Kỹ năng giao tiếp qua email là một trong những kĩ năng rất quan trọng khi đi làm. Thật đáng tiếc là trong thời gian sinh viên, chúng ta hiếm khi được học kỹ năng này hoặc nếu có cũng không thực sự nhuần nhuyễn. Do đó, chúng ta phải tự học và rút ra kinh nghiệm trong quá trình làm việc. Trong bài viết này, mình sẽ chia sẻ với các bạn một số nguyên tắc cơ bản về cách viết email chuyên nghiệp.
1. Email luôn phải có tiêu đề
Tiêu đề của email phải rõ ràng và nêu rõ chủ đề chính của email đó. Chúng ta không nên và không bao giờ được gửi một email mà không có tiêu đề, điều này thể hiện sự thiếu chuyên nghiệp trong việc giao tiếp. Ngoài ra, tránh gửi những email có tiêu đề theo kiểu chung chung như "Gấp!", "Quan trọng cần đọc ngay", "Gửi anh/em/chị,...". Bạn có thể thể hiện tính chất của email đó bằng cách dùng cú pháp: [Tình trạng] Tiêu đề email. Ví dụ: [Quan trọng] Chiến lược kinh doanh năm 2017. Như vậy, người nhận email sẽ biết ngay tình trạng email này và sẽ quyết định là có nên đọc ngay bây giờ không, hay nên dành lúc có nhiều thời gian sẽ đọc kỹ hơn.
2. Trình bày gọn gàng và đầy đủ
Thông thường, một email bao gồm 3 thành phần: lời chào, nội dung chính, lời chúc/lời cảm ơn và ký tên. Bạn cần nêu rõ là chào ai với lời chào, và viết nội dung chính thành các đoạn nhỏ để truyền tải suy nghĩ của bạn tốt hơn, cũng như giúp người đọc nắm thông tin tốt hơn. Đồng thời, luôn dành thời gian kiểm tra lỗi chính tả, sai lỗi bỏ dấu chấm, phẩy căn bản để email trở nên chuyên nghiệp hơn.
3. Viết sao cho dễ hiểu nhất
Việc của bạn là làm cho việc của đồng đội hoặc sếp mình dễ dàng hơn. Luôn suy nghĩ liệu email mình viết đã đủ thông tin để người đối diện hiểu hay chưa. Bạn cần cân nhắc yếu tố như tính cách của người nhận email, thông tin đã được nắm trước đó và cách trình bày thông tin. Ví dụ, người có tính cách chi tiết sẽ thích đọc email cung cấp thông tin chi tiết, trong khi người có tính cách tập trung vào vấn đề chính sẽ thích email trọng điểm. Đồng thời, bạn cũng nên đính kèm các tệp tin nếu cần thiết để truyền tải thông tin một cách trực quan hơn.
4. "Keep everyone in the loop"
Đảm bảo những người có liên quan được nắm thông tin bằng cách sử dụng tính năng CC. Khi gửi email, hãy cân nhắc xem ngoài những người dự định gửi, còn ai cần phải nắm thông tin này. Ví dụ, trong trường hợp nhờ ai đó hỗ trợ, bạn có thể CC cho sếp của bạn để sếp nắm tình hình.
5. Dùng email khi cần trao đổi thông tin quan trọng
Dù có nhiều kênh giao tiếp khác nhau nhưng với những thông tin quan trọng, hãy gửi bằng email để tránh thất lạc thông tin và dễ dàng trong việc tra cứu. Tránh việc sử dụng các ứng dụng chat trực tuyến như Slack hoặc Skype để gửi thông tin quan trọng.
6. Nhẹ nhàng nhắc nhở người nhận mail
Hãy để người nhận một khoảng thời gian ít nhất là 24 giờ để xử lý thông tin khi bạn gửi email cho họ. Trong trường hợp lâu quá không thấy trả lời, bạn có thể email lại và nhẹ nhàng hỏi họ đã nhận được email hay chưa. Tuy nhiên, nếu cần trao đổi gấp một thông tin, hãy liên hệ trực tiếp với người nhận để công việc được giải quyết nhanh chóng.
7. "Reply all" nếu có
Khi một email có nhiều người cùng nhận, hãy reply all để tất cả mọi người đều được nắm thông tin. Tuy nhiên, hãy chân nhắc khi sử dụng nút "Reply All" để tránh gửi email đến những người không liên quan.
8. Thông báo mình đã nhận được email
Nếu bạn nhận được email và có thể trả lời trong vòng 1 giờ, hãy dành thời gian trả lời ngay. Trong trường hợp bạn không thể xử lý email đó ngay, hãy gửi cho người gửi một email trả lời nói rằng bạn đã nhận được email và sẽ sắp xếp thời gian trả lời sau để họ không phải chờ đợi.
Đó là những nguyên tắc cơ bản nhất của việc viết email chuyên nghiệp mà tất cả chúng ta cần nắm. Hy vọng những chia sẻ này sẽ giúp ích cho công việc của các bạn.