Quá trình nộp đơn xin việc thực sự rất dài và phức tạp. Bạn có thể nghĩ rằng mọi thứ sẽ kết thúc tại buổi phỏng vấn, tuy nhiên, vẫn có nhiều điều bạn cần phải làm ngay sau khi buổi phỏng vấn kết thúc. Cơ hội vẫn nằm trong tay bạn và dưới đây là một vài mẫu email trả lời sau buổi phỏng vấn.
Email phản hồi là một ý tưởng hay ngay sau buổi phỏng vấn. Nó thể hiện sự nhiệt tình của bạn cho vị trí này - rằng bạn không chỉ đơn giản đến tham dự buổi phỏng vấn rồi quên luôn - nó cho bạn cơ hội để tạo nên một ấn tượng tốt. Trên thực tế, email phản hồi là một cách tuyệt vời để đảm bảo rằng nhà tuyển dụng không quên bạn và bạn là ứng viên phù hợp cho vị trí này.
Vậy, sau buổi phỏng vấn thì bạn nên gửi những email phản hồi như thế nào? Dưới đây là bốn ví dụ và lời khuyên quan trọng để viết mail phản hồi mà Cộng đồng Saga.vn muốn chia sẻ với bạn:
Các bước xây dựng một email phản hồi tốt
Bây giờ, trước khi đi vào các ví dụ cụ thể, chúng ta hãy cùng xem xét các bước để tạo ra một email trả lời tốt. Có một số quy tắc bạn cần tuân thủ để đảm bảo email của bạn chuyên nghiệp và hiệu quả.
Điểm mấu chốt của một email phản hồi không chỉ để bạn gửi lời "Xin chào!" tới nhà tuyển dụng- bạn nên dùng nó như một lợi thế và cơ hội cuối cùng để chỉ ra cho nhà tuyển dụng thấy tại sao bạn lại phù hợp với vị trí này.
Bạn cần nhớ điều gì khi viết email phản hồi? Có năm quy tắc cần nhớ khi viết email phản hồi, đó là:
1. Đề cập đến vị trí bạn đang ứng tuyển
Bạn phải đề cập đến vị trí mình đang muốn ứng tuyển trong email này.
Có thể bạn sẽ hy vọng mình đã để lại ấn tượng khó quên đối với nhà tuyển dụng, họ sẽ nhận ra bạn ngay lập tức, tuy nhiên nhà quản lý tuyển dụng có nhiều việc cần làm hơn thế và chưa chắc họ đã nhớ ra bạn đâu.
Nhà tuyển dụng có thể phỏng vấn nhiều vị trí và đã gặp một số ứng cử viên trước và sau bạn. Việc đề cập đến vị trí ứng tuyển sẽ gợi cho họ nhớ về bạn và tạo ra được mối liên kết giữa bạn và nhà tuyển dụng.
2. Tạo kết nối trong quá trình phỏng vấn
Bạn cũng nên tạo ra sự kết nối giữa email phản hồi và cuộc phỏng vấn bạn vừa có. Đơn giản bạn chỉ cần cảm ơn người đã cho mình cơ hội. Nhưng bạn cũng có thể đi sâu hơn một chút và gợi nhớ cho họ về cuộc trò chuyện và những điểm tích cực mà bạn chia sẻ.
Hãy tạo ra một kết nối và ấn tượng về bạn như một ứng viên sáng giá trong tâm trí của người phỏng vấn. Vì vậy, hãy nhớ lại buổi phỏng vấn và chọn vấn đề bạn có thể đề cập đến ngay từ đầu.
3. Bạn nên nhắc đến sự phù hợp của mình cho vị trí này
Bạn cũng nên đưa ra lời nhắc ngắn gọn về việc bạn là người phù hợp cho vị trí này. Bạn nên nhanh chóng điểm qua một vài lí do để chứng tỏ mình là một ứng cử viên sáng giá.
Ví dụ, nếu bạn nhận ra trong cuộc phỏng vấn rằng nhà tuyển dụng có nhấn mạnh đến tầm quan trọng của việc giao tiếp, thì bạn nên nhắc lại kĩ năng giao tiếp tốt của mình tốt đến thế nào. Đó có thể là ví dụ bạn đã đề cập trong cuộc phỏng vấn hoặc một thành tích mà bạn đạt được trước đó.
4. Hãy tỏ ra lịch sự
Một bức thư phản hồi tốt cần có một giọng điệu lịch sự và tích cực. Lá thư này phải có ngôn ngữ lịch sự - đó là điều cơ bản để có một email tốt. Dưới đây là một vài lưu ý nhanh bạn cần nhớ:
- Nắm vững các Quy tắc chung khi viết Email
- Viết hoa tất cả mọi thứ cũng giống như hét vào mặt người khác vậy
- Chấm câu quá nhiều cũng tương tự như vậy
- Không sử dụng chữ viết hoa hoặc chấm câu khiến email khó đọc
- Chữ viết tắt khi viết thư sẽ khiến người nhận cảm thấy bối rối
- Tránh các biểu tượng cảm xúc
- Giải thích chữ viết tắt (Btw, lol, md)
- Kiểm tra chính tả và ngữ pháp trước khi gửi
- Hạn chế tiếng lóng ở mức tối thiểu ("hey whts up", "dud")
Hãy chắc chắn rằng bạn đã sử dụng tiêu đề phù hợp. Không sử dụng tên riêng trừ khi nhà tuyển dụng yêu cầu bạn làm vậy khi phỏng vấn.
5. Sử dụng đúng ngữ pháp
Tương tự, bạn cũng cần đảm bảo rằng bức thư được viết đúng ngữ pháp. Sử dụng công cụ kiểm tra chính tả như Grammarly hoặc viết email trên Word trước khi gửi. Bạn có thể làm hỏng buổi phỏng vấn nếu viết mail không đúng. Vì vậy, hãy viết một cách nghiêm túc và kiểm tra lại email của bạn trước khi gửi.
4 Mẫu Email Phản Hồi
Vậy thì, bạn nên gửi mail như thế nào sau khi phỏng vấn? Có bốn mẫu mail phản hồi dưới đây phục vụ cho những mục đích khác nhau. Hãy đọc và chọn ra mẫu email thích hợp nhất giúp bạn có được công việc như ý.
1. Mail phản hồi cô đọng và kịp thời
Email đầu tiên mà bạn phản hồi thì nên ngắn và nhanh gọn thôi. Cơ bản sẽ là:
- Chiều dài - chỉ từ 4 đến 7 câu.
- Gửi trong vòng 24h sau khi phỏng vấn - không cần phải gửi ngay, nhưng hãy đảm bảo rằng nhà tuyển dụng nhận được mail vào ngày hôm sau.
Mail ngắn gọn và kịp thời là một lựa chọn khôn ngoan. Nếu bạn cảm thấy cuộc phỏng vấn của mình thành công, thì nên viết mail này.
Nó gồm 5 bước ngắn gọn- bạn đã hoàn thành phần khó nhất là gây ấn tượng với nhà tuyển dụng bằng bản CV và buổi phỏng vấn rồi. Bây giờ bạn chỉ cần gợi cho họ nhớ là bạn đang rất hào hứng với công việc này thôi.
Tiêu đề: Thư cảm ơn về buổi phỏng vấn cho
Kính gửi
Tôi muốn gửi lời cảm ơn vì anh/chị đã dành thời gian cho tôi hôm qua. Tôi rất hứng thú với cuộc trò chuyện của chúng ta về của tôi. Như đã đề cập, tôi rất tự hào về khả năng và tin rằng nó sẽ giúp tôi hoàn thành tốt công việc này. Tôi hi vọng được chia sẻ nhiều hơn với quý công ty, xin vui lòng liên hệ lại nếu anh/chị còn bất kì thắc mắc nào.
Trân trọng,
2. Thư phản hồi kịp thời và sâu sắc
Bạn cũng có thể chọn mẫu thư phản hồi kịp thời và sâu sắc hơn. Tương tự mẫu 1, mẫu này cũng nên gửi sớm ngay sau cuộc phỏng vấn. Lựa chọn hay nhất là gửi vào ngày tiếp theo, đủ sớm để nhà tuyển dụng nhớ bạn và cũng không quá vội vã.
Sự khác biệt chủ yếu với mẫu 1 là trong nội dung và độ dài của email. Lá thư này được sử dụng cho 2 mục đích.
- Ví dụ đầu tiên là trong trường hợp bạn phỏng vấn không tốt lắm và bạn thấy rằng mình viết thư để làm rõ thêm về thế mạnh và kỹ năng của bạn cho nhà tuyển dụng hiểu. Mục đích là để nhấn mạnh vào những thành tích và kỹ năng mà bạn đã không có cơ hội để chia sẻ và đi sâu vào lý do tại sao bạn nghĩ mình phù hợp với vị trí này.
- Một trường hợp nữa bạn nên sử dụng kiểu thư này là khi bạn đã hứa hẹn liên hệ lại với nhà tuyển dụng để trả lời về vấn đề nào đó. Có lẽ trong cuộc phỏng vấn bạn chưa có đủ thời gian để trả lời và bây giờ bạn muốn trả lời họ. Trong một vài trường hợp, nhà tuyển dụng có thể yêu cầu bạn làm rõ một điều gì đó thêm và đây là một cơ hội tốt để bạn thể hiện.
Dạng thư dài còn được gọi là thư văn hồi. Nó có thể giúp bạn cứu vãn tình hình và đảm bảo rằng nhà tuyển dụng nắm được thông tin.
Tiêu đề thư: Thư Cảm ơn buổi phỏng vấn cho
Kính gửi
Tôi rất vui vì buổi nói chuyện với anh/chị hôm qua về
Tôi viết thư này để đề cập thêm về mà tôi chưa đề cập rõ trong buổi phỏng vấn.
Như đã đề cập, tôi đã có cơ hội luyện tập với là những thứ rất tốt khiến tôi có thể thành công với công việc này. Tôi được biết công ty đang mong muốn
Tôi rất trân trọng thời gian anh/chị đã dành để phỏng vấn tôi và tôi hi vọng được chia sẻ và hiểu biết hơn về vị trí này. Nếu anh/chị có bất kỳ câu hỏi hoặc thắc mắc nào, xin hãy phản hồi lại với tôi.
Trân trọng,
3. Mẫu thư gợi nhớ thứ hai
Trên đây là hai ví dụ của mẫu thư phản hồi kịp thời bạn nên gửi ngay sau khi cuộc phỏng vấn. Bạn nên chọn một trong hai mẫu thư trên và gửi lại trong vòng hai ngày kể từ cuộc phỏng vấn. Nhưng bạn cũng có thể muốn phản hồi một lần nữa sau đó - thông thường, bạn nên gửi email thứ hai trong vòng một tuần kể từ email đầu tiên.
Để nắm lấy cơ hội, mẫu mail thứ nhất phù hợp khi bạn không nhận được thông tin gì từ phía bộ phận nhân sự. Về cơ bản nó chỉ nhằm mục đích kiểm tra lại với nhà tuyển dụng một lần nữa. Bạn cũng có thể dùng nó trong trường hợp bạn quên gửi mẫu thư đầu sau khi phỏng vấn.
Thư đừng nên dài quá, mục đích là để nhắc nhở công ty là bạn vẫn đang chờ và hi vọng được nhận vào thôi. Bạn nên chú ý vào các bước saga.vn đã chia sẻ bên trên nhưng cũng không nên nói nhiều về cuộc phỏng vấn trong bức thư này. Bạn chỉ nên hỏi và xác nhận một vài vấn đề về vị trí làm việc.
Tiêu đề: Câu hỏi phỏng vấn -
Kính gửi
Tôi viết mail này để xác nhận nếu công ty đã có kết quả tuyển dụng cho
Dù biết anh/chị rất bận rộn nhưng hãy cho tôi biết kết quả khi nào anh/chị có thời gian. Nếu có bất cứ điều gì tôi có thể giúp, xin hãy vui lòng cho tôi biết!
Trân trọng,
4. Mẫu thư thứ hai
Cuối cùng là mẫu email phản hồi thứ hai tập trung vào việc tạo kết nối bền chặt với nhà tuyển dụng. Nói cách khác, nó là một email xây dựng mối quan hệ chứ không hẳn là thư hỏi thẳng về kết quả tuyển dụng.
Email này được sử dụng khi mà bạn chưa nhận được thông tin gì từ nhà tuyển dụng, hoặc, bạn đã nhận được một lá thư từ chối từ họ. Mục đích ở đây là để thiết lập mối quan hệ chuyên nghiệp với người tuyển dụng và đảm bảo rằng bạn có thêm mối quan hệ mới dù bạn có được nhận hay không. Cơ bản là bạn viết một lá thư "giữ liên lạc" với mẫu này.
Bạn thậm chí có thể sử dụng kiểu thư này để yêu cầu một cuộc phỏng vấn thứ hai nếu bạn muốn. Chỉ là để hẹn gặp và giữ mối quan hệ thôi. Nếu bạn cảm thấy cơ hội vẫn chưa trượt khỏi tay, bạn có thể gửi email cho họ và yêu cầu một cuộc hẹn gặp khác. Sau đó cố gắng giành chiến thắng trong cơ hội cuối này.
Cho dù bạn có yêu cầu phỏng vấn lần thứ hai hay không, mục tiêu chính là cảm ơn nhà tuyển dụng về cơ hội và nhấn mạnh sự quan tâm khi làm việc trong tổ chức. Bạn sẽ để lại một ấn tượng tốt đẹp và lâu dài hơn - thậm chí dù bạn không được nhận, họ vẫn sẽ nhớ đến bạn trong tương lai:
Tiêu đề thư: Câu hỏi phỏng vấn -
Kính gửi
Tôi muốn cảm ơn anh/chị một lần nữa vì đã cho tôi cơ hội phỏng vấn tại
Nếu anh/chị chưa có hồ sơ LinkedIn của tôi, thì đây là dẫn. Tôi rất hi vọng được gặp anh/chị.
Dù biết anh/chị rất bận rộn, nếu có thể hãy cho tôi xin một chút thời gian. Nếu có bất cứ điều gì tôi có thể giúp, xin vui lòng cho tôi biết!
Trân trọng,
Điểm mấu chốt của mẫu thư phản hồi
Chắc chắn bạn muốn sử dụng email phản hồi để nhấn mạnh sự quan tâm của bạn cho vị trí làm việc, cũng như nhắc nhở nhà tuyển dụng rằng bạn là ứng viên sáng giá. Khi bạn gửi lá thư phản hồi ngay sau cuộc phỏng vấn, đương nhiên bạn cũng muốn có thư phản hồi ngay.
Điều này giúp bạn có thêm mối quan hệ và nhắc nhở nhà tuyển dụng rằng bạn vẫn đang chờ đợi họ. Hãy nhớ rằng các nhà quản lý tuyển dụng không phải cố tình phớt lờ bạn- vì vậy, không có gì sai khi gửi thư nhắc họ rằng bạn vẫn chưa nhận được thông tin từ họ.
Cũng không nên quấy rầy nhà tuyển dụng- khoảng 2-3 thư là đủ, giữa mỗi thư nên có khoảng thời gian nghỉ. Nếu vẫn không nhận được thông tin gì, có lẽ bạn nên tìm một cơ hội công việc khác.
Theo saga.vn