụ này được ưa chuộng bởi thương hiệu Phê La, Jollibee, Vua Nệm, và rất nhiều chuỗi cửa hàng khác.
Kết luận
Trên đây là những thông tin quan trọng về KPI là gì và cách tính KPI phổ biến nhất tại các doanh nghiệp hiện nay mà bạn cần phải nắm được. Dù là nhà quản lý, lãnh đạo, chuyên viên HR hay nhân viên, thì cũng nên hiểu rõ về KPI.