Giao tiếp là một nghệ thuật và để thành công hơn trong cuộc sống, bạn cần phải có kỹ năng giao tiếp tốt. Kỹ năng này có thể học hỏi và rèn luyện theo thời gian. Nếu bạn luyện tập thường xuyên những nguyên tắc sau trong giao tiếp, bạn sẽ nói chuyện một cách thuyết phục hơn và có khả năng gây ảnh hưởng trong bất kỳ hoàn cảnh nào và với bất kỳ ai từ sếp hay đồng nghiệp đến khách hàng.
Hình ảnh minh họa cho quy trình giao tiếp trong cuộc sống
Những Quy trình giao tiếp tốt trong cuộc sống:
Mọi rắc rối liên quan đến quá trình giao tiếp có thể nảy sinh ở mọi giai đoạn trong giao tiếp bao gồm: nguồn/người gửi, kênh truyền, mã hóa, giải mã, người nhận, phản hồi. Ở mỗi giai đoạn, đều tiềm ẩn những nguyên nhân có thể gây ra hiểu lầm và nhầm lẫn.
Nguồn/người gửi:
Khi truyền đạt thông điệp, bạn cần phải biết rõ vì sao bạn lại giao tiếp, và bạn muốn giao tiếp về vấn đề gì hay về cái gì. Bạn cũng cần phải tự tin vào những thông tin mình muốn nói là hữu ích và chính xác.
Thông điệp:
Là quy trình giao tiếp hiệu quả và quan trọng trong cuộc sống bạn cần tuân thủ. Thông điệp là những thông tin mà bạn muốn truyền đạt.
Mã hóa… nguyên tắc giao tiếp trong quy trình giao tiếp:
Đây là quá trình chuyển hóa những thông tin cần truyền đạt sang một hình thức, có thể trình bày bằng lời hoặc viết, có thể được người tiếp nhận giải mã thành công. Việc bạn có mã hóa có thành công hay không còn phụ thuộc vào khả năng truyền đạt thông tin rõ ràng, đơn giản và loại bỏ những tác nhân có thể gây nhầm lẫn như: các vấn đề về văn hóa, thông tin sai lệch, giả định sai lầm…
Quan trọng không kém là bạn phải hiểu biết về người nghe: Thất bại trong việc hiểu về người bạn muốn giao tiếp là ai sẽ sẽ khiến việc truyền tải thông điệp bị nhầm lẫn.
Kênh truyền tải…
Thông điệp truyền tải chủ yếu thông qua 02 kênh: mặt đối mặt bao gồm điện thoại, gặp mặt, nói chuyện qua video và các kênh viết lách như thư điện tử, thư từ, bản ghi nhớ và các báo cáo.
Từng kênh khác nhau sẽ có thế mạnh và điểm yếu khác nhau. Ví dụ như bạn không nên nói miệng khi đưa ra một loạt các ví dụ dài loằng ngoằng trong khi lại dùng thư viết hay phản hồi một ý kiến tiêu cực nào đó.
Giải mã…
Mã hóa hoặc giải mã đều cần tới kỹ năng giao tiếp trong cuộc sống (bao gồm những kỹ năng như: lắng nghe nhiệt thành hay đọc kỹ thông điệp) những nhầm lẫn trong quá trình mã hóa sẽ sinh ra nhiều lỗi trong quá trình giải mã. Đây là quy trình giao tiếp hiệu quả trong cuộc sống.
Người nhận…
Khi một thông điệp được truyền tải tới người nhận, bạn sẽ hình dung cách thức mà người đó phản ứng hay hành động khi nhận được thông điệp của bạn. Dù vậy, nên nhớ rằng mỗi cá nhân tham gia vào quy trình giao tiếp đều sẽ hiểu thông điệp và những cảm giác đó với những thái độ khác nhau. Và nếu muốn thành công, bạn cần phải cân nhắc tới những yếu tố đó để truyền tải thông điệp và hành động một cách thích hợp nhất.
Phản hồi…
Khi nhận được thông điệp giao tiếp, chắc chắn người nghe sẽ phản hồi lại bằng một cách nào đó. Và bạn cần phải đặc biệt để tâm tới những phản hồi đó bởi vì đó sẽ là chứng cứ duy nhất cho bạn biết rằng người nhận có hiểu thông điệp bạn truyền tải hay không. Trong trường hợp bạn phát hiện ra người đó đã hiểu nhầm thông điệp của mình, ít nhất bạn cũng sẽ có cơ hội gửi lại thông điệp lần hai.
Bài viết này sẽ giúp bạn trả lời cho câu hỏi có mấy quy trình giao tiếp trong cuộc sống.
Xem thêm:
