Trong thời đại công nghệ ngày càng phát triển như hiện nay, thay vì viết đơn tay, bạn có thể soạn và gửi Email xin nghỉ phép trực tiếp đến hộp thư của người quản lý, lãnh đạo hoặc bộ phận nhân sự một cách nhanh chóng, thuận tiện.
Thế nhưng, cụ thể thì phải viết Email xin nghỉ phép như thế nào để đảm bảo cung cấp đủ thông tin cũng như thể hiện sự chuyên nghiệp của bản thân? Hãy cùng tìm hiểu câu trả lời cụ thể qua bài viết này!
Cách viết Email xin nghỉ phép, nghỉ bệnh chuyên nghiệp
Những yếu tố mà Email nghỉ phép phải có
Gửi đơn qua Email là hình thức được sử dụng khá phổ biến tại các doanh nghiệp hiện nay khi một nhân viên nào đó có nhu cầu xin nghỉ phép. Để đảm bảo tính chuyên nghiệp, cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết, Email xin nghỉ phép cần đảm bảo những yếu tố sau đây:
- Tiêu đề.
- Phần mở đầu.
- Nội dung thư:
- Lý do nghỉ phép.
- Thời gian nghỉ phép.
- Thông tin công việc đang thực hiện dang dở.
- Thông tin liên hệ trong thời gian nghỉ phép.
- Lời cảm ơn.
- Chữ ký.
- Đính kèm các giấy tờ liên quan (nếu có).
Cách viết mail xin nghỉ phép, nghỉ bệnh chuyên nghiệp
Tiêu đề thư
Tiêu đề là yếu tố tuyệt đối không thể thiếu đối với các email công việc nói chung, có tác dụng giúp người quản lý cũng như bộ phận nhân sự dễ chú ý, nắm bắt thông tin và giải quyết yêu cầu một cách nhanh chóng, hiệu quả hơn.
Nếu công ty không có quy định cụ thể về cú pháp tiêu đề thư, bạn có thể tham khảo mẫu sau đây:
[ĐƠN XIN NGHỈ PHÉP] - [HỌ TÊN] - [CHỨC VỤ, PHÒNG BAN]
Ví dụ: ĐƠN XIN NGHỈ PHÉP - DƯƠNG VĂN A - NHÂN VIÊN KINH DOANH.
Tiêu đề thư là yếu tố không thể thiếu khi viết mail xin nghỉ phép
Phần mở đầu
Ở phần mở đầu, bạn cần ghi rõ thông tin họ và tên cũng như chức vụ của người nhận đơn. Ngôn ngữ sử dụng cần thể hiện được tính lịch sự, đúng chừng mực và hàm súc nhằm thể hiện sự tôn trọng của bản thân đối với phòng ban nhân sự hoặc cấp trên.
Nội dung thư
Đây chính là phần thông tin chính, quan trọng nhất trong email xin nghỉ phép. Ở mục này, bạn cần:
- Nêu ra lý do cũng như thời gian xin nghỉ phép một cách rõ ràng và ngắn gọn. Tránh trình bày, giải thích lan man, dài dòng gây khó khăn cho việc nắm bắt thông tin. Đối với thời gian nghỉ phép, bạn cần đọc kỹ quy định của công ty và căn cứ vào đó để đưa ra khung thời gian phù hợp.
- Liệt kê các công việc cần thực hiện gấp hoặc hiện đang được thực hiện dang dở để người quản lý có thể nắm bắt được tình hình và đưa ra cách sắp xếp, xử lý phù hợp. Trường hợp bạn đã sắp xếp được nhân sự hỗ trợ, hãy trình bày rõ các thông tin về họ và tên cũng như công việc bàn giao.
- Cung cấp thông tin liên hệ cá nhân, đề phòng trường hợp quản lý, công ty cần có sự phối hợp, hỗ trợ gấp.
Lời cảm ơn
Sau khi nêu rõ lý do, bạn nên gửi đến người quản lý hoặc bộ phận nhân sự lời cảm ơn chân thành trước khi kết thúc email. Đồng thời, thể hiện mong muốn sớm nhận được phản hồi.
Đừng quên lời cảm ơn trước khi kết thúc Email xin nghỉ phép nhé!
Chữ ký
Để đảm bảo tính chuyên nghiệp của Email xin nghỉ phép nói riêng và các Email công việc nói chung, một chữ ký cuối mail là yếu tố không thể thiếu.
Thông thường, các công ty, doanh nghiệp sẽ đưa ra yêu cầu về việc cài đặt chữ ký theo mẫu có sẵn, nhằm giúp phân biệt nhanh các email nội bộ.
Đính kèm các giấy tờ liên quan (nếu có)
Trong một số trường hợp như đau ốm, điều trị bệnh, chăm sóc ba mẹ, con cái,... bạn nên đính kèm phiếu khám bệnh hoặc các giấy tờ có liên quan để khẳng định tính xác thực, chính đáng của lý do xin nghỉ phép cũng như tăng sự tín nhiệm của cấp trên.
Một số mẫu email xin nghỉ phép
Để có sự hình dung rõ ràng, cụ thể hơn về cách viết cũng như có thể tạo được mẫu đơn phù hợp cho cá nhân, mời bạn tham khảo một số mẫu Email xin nghỉ phép với cả ngôn ngữ tiếng Việt lẫn tiếng Anh dưới đây.
Tiếng Anh
Mẫu Email xin nghỉ phép bằng tiếng Anh số 1
Dear Mr./Mrs. ...,
I would like to request a leave of absence, from May 25th to May 27th. As you may have heard, my brother will be getting married on May 25th and I will need to go home to attend this event.
If approved, (colleague's name) would cover my instant works during the time I’m away. I would be glad to assist with any questions via email or phone whenever possible.
Thank you very much for your consideration.
Sincerely,
(Sign).
Mẫu Email xin nghỉ phép bằng tiếng Anh số 1
Mẫu Email xin nghỉ phép bằng tiếng Anh số 2
Dear Mr./Mrs. ...,
This letter is to request a fifteen-day leave of absence for medical reasons. I've not been in good health for a while and my doctor wants me to take some time off work. I have provided supporting medical information from my doctor. I would like to leave work on May 25th and return on June 9th if possible.
All the necessary arrangements have been made and I am confident that my clients are in good hands during my absence. I can be reached via phone or email. Do not hesitate to get in touch with me if there are any questions.
Please let me know if you need any additional information. Thank you very much for your consideration of my request.
Best regards,
(Sign).
Tiếng Việt
Mẫu Email xin nghỉ phép bằng tiếng Việt số 1
Kính gửi (Họ và tên - chức vụ người nhận đơn),
Tôi viết email này để thông báo rằng hôm nay (ngày …) tôi không thể đi làm vì đang bị bệnh ... Tôi vẫn sẵn sàng để trả lời bất kỳ vấn đề, câu hỏi nào liên quan đến công việc qua email hoặc điện thoại nếu cần hỗ trợ gấp. Tuy nhiên, để đảm bảo mọi việc được diễn ra theo đúng tiến độ thì Nguyễn Văn B (tên đồng nghiệp) sẽ giải quyết các công việc của tôi ngày hôm nay.
Tôi rất biết ơn nếu bạn xem xét và phê duyệt yêu cầu của tôi.
Trân trọng,
Chữ ký.
Mẫu Email xin nghỉ phép bằng tiếng Việt số 1
Mẫu Email xin nghỉ phép bằng tiếng Việt số 2
Kính gửi (Họ và tên - chức vụ người nhận đơn),
Tôi viết thư này để thông báo về dự định về thăm quê hương của mình vào ngày X của tháng này. Tôi muốn sử dụng 5 ngày nghỉ có phép trong năm của mình cho vấn đề trên.
Trong khoảng thời gian này, (tên đồng nghiệp) sẽ chịu trách nhiệm xử lý mọi truy vấn và email liên quan đến công việc, vấn đề từ phía khách hàng. Tôi đã cập nhật, bàn giao cho cô ấy/anh ấy tất cả các chi tiết về những công việc mà tôi đang triển khai. Nếu đơn xin nghỉ phép được phê duyệt, tôi sẽ trở lại làm việc vào sáng ngày Y. Vui lòng liên hệ với tôi qua điện thoại hoặc email trong trường hợp cần hỗ trợ.
Tôi rất biết ơn nếu bạn xem xét yêu cầu của tôi.
Trân trọng,
Chữ ký.
Có thể nói, trong bối cảnh xã hội, nền kinh tế hội nhập và phát triển như hiện nay, thể hiện sự chuyên nghiệp trong tác phong làm việc là yêu cầu vô cùng cần thiết. Hy vọng những chia sẻ về cách viết Email xin nghỉ phép trên đây có thể cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích cùng cách viết Email phù hợp!
