Phỏng vấn tuyển dụng là một phần quan trọng trong quá trình quyết định việc chọn lựa ứng viên cho mỗi doanh nghiệp. Bên cạnh khả năng quan sát tinh tường của nhà tuyển dụng, những câu hỏi đặt cho ứng viên cũng đóng vai trò then chốt để xác định năng lực và tính cách của ứng viên có phù hợp với vị trí công ty đang tuyển hay không. Trong bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ chia sẻ đến bạn Top 20 câu hỏi ứng xử tình huống chuyên dụng nhất và cách đánh giá ứng viên qua cách trả lời.
I. Thế nào là câu hỏi ứng xử tình huống?
Câu hỏi ứng xử tình huống là những câu hỏi không đi trực tiếp vào chuyên môn hay hỏi rõ ràng về một vấn đề nào đó, mà thực ra là việc nhà tuyển dụng dựa trên cách xử lý tình huống để đánh giá thái độ, đặc điểm tính cách, khả năng và kỹ năng của ứng viên; từ đó có cơ sở tuyển ứng viên.
Đặc điểm chính của câu hỏi ứng xử tình huống là không có một chuẩn mực riêng nào để đánh giá câu trả lời là ĐÚNG hay SAI. Nhà tuyển dụng sẽ phải cân nhắc và quan sát cách trả lời và ứng xử của ứng viên để đưa ra đánh giá và quyết định.
Câu hỏi ứng xử tình huống thường được đặt ra dưới 2 dạng:
- Tình huống thực tế đã xảy ra: Là những câu hỏi để hỏi về hoạt động thực tế mà ứng viên đã từng trải qua. Ví dụ như: Bạn đã tham gia dự án này chưa? Đã giải quyết tình trạng này như thế nào?...
Khi đó nhà tuyển dụng sẽ biết được thực tế trải nghiệm và một phần cách phong cách làm việc cũng như kỹ năng xử lý vấn đề của ứng viên để đánh giá và cân nhắc.
- Tình huống chưa xảy ra (tình huống lý thuyết): Khác với dạng câu hỏi ứng xử tình huống trên, hỏi về những tình huống giả định có thể sẽ xảy ra trong tương lai sẽ giúp nhà tuyển dụng nắm bắt được tầm nhìn, tư duy phân tích tình hình, khả năng bao quát của ứng viên.
Ứng viên có thể chia sẻ cách họ xử lý tình huống đưa ra bằng hiểu biết, kinh nghiệm cũng như khả năng giải quyết vấn đề của họ chứ không phải thực tế đã trải qua.
II. Vai trò của những câu hỏi ứng xử tình huống trong tuyển dụng
Vậy việc đưa ra những câu hỏi ứng xử tình huống như vậy đóng vai trò gì trong một cuộc phỏng vấn?
- Khám phá tiềm năng của ứng viên một cách khách quan: Qua cách xử lý những câu hỏi ứng xử hành vi, nhà tuyển dụng đã cho ứng viên cơ hội để thể hiện khả năng phân tích và ứng biến của mình. Cách thức tư duy của ứng viên sẽ được biểu hiện rất rõ qua những câu hỏi xử lý tình huống hay.
Dù có nhiều trường hợp, kinh nghiệm của ứng viên chưa đủ nhưng cách thức tư duy cũng sẽ giúp nhà tuyển dụng nhìn thấy được tiềm năng.
-
Liên kết câu hỏi ứng xử tình huống với thực tế môi trường làm việc: Tất nhiên những câu hỏi tuyển dụng sẽ liên hệ mật thiết đến công ty cũng như vị trí mà công ty đang tuyển dụng. Ứng viên được chọn cũng là người sẽ đảm nhận công việc của công ty trong tương lai. Do đó nếu câu trả lời của họ hợp lý và được đánh giá tốt cũng có nghĩa trong tương lai ứng viên đó có khả năng hoàn thành tốt công việc hơn.
-
Giúp dự báo những việc sẽ làm tiếp theo của ứng viên: Khi hỏi về những tình huống thực tế đã diễn ra ở công việc cũ/hiện tại của bạn, nhà tuyển dụng sẽ đánh giá cách bạn giải quyết và đối chiếu với văn hóa, môi trường làm việc của công ty để xem bạn có phù hợp hay không.
Như vậy, câu hỏi ứng xử tình huống có vai trò vô cùng quan trọng trong mỗi cuộc phỏng vấn. Tuy nhiên, không phải câu hỏi tình huống nào cũng sẽ phù hợp. Do đó nhà tuyển dụng cần biết cách đặt ra những câu hỏi xử lý tình huống hay để nâng cao khả năng tìm được ứng viên tiềm năng.
III. Top 20 câu hỏi ứng xử tình huống phổ biến trong tuyển dụng và cách trả lời
Nhóm câu hỏi tình huống đã trải qua
- Hãy kể về một lần giải quyết tình huống khó khăn của bạn
Đây là câu hỏi phỏng vấn được xem như kinh điển khi ở bất cứ cuộc phỏng vấn nào bạn cũng có thể gặp. Với việc muốn xem cách bạn giải quyết những khó khăn, nhà tuyển dụng muốn nhìn được bạn có bình tĩnh thế nào, xử lý mọi việc ra sao, có khoa học và giải quyết được khó khăn hay không?
Ví dụ khi gặp câu hỏi này, bạn hãy trả lời một cách thành thực những khó khăn mà bạn đã trải qua. Chú ý rằng hãy nhấn mạnh vào việc bạn làm gì để giải quyết, suy nghĩ ra sao và hành động như thế nào.
- Hãy kể về một xung đột bạn từng trải qua ở công ty và cách bạn giải quyết như thế nào?
Nhà tuyển dụng thông qua bài test xử lý tình huống này muốn xem EQ của bạn đến đâu, có hòa đồng và giải quyết tốt những tranh chấp hay không. Có rất nhiều cách để trả lời câu hỏi này. Tuy nhiên mấu chốt là bạn cần thành thực và không quá đề cao bản thân khi trả lời.
Ví dụ: “Trước kia tôi có một cấp trên khá kỹ tính. Cô ấy cẩn thận, giỏi giang nhưng thường can thiệp khá sâu vào từng công việc của nhân viên nên làm nhiều người phật lòng. Thấy điều này không ổn nên tôi đã bàn với mọi người và đại diện nhóm nói chuyện riêng với cô ấy. Nhờ thế mà cả đội hiểu nhau hơn và không còn ai cảm thấy khó chịu nữa.”
- Bạn đã khi nào gặp phải quá nhiều áp lực chưa? Nếu có hãy cho chúng tôi biết bạn đã vượt qua như thế nào?
Với câu hỏi ứng xử tình huống này, nhà tuyển dụng muốn biết xem bạn có khả năng chịu áp lực đến đâu, có thể làm việc với áp lực lớn hay không.
Chắc chắn ai cũng sẽ có khoảng thời gian áp lực và cần tìm lối thoát, bạn hãy tường thuật lại trải nghiệm đó với một tinh thần thoải mái và trung thực.
Ví dụ: “Đã có khoảng thời gian tôi chịu trách nhiệm một dự án với dự định kéo dài trong 2 tháng. Tuy nhiên khi đã chạy được nửa quãng đường, quản lý của tôi ra thông báo rút ngắn thời gian xuống chỉ còn 40 ngày. Cả nhóm đã ngồi bàn bạc với nhau để xem xét về tiến độ, thời gian, gói công việc,… của nhau để đề ra hướng giải quyết vừa thấu tình, vừa đạt lý. Nhóm của chúng tôi đã hoàn thành công việc trong 39 ngày.”
- Chắc hẳn bạn cũng có lúc mắc sai lầm? Hãy chia sẻ cho chúng tôi bạn đã mắc lỗi và khắc phục như thế nào?
Đối với những câu hỏi tình huống khi tuyển dụng và cách trả lời này, bạn có thể trả lời một lỗi không gây ra hậu quả quá lớn trong công việc mà bạn mắc phải. Tất nhiên đó sẽ không phải lỗi lầm quá nghiêm trọng vô phương cứu chữa.
Ví dụ: “Khi làm việc tại công ty in ấn và phân phối sản phẩm, tôi đã từng trích xuất sai chi phí. Khi nhận thấy mình sai sót, tôi đã lập tức gặp quản lý và giải thích rõ ngọn ngành cho anh ấy. Sếp đánh giá cao sự trung thực của tôi và hỗ trợ tôi tìm giải pháp. Khách hàng hiểu và đánh giá cao về nỗ lực giải quyết sai phạm đó của tôi.”
- Bạn đã xử lý thế nào khi làm việc cùng một đồng nghiệp khó chịu?
Mỗi người đều có tính cách khác nhau và đến một lúc nào đó nhân viên sẽ phải làm việc với người mà họ không thích. Là người quản lý, bạn cần biết liệu họ có thể “chịu đựng” được các thành viên khó khăn trong nhóm hay không.
Trong trường hợp gặp bài test xử lý tình huống này, bạn có thể trả lời: “Khi đó tôi vẫn đối xử với họ chuyên nghiệp và công tư phân minh. Vì tôi biết ai khó chịu cũng đều có lý do, hoặc do tính cách hoặc do áp lực công việc. Bên cạnh đó tôi cũng nói chuyện tâm sự riêng với họ để biết nguyên nhân và phân tích cho họ hiểu.”
- Hãy kể về một lần bạn hoàn thành công việc thực sự tốt hơn mong đợi và mang lại giá trị cho công ty?
Khá nhiều ứng viên gặp phải lỗi khi trả lời câu hỏi này. Bởi nhiều khi họ mải nói về thành tích của mình và lấn quá sâu và quá tự mãn, không để ý đến những người cùng làm việc với mình. Lỗi này nhà tuyển dụng sẽ đánh khá nặng vào thang điểm.
Đối với câu hỏi ứng xử tình huống này, nhà tuyển dụng sẽ đánh giá vào độ tin cậy dựa vào các số liệu mà bạn đưa ra cũng như trách nhiệm của bạn đối với công việc.
Ví dụ: “Có lần tôi cùng cả team phải thuyết phục một khách hàng lớn sử dụng giải pháp thay thế tuy đắt tiền hơn nhưng sẽ giúp họ lời nhiều hơn. Tôi đã tổng hợp một bài thuyết trình dựa trên 10 ứng dụng trong thực tiễn. Và kết quả là, họ không chỉ tuân theo đề xuất của chúng tôi mà còn trở thành khách hàng lâu dài của công ty. Không chỉ tôi mà các thành viên trong team cũng đã làm việc chăm chỉ để có kết quả tốt.”
- Bạn thường đặt mục tiêu công việc như thế nào? Bạn làm gì để đạt được những mục tiêu đó?
Đây là câu hỏi để nhà tuyển dụng thấy được cách bạn lên mục tiêu, lên kế hoạch thực hiện xem có khoa học, rành mạch rõ ràng hay không. Từ đó áp dụng vào công việc sắp tới thế nào. Có nhiều cách trả lời cho câu hỏi này.
Ví dụ: “Tôi đảm nhiệm vai trò quản lý tất cả nội dung trên mạng xã hội. Mỗi quý, tôi đặt mục tiêu là tăng 75% mức độ truy cập của website. Sau đó, tôi chia nhỏ thành mục tiêu hàng tuần và xem xét xem các thương hiệu khác đang làm gì. Tôi học hỏi và thay đổi cách thức truyền tải nội dung trên website. Với chiến lược mới, tôi không chỉ đạt được mục tiêu dài hạn của mình mà còn vượt mục tiêu 5%, tăng tổng số chuyển đổi lên 80% trong quý.”
- Hãy kể về một lần bạn tạo ấn tượng tốt với khách hàng?
Hãy chuẩn bị cho những câu hỏi tình huống khi tuyển dụng và cách trả lời như thế này bằng cách hiểu và ghi nhớ những thành tích của mình. Tuy nhiên hãy trả lời khéo léo và khiêm tốn.
Ví dụ: “Tôi từng thiết kế, lên ý tưởng cho các video đám cưới và được book bởi 1 khách hàng đã thích tôi từ lâu. Tôi đã tìm hiểu rất kỹ, lên ý tưởng và thực hiện mọi thứ hợp lý, chuyên nghiệp vì trong tư duy của tôi, khách hàng là thượng đế. Và cô ấy đã rất vui vì đã thuê tôi để làm đám cưới cho một cô con gái khác của cô ấy vào năm sau. Địa điểm tổ chức đám cưới đó đã cho tôi trở thành nhà cung cấp độc quyền của họ.
- Đã khi nào bạn không đạt được mục tiêu đã đặt ra chưa?
Bạn có thể trả lời một cách thành thực, xoáy sâu vào việc bạn đã cố gắng thế nào để cải thiện cũng như bài học bạn rút ra được từ đó.
Ví dụ: “Tôi làm việc cho một công ty khởi nghiệp mảng giáo dục, trong đó mục tiêu của tôi là tạo ra nội dung để các bậc phụ huynh thấu hiểu việc ăn tối cùng nhau quan trọng ra sao. Chúng tôi đã thăm dò ý kiến khán giả và thử nhiều ý tưởng khác nhau, nhưng sau một năm, chúng tôi buộc phải chấp nhận rằng cả đội chưa tìm được hướng tiếp cận phù hợp. Tuy nhiên qua đó tôi đã phát triển nhiều kỹ năng và nhận ra rằng tôi cực kỳ giỏi trong việc chuyển hướng khi có điều gì đó không hiệu quả. Tôi nhận ra rằng mình không để những thất bại làm nản lòng mình.”
- Bạn có hay động viên đồng nghiệp của mình không?
“Tôi không phải là người giỏi trong việc này lắm. Nhưng nhiều lần đồng nghiệp của tôi gặp khó khăn trong việc đáp ứng KPI hàng tháng. Tôi nói với cô ấy rằng không phải kỹ thuật bán hàng nào cũng phù hợp với khách hàng. Sau đó tôi cùng cô xem xét lại nhóm khách của cô ấy, sau đó đề ra những phương thức bán hàng phù hợp hơn. Sau một vài tuần luyện tập và thử và sai, cô ấy đã liên tục vượt KPI của mình.”
Tham khảo thêm: 5 kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng hiệu quả mà HR không thể bỏ qua
Nhóm câu hỏi tình huống lý thuyết (chưa trải qua)
- Những câu hỏi tình huống khi tuyển dụng và cách trả lời về kỹ năng làm việc nhóm
Cách xử lý tình huống khi xuất hiện mâu thuẫn sẽ thể hiện mức độ tận tâm của bạn với công việc; cũng như việc duy trì kết nối giữa các thành viên trong nhóm.
Ví dụ:
- Hãy tưởng tượng bạn phải làm việc với đồng nghiệp có tính cách đối lập với bạn.
- Khi có mâu thuẫn trong quá trình làm việc nhóm, bạn xử lý như thế nào?
- Khi có một sai phạm xảy ra làm ảnh hưởng đến cả nhóm, bạn và đồng nghiệp đã giải quyết vấn đề đó b