Trong ngành công nghệ thông tin, việc lập dự toán chi phí dự án phần mềm là một phần quan trọng trong quy trình làm việc của kỹ sư. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về đơn vị đo lường công việc Man-Month và cách tính toán chi phí nhân công, cũng như những lưu ý quan trọng khi lập dự toán.
Ngày công của kỹ sư phần mềm và đơn vị Man-Month
Để tính toán chi phí dự án, chúng ta cần biết số lượng công việc được tính trên mỗi người làm việc. Đơn vị để đo lường công việc này thường được gọi là Man-Month hoặc Man-Day. Số giờ làm việc của mỗi kỹ sư sẽ được nhân với đơn giá tính theo Man-Month hoặc Man-Day. Đối với các dự án outsource, kỹ sư sẽ được trả theo giờ làm việc. Điều này có nghĩa là mức lương của kỹ sư phụ thuộc vào số giờ làm việc, chứ không phụ thuộc vào sản phẩm hoàn thành. Những kỹ sư có năng lực và kinh nghiệm cao sẽ có khả năng làm việc nhanh hơn và chỉ cần ít công nhân để hoàn thành công việc.
Có nhiều cách tính toán Man-Month hoặc Man-Day, và giá trị của đơn vị này còn phụ thuộc vào kinh nghiệm và khả năng kỹ thuật của kỹ sư. Chi phí cũng khác nhau tùy thuộc vào từng quốc gia. Ví dụ, ở Nhật Bản, giá trị của Man-Month dao động từ 50 triệu yên đến 150 triệu yên.
Tính toán chi phí dự toán
Để lập dự toán chi phí, chúng ta cần xác định số giờ làm việc dựa trên quy mô công việc. Sau đó, nhân số giờ làm việc đó với đơn giá Man-Month hoặc Man-Day để có được tổng chi phí ước tính. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng trong nhiều trường hợp, công việc cần bổ sung thêm các chi phí khác như công việc quản lý, chi phí tài liệu, v.v. Thông thường, chúng ta cần dự phòng khoảng 20% công việc thực tế để đảm bảo tính toán chi phí dự toán chính xác.
Hợp đồng theo sản phẩm
Trong một số trường hợp, kỹ sư phần mềm sẽ nhận công việc theo hợp đồng theo sản phẩm, trong đó khách hàng sẽ xác định giá trị của sản phẩm. Khi đó, khách hàng cũng sẽ quyết định số giờ làm việc cần thiết. Trong trường hợp này, khách hàng có thể viết hợp đồng theo sản phẩm để đạt hiệu quả cao hơn. Tuy nhiên, kỹ sư phần mềm cũng cần tính toán chi phí ước tính và xem xét sự khác biệt so với số tiền mà khách hàng đưa ra.
Điều kiện tiền đề của việc lập dự toán
Khi lập dự toán, không chỉ việc tính toán chi phí mà còn cần xem xét những điều kiện tiền đề để tránh những vấn đề không mong muốn trong quá trình thực hiện dự án. Cần thống nhất và hiểu rõ những điều kiện tiền đề giữa khách hàng và kỹ sư để đảm bảo sự hiệu quả.
Về phạm vi dự toán và ngoài phạm vi dự toán
Chúng ta cần giải thích rõ ràng về phạm vi dự toán của hệ thống và cần có sự đồng ý giữa khách hàng và kỹ sư. Nếu có thể, có thể kèm theo một bản phụ lục hoặc sơ đồ về cấu trúc hệ thống. Đồng thời, cần quyết định trước liệu việc hướng dẫn người dùng có nằm trong phạm vi dự toán hay không.
Kì hạn của dự án
Thời gian hoàn thành dự án cũng là một yếu tố quan trọng trong việc lập dự toán. Ví dụ, dù có 2 Man-Month nhưng việc hoàn thành trong 2 tháng sẽ khác với việc làm từ từ trong 10 tháng. Thông thường, nếu thời gian hoàn thành ngắn thì chi phí dự toán sẽ cao hơn và ngược lại.
Phân bổ tỉ lệ chi phí dự toán phần mềm
Khi nhận yêu cầu dự án, các kỹ sư thường gặp khó khăn khi phải lập dự toán gấp. Thông thường, các kỹ sư sẽ ước tính từng tính năng, sau đó nhân với trọng số để có tổng chi phí kỹ thuật. Tuy nhiên, thường xảy ra trường hợp bỏ qua các chi phí khác. Điều này là một điểm yếu của nhiều kỹ sư phần mềm.
Mỗi công ty có công thức lập dự toán khác nhau, tuy nhiên có những cách làm chung không thể bỏ qua. Chẳng hạn, bảng phân phối nguồn lực trong dự án phần mềm. Tỷ lệ phân bổ có thể khác nhau tùy thuộc vào đặc điểm của dự án và các điều kiện tiền đề.
Các lưu ý khi lập dự toán theo Man-Month
Việc lập dự toán dự án phần mềm là một công việc khó khăn. Rất nhiều lập trình viên phải đưa ra ước tính về số lượng Man-Month, mặc dù họ biết rằng việc ước tính này chỉ là để ước tính. Điều này đã được nêu trong Định luật Brook - "Thêm người vào dự án chỉ làm chậm tiến độ thêm mà thôi". Thời điểm đó có thể có người chưa đồng ý, nhưng ngày nay, Định luật Brook đã được chấp nhận rộng rãi.
Brook đã đi sâu vào những khía cạnh liên quan đến công cụ, phương pháp và tổ chức để có một cái nhìn tổng thể về quản lý dự án phần mềm. Ông nói rằng con người quyết định tất cả, công cụ chỉ là phục vụ cho con người làm việc tốt hơn. Man-Month không thể hoán đổi được, cần cẩn thận trong việc sử dụng Man-Month để ước tính và lập kế hoạch.
Nguồn: TIGO Solutions