I. Xác định mục tiêu truyền thông
Kế hoạch truyền thông là yếu tố quan trọng trong việc quảng bá và xây dựng thương hiệu cho doanh nghiệp. Để đạt hiệu quả cao, cần xác định mục tiêu truyền thông một cách rõ ràng và cụ thể. Mục tiêu nên được xác định dựa trên nguyên tắc SMART (Cụ thể, Đo lường được, Có thể đạt được, Thực tế và Thời gian hoàn thành).
Ví dụ: Tăng 15% lượt tương tác và chia sẻ bài viết trên trang Facebook chính thức của Sữa non trong vòng 3 tháng. Mục tiêu này đáp ứng nguyên tắc SMART và sẽ giúp doanh nghiệp tăng cường Tương tác với khách hàng thông qua mạng xã hội.
II. Xác định đối tượng truyền thông
Đối tượng truyền thông là nhóm người mà doanh nghiệp muốn tiếp cận và truyền tải thông tin đến. Để hiệu quả, cần xác định rõ đối tượng truyền thông và hiểu rõ về họ để phục vụ cho các hoạt động truyền thông đúng mục tiêu và đạt được kết quả tốt nhất.
Ví dụ: Đối tượng truyền thông của Vinamilk trong chiến dịch "Vinamilk 40 năm - Vươn cao Việt Nam" vào năm 2016 là những người trưởng thành, độ tuổi 25-45, quan tâm đến sức khỏe và dinh dưỡng, đặc biệt tập trung vào khu vực đô thị và thành phố.
III. Chiến lược truyền thông
Chiến lược truyền thông là bản kế hoạch chi tiết giúp doanh nghiệp tiếp cận đối tượng mục tiêu một cách hiệu quả. Nó bao gồm phương tiện truyền thông, nội dung truyền thông, đối tượng tham gia, quá trình tiếp cận và thời gian triển khai.
Ví dụ: Doanh nghiệp xây dựng chương trình truyền thông để Thu hút khách hàng và tăng lưu lượng truy cập vào trang web của công ty. Mục tiêu là tăng trưởng 20% doanh số bán hàng trực tuyến trong tháng 6. Chiến lược truyền thông bao gồm các hình thức truyền thông trực tuyến như quảng cáo trên Google Ads và mạng xã hội (Facebook, Zalo, Tiktok, Instagram), đối tượng tham gia vào hoạt động truyền thông là khách hàng tiềm năng, và quá trình tiếp cận được thực hiện từ nghiên cứu đối tượng khách hàng đến tăng cường tương tác và theo dõi hiệu quả.
IV. Thông điệp truyền thông
Thông điệp truyền thông là câu hoặc cụm từ mà doanh nghiệp mong muốn truyền tải đến đối tượng truyền thông. Thông điệp phải ngắn gọn, dễ hiểu, thực tế và phù hợp với mục tiêu truyền thông.
Ví dụ: Thông điệp "Vươn cao Việt Nam" của Vinamilk hướng đến mục tiêu khuyến khích và truyền cảm hứng cho người tiêu dùng Việt Nam. Thông điệp này phản ánh mong muốn của Vinamilk trong việc xây dựng hình ảnh của mình như một doanh nghiệp gắn kết với sự phát triển của Việt Nam và đóng góp vào việc nâng cao chất lượng cuộc sống của người dân.
V. Chiến thuật thực thi
Chiến thuật thực thi là cách thức cụ thể để doanh nghiệp thực hiện kế hoạch và đạt được các mục tiêu. Nó bao gồm phân tích tình hình, xác định mục tiêu, lựa chọn phương pháp, lập lịch và phân công công việc, thực hiện và giám sát, và điều chỉnh và cải tiến.
VI. Dự phòng rủi ro
Bên cạnh kế hoạch truyền thông chủ đạo, doanh nghiệp cần đưa ra ít nhất 1-2 phương án dự phòng rủi ro. Điều này giúp giải quyết các tình huống không mong muốn và đảm bảo thực hiện mục tiêu chung. Dự phòng rủi ro bao gồm xác định và đánh giá rủi ro, ước lượng tầm quan trọng của rủi ro, phân tích nguyên nhân và hệ quả, xây dụng biện pháp phòng ngừa, kiểm tra và đánh giá, và lập kế hoạch phản ứng khẩn cấp.
VII. Dự trù chi phí
Dự trù chi phí là ước tính các khoản chi tiêu cần thiết để triển khai kế hoạch truyền thông. Đây là bước quan trọng giúp doanh nghiệp xác định và kiểm soát nguồn lực tài chính.
VIII. Đánh giá hiệu quả của kế hoạch
Đánh giá hiệu quả của kế hoạch là bước cuối cùng để đảm bảo kế hoạch truyền thông đạt được kết quả mong muốn. Đánh giá hiệu quả bao gồm mục tiêu và kết quả, nhận thức và hiểu biết, phản hồi từ khách hàng, phạm vi và tiếp cận, phân phối thông điệp, sự đột phá và sáng tạo.
Mô hình SMCRFN và cách điều phối và quản lý kế hoạch truyền thông giúp doanh nghiệp nắm bắt được cách thức triển khai và quản lý kế hoạch truyền thông hiệu quả. Bên cạnh đó, tính năng quản lý công việc của 1Office cũng giúp doanh nghiệp quản lý tiến độ công việc dễ dàng và hiệu quả.