Dữ liệu là tài sản quan trọng nhất đối với mỗi doanh nghiệp và có thể ảnh hưởng đến sự tồn tại và phát triển của họ. Với sự phát triển vượt bậc của công nghệ, các phần mềm quản lý dữ liệu ra đời đã mang đến những tiến bộ đáng kể trong công tác quản trị của các doanh nghiệp. Chúng giúp tối ưu hóa quy trình lưu trữ, khai thác và bảo mật dữ liệu. Bài viết này sẽ giới thiệu đến bạn độc giả TOP 8+ phần mềm quản lý dữ liệu doanh nghiệp hiệu quả nhất, giúp tối ưu quy trình khai thác và xử lý dữ liệu phục vụ cho công tác vận hành trong doanh nghiệp.
1. Chức năng của phần mềm quản lý dữ liệu
Quản lý dữ liệu là quy trình thu thập, lưu trữ và xử lý các thông tin dữ liệu nhằm đáp ứng một mục đích nhất định. Trong doanh nghiệp, quản lý dữ liệu là một trong những nghiệp vụ quan trọng nhất vì nó ảnh hưởng đến mọi hoạt động vận hành của tổ chức.
Phần mềm quản lý dữ liệu là hệ thống giúp doanh nghiệp số hóa và tập trung dữ liệu trên nền tảng số một cách khoa học, thống nhất. Nó cho phép người dùng dễ dàng truy cập để xử lý, tổ chức thông tin và sử dụng những tài nguyên cần thiết để phục vụ cho công việc. Phần mềm quản lý dữ liệu cung cấp giải pháp hiệu quả giúp đồng bộ hóa các luồng thông tin trong doanh nghiệp, đảm bảo tính liên kết giữa các bộ phận và phòng ban, từ đó tối ưu hóa quy trình quản trị dữ liệu trên mọi khía cạnh từ nhân sự, khách hàng, công việc đến kinh doanh.
Một phần mềm quản lý dữ liệu doanh nghiệp thường đảm nhận những chức năng chính sau:
Lưu trữ dữ liệu
Phần mềm quản lý dữ liệu giúp doanh nghiệp số hóa toàn bộ thông tin dữ liệu được sử dụng trong tổ chức và lưu trữ an toàn trên một nền tảng tập trung, thống nhất. Điều này giúp giảm thiểu rủi ro thất thoát và phân tán dữ liệu. Hình thức quản trị dữ liệu điện tử trên phần mềm vượt trội so với việc lưu trữ truyền thống, thủ công trên giấy tờ.
Khai thác dữ liệu
Hệ thống quản trị dữ liệu với sự hỗ trợ của trí tuệ nhân tạo (AI) có khả năng tự động phân tích và trích xuất dữ liệu sẵn có, từ đó tạo ra các báo cáo và thống kê trực quan. Điều này phục vụ cho quá trình theo dõi và đánh giá thông tin, đồng thời làm cơ sở cho việc đưa ra quyết định.
Phân quyền truy cập dữ liệu
Chức năng phân quyền truy cập dữ liệu cho phép người dùng giới hạn số lượng người được phép truy cập và sử dụng dữ liệu. Điều này giúp kiểm soát dữ liệu một cách chặt chẽ và đảm bảo tính an toàn trong nội bộ doanh nghiệp.
2. Những loại dữ liệu cần quản lý trong Doanh nghiệp
Các dữ liệu trong tổ chức có thể bao gồm nhiều định dạng khác nhau như văn bản, chữ số, hình ảnh, video,... Mỗi loại dữ liệu sẽ có mục đích sử dụng riêng để phục vụ cho các nghiệp vụ khác nhau trong doanh nghiệp. Các nhóm dữ liệu chính được lưu trữ và xử lý trong phần mềm quản lý dữ liệu bao gồm:
- Dữ liệu nhân sự: hồ sơ nhân sự, dữ liệu chấm công - tính lương.
- Dữ liệu công việc: quy trình làm việc, tài nguyên, quản lý tài liệu nội bộ.
- Dữ liệu khách hàng, nhà cung cấp: công nợ, đơn hàng, hóa đơn, lịch sử giao dịch, ...
- Dữ liệu kinh doanh: dòng tiền, nguồn vốn, doanh thu, chi phí, ...
3. TOP 8 phần mềm quản lý dữ liệu doanh nghiệp được ứng dụng nhiều nhất
1. Phần mềm Quản lý dữ liệu tổng thể Doanh nghiệp 1Office
1Office là một trong những nền tảng quản trị doanh nghiệp hàng đầu trên thị trường Việt Nam hiện nay. Với mô hình all-in-one, 1Office mang đến cho doanh nghiệp giải pháp phần mềm quản lý dữ liệu toàn diện và thống nhất. Phần mềm 1Office có khả năng xử lý dữ liệu mạnh mẽ, giúp doanh nghiệp số hóa và tập trung dữ liệu trên một nền tảng duy nhất, chấm dứt tình trạng thông tin rải rác và phân tán.
Tính năng nổi bật
- Quản lý dữ liệu nhân sự: Tra cứu và trích xuất thông tin về nhân sự với hơn 150 trường thông tin chi tiết. Cung cấp các báo cáo động từ tổng quan đến chi tiết về tình hình nhân sự.
- Quản lý dữ liệu công việc: Số hóa và lưu trữ tài liệu phục vụ cho công việc. Tự động tổng hợp dữ liệu công việc và báo cáo tiến độ dưới dạng Gantt Chart & Kanban rất trực quan và dễ hiểu.
- Quản lý dữ liệu kinh doanh: Quản lý thông tin khách hàng, nhà cung cấp bao gồm công nợ, hóa đơn, hợp đồng, lịch sử mua/bán. Theo dõi tình hình thu - chi trên các đơn hàng mua, hợp đồng bán. Báo cáo dạng dashboard trực quan cập nhật liên tục tình hình kinh doanh của công ty.
Ưu điểm:
- Dữ liệu đồng bộ, xuyên suốt giữa các phòng ban.
- Các dữ liệu được liên kết chặt chẽ với nhau.
- Tính bảo mật của dữ liệu được đảm bảo tuyệt đối với cơ chế bảo mật đa lớp và phân quyền chi tiết cho người dùng.
- Công nghệ điện toán đám mây giúp lưu trữ số lượng dữ liệu lớn.
Hạn chế:
- Không phải là một phần mềm kế toán, do đó tính năng hỗ trợ quản lý dữ liệu tài chính còn đơn giản.
2. Phân hệ quản lý dữ liệu của WEONE
WEONE là giải pháp quản trị và điều hành doanh nghiệp toàn diện cung cấp nhiều tính năng cần thiết để vận hành một doanh nghiệp số. Phân hệ quản lý tài liệu của WEONE là công cụ hỗ trợ quản lý dữ liệu thông tin trong doanh nghiệp với các định dạng khác nhau như văn bản, hình ảnh, âm thanh, video,...
Tính năng nổi bật
- Lưu trữ, quản lý dữ liệu tập trung trên hệ thống phần mềm với khả năng nhập dữ liệu thông tin từ máy scan, tiện lợi cho quá trình số hóa dữ liệu nhanh chóng.
- Tìm kiếm và truy xuất dữ liệu nhanh chóng dựa trên cấu trúc kho lưu trữ được phân chia khoa học, rõ ràng và tính năng tìm kiếm dễ dàng bằng từ khóa.
- Phân quyền truy cập tài liệu cho các cấp bậc và phòng ban, đảm bảo tính bảo mật trong doanh nghiệp.
- Thống kê và lập báo cáo dữ liệu một cách nhanh chóng và chính xác.
Ưu điểm:
- Bảo mật thông tin dữ liệu an toàn theo tiêu chuẩn An ninh thông tin ISO/IEC 27001:2013.
- Hỗ trợ lưu trữ và quản lý dữ liệu chuyên nghiệp và hiệu quả.
Hạn chế:
- Các tính năng xử lý dữ liệu chưa được tối ưu và chuyên môn hóa.
3. Phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu online Odoo
Odoo là phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) mã nguồn mở với hệ thống cơ sở dữ liệu tập trung và đồng bộ. Nó giúp doanh nghiệp quản trị mọi nghiệp vụ vận hành một cách liền mạch và xuyên suốt.
Tính năng nổi bật
- Số hóa toàn bộ thông tin dữ liệu doanh nghiệp và phân loại vào các module tương ứng với các nghiệp vụ như Quản lý quan hệ khách hàng, Quản lý bán hàng, Quản lý nhân sự,...
- Cung cấp đầy đủ dữ liệu vận hành của các bộ phận, giúp nhà quản lý có cái nhìn bao quát về tình hình hoạt động của toàn bộ doanh nghiệp để có những phản ứng kịp thời.
- Thông tin dữ liệu doanh nghiệp được tổng hợp một cách bao quát, chính xác, hoàn chỉnh, giúp khai thác thông tin hiệu quả để phục vụ cho việc ra quyết định.
- Dữ liệu hỗ trợ cho việc xây dựng mối quan hệ chặt chẽ, liên kết giữa các bộ phận và phòng ban.
Ưu điểm:
- Thiết kế giao diện thông minh giúp người dùng có thể quan sát và theo dõi dữ liệu trực quan và linh hoạt theo nhiều tùy chọn khác nhau như dạng danh sách, bảng thống kê hoặc dạng biểu đồ.
- Tất cả dữ liệu trong các module được liên kết chặt chẽ với nhau, dễ dàng cho việc chuyển tiếp dữ liệu.
Hạn chế:
- Là phần mềm quốc tế nên một số tính năng chưa được chuẩn hóa và thiết kế để phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp Việt Nam.
4. Phần mềm quản trị dữ liệu doanh nghiệp DocEye
DocEye là hệ thống quản lý dữ liệu doanh nghiệp có khả năng tổng hợp, lưu trữ và phân phối toàn bộ dữ liệu thông tin dưới nhiều định dạng khác nhau tới người dùng. Nó giúp phục vụ các nghiệp vụ vận hành trong doanh nghiệp.
Tính năng nổi bật
- Xây dựng kho cơ sở dữ liệu cho toàn bộ doanh nghiệp và phân quyền truy cập cho các bộ phận và phòng ban. Điều này giúp nhân viên dễ dàng tìm kiếm và trích xuất dữ liệu phục vụ cho công việc.
- Phân loại dữ liệu dựa trên mục đích sử dụng như công văn, hóa đơn, quyết định. Tích hợp máy scan giúp số hóa và đẩy dữ liệu lên hệ thống nhanh chóng.
- Tự động bóc tách thông tin dữ liệu với công nghệ OCR (nhận dạng ký tự quang học).
- Dễ dàng quản lý và theo dõi thông tin dữ liệu với các form, biểu mẫu báo cáo, thống kê.
Ưu điểm:
- Bảo mật dữ liệu an toàn theo tiêu chuẩn An ninh thông tin (ISO/IEC 27001:2013) và tiêu chuẩn quản lý chất lượng (ISO 9001:2015).
Hạn chế:
- Các tính năng xử lý dữ liệu phục vụ cho công việc chưa được tối ưu và chuyên môn hóa.
5. Phần mềm quản lý dữ liệu miễn phí IMC.ERP
Phần mềm IMC.ERP cung cấp các công cụ quản lý dữ liệu doanh nghiệp hiệu quả trên các khía cạnh nhân sự, tài chính, bán hàng, sản xuất,...
Tính năng nổi bật
- Cung cấp dữ liệu hỗ trợ theo dõi quy trình sản xuất, kinh doanh và vận hành doanh nghiệp.
- Hệ thống quản lý dữ liệu có thể được tùy chỉnh để phù hợp với nhiều doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực và ngành nghề khác nhau.
- Cung cấp đầy đủ dữ liệu vận hành của các bộ phận một cách chi tiết và trực quan, giúp nhà quản lý có cái nhìn bao quát về tình hình hoạt động của toàn bộ doanh nghiệp.
Ưu điểm:
- Khả năng hỗ trợ sao lưu và phục hồi dữ liệu, hạn chế tối đa rủi ro thất thoát dữ liệu.
Hạn chế:
- Không hỗ trợ trên nền tảng điện toán đám mây, do đó quy trình quản lý dữ liệu phải thực hiện offline trên phần mềm và thiếu tính linh hoạt.
6. Phần mềm quản lý dữ liệu doanh nghiệp Anh Viet Enterprise
Anh Viet Enterprise là giải pháp ERP có khả năng hỗ trợ quản trị dữ liệu doanh nghiệp hiệu quả, chuyên môn hóa theo các nghiệp vụ vận hành của doanh nghiệp như tài chính, kế toán, mua hàng, bán hàng,...
Tính năng nổi bật
- Quản lý và kiểm tra dữ liệu định kỳ tự động dưới dạng file nén, giúp tiết kiệm dung lượng lưu trữ.
- Phân quyền và kiểm soát người dùng chặt chẽ.
- Xây dựng một hệ thống quản trị dữ liệu thống nhất và chuyên nghiệp.
Ưu điểm:
- Cung cấp hệ thống quản lý dữ liệu số hóa, khoa học, giúp giảm áp lực và chi phí vận hành doanh nghiệp.
Hạn chế:
- Tính năng hỗ trợ quản trị các nghiệp vụ vận hành còn hạn chế, chưa thực sự tối ưu.
7. Phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu HTsoft BizMan.NET
Phần mềm HTsoft BizMan.NET là hệ thống quản trị cơ sở dữ liệu doanh nghiệp, giúp nâng cao hiệu quả quản lý dữ liệu phục vụ cho công tác vận hành doanh nghiệp, tiết kiệm thời gian xử lý dữ liệu và giảm thiểu tối đa tình trạng sai sót thông tin.
Tính năng nổi bật
- Tập hợp dữ liệu tập trung trên phần mềm, có tính liên kết giữa các phòng ban.
- Tổ chức hệ thống lưu trữ và quản lý dữ liệu một cách khoa học và hợp lý.
- Khả năng phân tích và xử lý dữ liệu theo thời gian thực, tốc độ cập nhật dữ liệu nhanh chóng, kịp thời.
- Đáp ứng nhu cầu quản lý dữ liệu của các đơn vị với mọi quy mô hoạt động.
Ưu điểm:
- Khả năng quản lý dữ liệu tốt và nhanh chóng.
- Giá thành hợp lý với các doanh nghiệp nhỏ.
Hạn chế:
- Tính năng hỗ trợ quản trị vận hành doanh nghiệp còn hạn chế, chưa thực sự tối ưu.
8. Phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu Junsky.ERP
Junsky.ERP là phần mềm quản trị dữ liệu doanh nghiệp hiệu quả, có tính ứng dụng cao giúp tối ưu quy trình xử lý và phân tích dữ liệu trong doanh nghiệp. Nó giúp tiết kiệm thời gian quản lý và hạn chế tối đa sai sót thông tin.
Tính năng nổi bật
- Tự động sao lưu dữ liệu đảm bảo dữ liệu được cập nhật và lưu trữ an toàn.
- Kiểm soát dữ liệu chủ động mọi lúc, mọi nơi trên nền tảng điện toán đám mây.
- Quản lý dữ liệu tập trung, toàn diện với quy trình xử lý dữ liệu chặt chẽ, giảm thiểu tối đa các sai sót.
Ưu điểm:
- Tích hợp các tính năng hỗ trợ in hóa đơn điện tử, quản lý hàng tồn kho, quản lý bán hàng,...
Hạn chế:
- Các tính năng mới dừng lại ở mức độ cơ bản, chưa được phát triển chuyên sâu.
Trong bài viết trên đây, chúng tôi đã giới thiệu đến bạn độc giả các phần mềm quản lý dữ liệu doanh nghiệp tốt nhất hiện nay. Để biết thêm thông tin chi tiết và nhận tư vấn miễn phí về phần mềm quản lý dữ liệu doanh nghiệp 1Office, vui lòng liên hệ với chúng tôi qua hotline: 083 483 8888 hoặc truy cập fanpage 1Office tại địa chỉ https://www.facebook.com/1officevn. Chúng tôi sẽ rất hân hạnh được hỗ trợ bạn.