Trong công việc và học tập, việc viết báo cáo bằng tiếng Anh là một yêu cầu khá phổ biến. Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn những hướng dẫn hữu ích để viết một báo cáo tiếng Anh chất lượng. Hãy tìm hiểu các loại báo cáo tiếng Anh và những điều cần cân nhắc khi viết chúng.
Chúng ta có nhiều loại báo cáo tiếng Anh khác nhau
Chúng ta có thể viết các loại báo cáo tiếng Anh như sau:
-
Báo cáo đánh giá (assessment report): Đánh giá và trình bày những điểm tích cực và hạn chế của một người, một nơi hoặc một kế hoạch. Bạn cũng có thể thêm quan điểm và kiến nghị của mình vào báo cáo này.
-
Báo cáo thông tin (informative report): Trình bày và phân tích thông tin thu thập được từ một cuộc khảo sát hoặc bản câu hỏi. Báo cáo này sẽ bao gồm kết luận từ thông tin đó và đề xuất, kiến nghị dựa trên kết luận đó.
-
Báo cáo đề xuất (proposal report): Trình bày kế hoạch, quyết định, các đề xuất liên quan tới những gì sẽ làm trong tương lai và cần được cấp trên phê duyệt. Cấp trên có thể là giám đốc, quản lý hoặc thành viên hội đồng.
Một báo cáo tiếng Anh thành công bao gồm các thành phần sau:
-
Đoạn giới thiệu: Trình bày rõ ràng mục đích và nội dung của báo cáo.
-
Phần thân: Trình bày mọi thông tin liên quan và phân chia thành các mục rõ ràng.
-
Phần kết luận: Tóm tắt lại thông tin đã trình bày và có thể bao gồm ý kiến, quan điểm của người viết.
Lưu ý trước khi viết một báo cáo tiếng Anh, bạn cần phải nắm rõ một số thông tin như: viết cho ai, người biên soạn là ai, tiêu đề của bản báo cáo và ngày tháng biên soạn.
Những điểm cần cân nhắc khi viết báo cáo tiếng Anh
Viết báo cáo cần phải tuân thủ văn phong lịch sự, sử dụng câu phức và tránh dùng tiếng lóng. Cần ưu tiên sử dụng thể bị động và từ nối. Trước khi viết, bạn cần suy xét kỹ về vai trò của người viết và của người nhận. Đặt tiêu đề phù hợp cho báo cáo và cẩn thận sắp xếp thông tin. Sử dụng từ nối để liên kết các ý tưởng của bạn.
Những cách dùng từ hữu dụng khi viết báo cáo
Để bắt đầu một báo cáo:
- The purpose/aim/intention of this report is to...
- As requested, this is a report concerning/regarding...
- This report contains/outlines/examines/assesses...
Để kết thúc một báo cáo:
- To conclude/to sum up/in conclusion/On the whole...
- On the basis of the points mentioned above, it would be that...
- It is (therefore) felt/believed/apparent/obvious (that)...
- I/We conclude/recommend/would suggest (that)...
- My/Our recommendation is that... should be...
Viết báo cáo đánh giá tiếng Anh
Báo cáo đánh giá là loại báo cáo sử dụng văn phong lịch sự để đánh giá những điểm tích cực và hạn chế của một người, một địa điểm hoặc một kế hoạch. Báo cáo này cũng bao gồm quan điểm và kiến nghị của bạn. Một bản báo cáo đánh giá thường bao gồm:
-
Phần giới thiệu: Trình bày rõ ràng mục đích và nội dung của báo cáo.
-
Phần chính: Trình bày chi tiết các mặt lợi hại và sử dụng các tiêu đề phụ để phân chia nội dung một cách hợp lý.
-
Phần kết: Tóm tắt lại các thông tin đã trình bày và đưa ra quan điểm, nhận định, đề xuất của bạn.
Những cách dùng từ hữu ích khi viết báo cáo đánh giá tiếng Anh:
Để bắt đầu một báo cáo đánh giá:
- The purpose/aim/intention of this report is to examine/assess/evaluate the suitability of... for.../the advisability of (V-ing)/the performance of....
Để kết thúc một báo cáo đánh giá:
- To conclude/to sum up/in conclusion...
- On the basis of the points mentioned above, it would seem that...
- The only/obvious conclusion to be drawn from these facts is that...
- I/We conclude/recommend/would suggest (that)...
- My/Our recommendation is that... should be...
Báo cáo thông tin
Báo cáo thông tin là loại báo cáo sử dụng văn phong lịch sự, trang trọng để trình bày thông tin liên quan đến tiến trình một dự án, một cuộc họp hoặc các quyết định trong tương lai. Báo cáo thông tin cũng gồm ba phần:
-
Phần giới thiệu: Trình bày mục đích và nội dung của báo cáo.
-
Phần chính: Trình bày chi tiết các khía cạnh và chủ đề, sử dụng các sub-title để phân chia nội dung.
-
Phần kết: Tóm gọn lại các điểm đã nêu.
Những cách dùng từ hay khi viết báo cáo thông tin:
Để mở đầu một báo cáo thông tin:
- The purpose/aim/intention of this report is to outline/present/discuss the meeting held on.../the progress of.../the decision of the committee...
Để kết thúc một báo cáo thông tin:
- To conclude/To sum up/In conclusion...
- On the whole, it would be fair to conclude that...
- I am pleased to announce/inform members (that) arrangements are progressing smoothly/according to schedule/faster than anticipated...
- Unfortunately, progress has not been as fast as expected/a number of difficulties have been encountered/the issue has not been resolved...
Báo cáo khảo sát
Báo cáo khảo sát trình bày và phân tích kết quả thu được từ một khảo sát hoặc nghiên cứu liên quan đến phản ứng của người dùng đối với một sản phẩm, kế hoạch hoặc dịch vụ. Báo cáo này sẽ bao gồm phần đánh giá, kết luận và/hoặc kiến nghị, đề xuất của người viết. Báo cáo khảo sát cũng có ba phần:
-
Phần mở đầu: Trình bày mục đích và nội dung của báo cáo.
-
Phần chính: Trình bày mọi thông tin đã thu thập được về chủ đề và phân chia thành các đề mục nhỏ.
-
Phần kết: Tóm tắt lại các điểm đã trình bày và đưa ra ý kiến, đề xuất nếu cần thiết.
Cần cân nhắc:
Thông tin trình bày trong báo cáo khảo sát có thể thu thập bằng khảo sát, điều tra hoặc từ dữ liệu thống kê. Chúng có thể phản ánh quan điểm, xu hướng của đám đông, một nhóm người cụ thể hoặc một thành phần dân cư cụ thể. Thông tin có thể được trình bày dưới dạng sự kiện thực tế hoặc khái quát.
Những cách dùng từ hay khi viết báo cáo khảo sát tiếng Anh:
Để mở đầu một báo cáo khảo sát:
- The purpose/aim/intention of this report is to examine/assess/evaluate the results of a survey in which... people/residents/viewers were asked about/whether/what...
Để kết thúc một báo cáo khảo sát:
- To conclude/To sum up/In conclusion, the survey clearly shows...
- On the basis of these findings, it would seem that...
- The results of this survey suggest/indicate/demonstrate/reveal that...
Báo cáo đề xuất
Báo cáo đề xuất liệt kê kế hoạch, đề xuất hành động trong tương lai và thường nộp cho các đối tượng như giám đốc ngân hàng, cấp trên, khách hàng hoặc cơ quan chức năng để họ thẩm định và phê duyệt. Báo cáo đề xuất cũng gồm ba phần:
-
Phần mở đầu: Nói về mục đích và sơ lược nội dung của báo cáo.
-
Phần chính: Trình bày các kế hoạch và ý định của bạn thành các đề mục cụ thể.
-
Phần kết: Tóm tắt lại các điểm đã nêu và trình bày quan điểm nếu cần thiết.
Một số cách dùng từ khi viết báo cáo đề xuất tiếng Anh:
Để mở đầu một báo cáo đề xuất:
- The purpose/aim/intention of this report is to outline/present/discuss the future plans/the intended course of action...
Để kết thúc một báo cáo đề xuất:
- To conclude/To sum up/In conclusion, our intention is to...
- The advantage(s) of the approach proposed would be that...
- I feel certain/believe that the course of action proposed above will achieve...