Kỹ năng giao việc là gì?
Giao việc là khả năng của một người lãnh đạo hoặc quản lý trong việc phân chia, chuyển giao công việc cho nhân viên dưới quyền. Qua việc giao việc, không chỉ giúp giảm tải công việc của người lãnh đạo mà còn tạo cơ hội cho nhân viên để phát triển và thể hiện năng lực của mình.
Tại sao giao việc cho nhân viên là quan trọng?
Giao việc cho nhân viên có vai trò quan trọng trong việc tăng hiệu quả công việc, phát triển kỹ năng và sự tự tin cho nhân viên, đồng thời giúp nhân viên trưởng thành và giảm áp lực quản lý. Dưới đây là các lợi ích cụ thể:
1. Tăng hiệu quả công việc
Người lãnh đạo sẽ có sự hiểu biết rõ nhất về quy trình công việc, từ đó có thể sắp xếp công việc một cách tốt nhất cho từng nhân viên. Khi công việc được sắp xếp cẩn thận và chi tiết, nhân viên chỉ cần tuân thủ quy trình đã đề ra, hiệu quả công việc sẽ tăng lên.
2. Phát triển kỹ năng và sự tự tin cho nhân viên
Sắp xếp công việc dựa trên năng lực và khả năng của từng nhân viên giúp họ phát huy tiềm năng và tự tin trong công việc. Khi được làm việc trong lĩnh vực mình đam mê, nhân viên sẽ tự nguyện học những kỹ năng mới và nỗ lực hơn để phục vụ công việc. Kỹ năng được rèn luyện qua thời gian sẽ giúp nhân viên trở nên thành thạo hơn và giảm thời gian làm việc.
3. Tạo cơ hội cho nhân viên trưởng thành
Giao việc cho nhân viên giúp họ tự quản lý thời gian và hoàn thành công việc theo deadline. Quá trình này đòi hỏi sự bền bỉ và nỗ lực của từng nhân viên, tạo cơ hội để họ trưởng thành và tổ chức công việc và cuộc sống cá nhân của mình một cách tốt nhất.
4. Giảm áp lực công việc của quản lý
Khi giao việc cụ thể cho từng nhân viên, quản lý tiết kiệm được nhiều thời gian kiểm tra và quản lý công việc. Việc kiểm soát tiến độ dễ dàng hơn khi có bản sắp xếp công việc logic và khoa học. Thay vì mất thời gian rà soát từng đầu mục công việc, quản lý chỉ cần kiểm tra theo danh sách đã phân công.
Cách giao việc cho nhân viên hiệu quả
Để giao việc cho nhân viên hiệu quả, người quản lý cần tuân thủ những nguyên tắc sau:
1. Xác định mục tiêu rõ ràng
Việc xác định mục tiêu rõ ràng giúp quản lý phân công công việc phù hợp và theo từng giai đoạn và thời điểm. Đặc biệt, khi có mục tiêu cụ thể, nhân viên dễ dàng nắm bắt hướng đi và mục tiêu của công việc, từ đó hoàn thành công việc tốt nhất.
2. Chọn đúng người và đúng công việc
Giao công việc cho người phù hợp giúp tăng hiệu suất công việc. Quản lý cần xem xét kỹ năng và kinh nghiệm của từng nhân viên để đảm bảo rằng công việc được giao là phù hợp với khả năng của họ. Điều này giúp nhóm phát triển mức độ khó phù hợp và tận dụng tối đa các khả năng riêng biệt của từng thành viên.
3. Đặt mục tiêu rõ ràng và đo lường hiệu quả
Sau khi xác định mục tiêu, cần đề ra mục tiêu cụ thể cho từng nhiệm vụ. Điều này giúp theo dõi tiến độ công việc và đảm bảo rằng công việc được hoàn thành theo mong đợi. Đồng thời, cần theo dõi tiến độ công việc để biết được tình hình và có phương án xử lý kịp thời.
4. Hỗ trợ và tạo điều kiện cho nhân viên hoàn thành công việc
Hướng dẫn và hỗ trợ nhân viên về phương pháp hoặc công cụ hỗ trợ giúp nâng cao năng suất công việc. Điều này giúp nhân viên làm việc hiệu quả và đạt được kết quả tốt. Ban đầu, họ có thể gặp khó khăn, nhưng sau một thời gian, họ sẽ trở nên thành thạo và xử lý công việc nhanh chóng theo hướng dẫn của bạn.
Kỹ năng giao việc cho nhân viên
Để việc giao việc cho nhân viên hiệu quả, người lãnh đạo cần có các kỹ năng sau:
1. Thúc đẩy tinh thần trước khi giao việc
Trước khi giao việc, hãy liệt kê rõ những nhiệm vụ cần làm theo thứ tự ưu tiên kèm theo chỉ dẫn cụ thể. Điều này giúp nhân viên nhìn thấy hướng đi và mục tiêu rõ ràng và họ có thể hoàn thành công việc tốt nhất. Thêm vào đó, có chế độ thưởng (KPI) cho nhiệm vụ đã giao sẽ là động lực tinh thần giúp họ làm việc tốt hơn.
2. Giao việc dựa trên kỹ năng và kinh nghiệm
Khi giao việc, cần xem xét kỹ năng và kinh nghiệm của từng nhân viên để đảm bảo công việc phù hợp với khả năng của họ. Điều này giúp nhân viên được thử thách và phát triển trong công việc, đồng thời giúp tăng hiệu suất công việc chung của nhóm.
3. Thiết lập bộ mục tiêu rõ ràng cho từng nhiệm vụ
Để đảm bảo công việc được hoàn thành theo mong đợi, cần xác định các mục tiêu rõ ràng từng giai đoạn của nhiệm vụ. Việc làm này giúp tránh thông tin sai lệch và đảm bảo công việc được tiến hành thành công. Ngoài ra, cần gửi Email nhắc lại mục tiêu và kỳ vọng của nhiệm vụ để mọi người có thể tham khảo.
4. Phát huy thế mạnh của nhân viên
Giao việc cho nhân viên giúp họ phát huy khả năng và tài năng cá nhân. Mỗi thành viên trong nhóm có kỹ năng và sở thích riêng biệt, tận dụng những khía cạnh này sẽ mang lại hiệu quả tổng thể tốt hơn. Việc giao việc phải tùy thuộc vào khả năng và sở thích của từng nhân viên, đồng thời giúp họ rèn luyện và phát triển mức độ khó vừa phải.
5. Quy định về thời gian hoàn thành
Thiết lập mốc thời gian giúp mọi người tập trung và chịu trách nhiệm. Điều này đặc biệt hữu ích khi có các nhiệm vụ không có thời hạn nghiêm ngặt hoặc phải đáp ứng các mục tiêu quan trọng trước khi hoàn thành. Quy định về thời gian hoàn thành giúp nhân viên làm việc hiệu quả và tránh đi muộn.
Những sai lầm cần tránh khi giao việc cho nhân viên
Trong quá trình giao việc, cần tránh những sai lầm sau:
1. Không xác định mục tiêu rõ ràng
Việc không xác định mục tiêu sẽ gây khó khăn trong việc phân chia công việc. Thiếu mục tiêu phấn đấu sẽ khiến nhóm không phát triển và cảm thấy nản lòng. Điều này có thể dẫn đến tan vỡ và thất bại trong việc xây dựng đội nhóm.
2. Chọn sai người hoặc công việc
Giao công việc cho người không phù hợp sẽ gây áp lực và khó khăn cho nhân viên. Họ sẽ không thể đạt hiệu suất tốt nhất trong công việc nếu không thoải mái tâm lý. Giao việc không đúng cũng đồng nghĩa với việc làm sai hoặc gây ra những sai lầm do thiếu kinh nghiệm và hiểu biết về công việc.
3. Không cung cấp đủ thông tin
Việc không cung cấp đủ thông tin sẽ gây hoang mang cho nhân viên. Nhân viên sẽ tỏ ra lúng túng và chậm chạp trong công việc nếu không có thông tin đầy đủ. Những ai quan tâm sẽ hỏi để hiểu rõ, trong khi những người ngại việc trao đổi sẽ có xu hướng tự làm theo ý hiểu của mình, dẫn đến các rắc rối không đáng có.
4. Không theo dõi tiến độ và hỗ trợ nhân viên
Việc không theo dõi tiến độ sẽ gây khó khăn trong việc xử lý những tình huống phát sinh. Quan tâm đến tiến độ giúp phát hiện sớm các vấn đề và có hướng giải quyết kịp thời. Điều này đòi hỏi sự kiểm soát và hỗ trợ từ người lãnh đạo.
Tổng kết
Giao việc cho nhân viên là một kỹ năng quan trọng của người lãnh đạo. Đúng cách giao việc sẽ giúp tăng hiệu suất công việc, phát triển nhân viên và giảm áp lực quản lý. Đồng thời, tránh những sai lầm trong quá trình giao việc sẽ đảm bảo thành công trong việc xây dựng và phát triển đội nhóm.