Việc tìm được ứng viên phù hợp đã khó, nhưng việc từ chối các ứng viên lại còn khó xử hơn. Nhà tuyển dụng cần phải từ chối ứng viên một cách khéo léo, gây được thiện cảm và không làm họ quá "đau buồn" vì bị loại. Dưới đây là cách viết thư từ chối nhân viên ít "sát thương" nhất cho nhà tuyển dụng.
Thư từ chối của nhà tuyển dụng
Thư từ chối nhân viên là thư mang nội dung từ chối các ứng viên đã nộp hồ sơ và tham gia phỏng vấn nhưng không đạt yêu cầu của nhà tuyển dụng. Thư thường được gửi theo hình thức email kèm theo lời cảm ơn và từ chối tới ứng viên. Đối với các quy trình tuyển dụng, có các ứng viên đạt yêu cầu và được nhận vào làm, cũng như các ứng viên chưa phù hợp và bị loại. Đối với các ứng viên bị loại, doanh nghiệp thường sẽ thông báo dưới hình thức thư từ chối nhân viên và gửi qua email.
Nói một cách dễ hiểu, trong tuyển dụng cũng có người thắng và người thua. Trong trường hợp nhà tuyển dụng đã tuyển đủ số người hoặc họ không tìm thấy ứng viên phù hợp trong đợt tuyển dụng, họ sẽ gửi thư từ chối để thông báo cho ứng viên. Theo thủ tục, các ứng viên được nhận sẽ được gửi thư mời nhận việc và thư từ chối đối với trường hợp bị loại.
Đối với những ứng viên không trúng tuyển, bộ phận quản lý nhân sự - tuyển dụng có thể sử dụng một lá thư từ chối ứng viên sau khi phỏng vấn chuyên nghiệp để tạo ấn tượng tốt với ứng viên. Thông qua những điều quan trọng đó, ứng viên cũng có thể thực hiện được những đánh giá và phản hồi tích cực dành cho doanh nghiệp.
Với những đánh giá tích cực từ việc trả lời thư từ chối ứng viên, doanh nghiệp sẽ tạo được ấn tượng tốt trên thị trường. Cũng giống như thư mời nhận việc, nhà tuyển dụng cũng cần biết cách viết thư từ chối nhân viên ít "sát thương" nhất cho ứng viên của mình. Điều này thể hiện sự chuyên nghiệp, lịch sự và văn hóa làm việc của doanh nghiệp.
Cách viết thư từ chối nhân viên khéo léo và tinh tế cho nhà tuyển dụng
Thông qua cách viết thư từ chối ứng viên, nhà tuyển dụng có thể thể hiện được văn hóa lịch sự và chuyên nghiệp của doanh nghiệp mình. Từ đó giúp các ứng viên bớt "đau buồn" do bị loại, tiếp tục ứng cử cho các vị trí khác hoặc lần tuyển dụng khác mà doanh nghiệp tổ chức. Dưới đây là một số yếu tố cần chú ý khi viết thư từ chối nhân viên:
Tiểu sử hay thông tin của ứng viên
Khi viết thư thông báo kết quả không trúng tuyển, nhà tuyển dụng cần chú ý ghi đúng các thông tin mà ứng viên đã cung cấp. Cụ thể cần lưu ý đến các thông tin liên quan đến tiểu sử như tên riêng, vị trí và công việc mà ứng viên ứng tuyển. Điều này sẽ thể hiện nhà tuyển dụng đã tìm hiểu kỹ về nguyện vọng và mong muốn của ứng viên, cũng như cho thấy sự quan tâm dành cho họ. Cách viết thư từ chối ứng viên này giúp ứng viên không cảm thấy mình bị loại oan ức và không than phiền về nhà tuyển dụng.
Lời cảm ơn
Trong thư từ chối nhân viên, nhà tuyển dụng nên cảm ơn ứng viên đã quan tâm đến vị trí làm việc hoặc dành thời gian để tham gia buổi phỏng vấn. Lời cảm ơn không mất thời gian nhưng lại mang đến hiệu quả thiện cảm vô cùng tốt đối với ứng viên.
Thông qua lời cảm ơn, ứng viên sẽ cảm nhận được sự tôn trọng mà nhà tuyển dụng dành cho mình. Không chỉ thế, họ còn cảm thấy công sức và thời gian mà mình bỏ ra không bị lãng phí, từ đó có động lực phát triển trong tương lai. Lời cảm ơn còn mang đến ý nghĩa giữ mối quan hệ, bởi ứng viên không phù hợp với vị trí này có thể hợp với các vị trí khác trong doanh nghiệp.
Phản hồi sớm đến ứng viên
Thông thường, các ứng viên tham gia ứng tuyển và phỏng vấn tại nhiều vị trí, nhiều công việc tại nhiều công ty, doanh nghiệp trong cùng một thời điểm. Việc nhà tuyển dụng để ứng viên phải ngồi chờ đợi kết quả quá lâu là điều không nên. Thời gian chờ đợi kéo dài có thể khiến ứng viên đối mặt với thất nghiệp hoặc bỏ lỡ các cơ hội việc làm từ các đơn vị khác. Chính vì vậy, nhà tuyển dụng cần chú tâm đến thời gian phản hồi. Tốt nhất, nhà tuyển dụng nên phản hồi ngay sau khi có kết quả phỏng vấn. Việc nhà tuyển dụng có phản hồi hay không, hoặc phản hồi nhanh hay chậm, cũng là yếu tố mà ứng viên đánh giá chất lượng và văn hóa làm việc của doanh nghiệp đó.
Đưa ra lý do từ chối một cách rõ ràng
Một trong những cách viết thư từ chối nhân viên ít "sát thương" mà nhà tuyển dụng cần lưu ý chính là đưa ra lý do từ chối một cách rõ ràng. Cùng với lời cảm ơn, bạn nên nêu rõ lý do ứng viên không được nhận. Ví dụ, nhà tuyển dụng có thể dùng các lý do như: hiện tại vị trí XX tại doanh nghiệp đã tuyển đủ nhân sự, hoặc doanh nghiệp cảm thấy bạn chưa phù hợp với các tiêu chí đề ra,...
Mời ứng tuyển với vị trí khác
Ứng viên bị trượt vị trí này hoàn toàn có thể đảm nhận các vị trí khác trong doanh nghiệp. Để tiết kiệm chi phí, thời gian và công sức cho đợt tuyển dụng mới, bạn có thể đưa ra đề nghị ứng viên phỏng vấn hoặc thử việc ở vị trí khác. Các ứng viên tiềm năng có thể đảm nhiệm nhiều vị trí khác nhau trong doanh nghiệp. Trong trường hợp ứng viên không tiềm năng, nhà tuyển dụng có thể bỏ qua lời đề nghị nhận việc ở vị trí khác và áp dụng cách từ chối khéo léo hơn.
Một số mẫu và cách viết thư từ chối ứng viên
Trên thực tế, dù gửi thư phản hồi sớm hay muộn, thư từ chối vẫn gây "sát thương" đến các ứng viên bị loại. Để giảm bớt sự tiếc nuối và thể hiện sự tôn trọng đối với ứng viên cũng như văn hóa làm việc chuyên nghiệp của đơn vị, nhà tuyển dụng có thể áp dụng một số cách viết thư từ chối ứng viên sau đây:
Thư từ chối với ứng viên không được mời phỏng vấn
Thông thường, đối với các ứng viên gửi CV ứng tuyển, nếu không nhận được phản hồi hoặc lịch hẹn phỏng vấn, họ sẽ tự động hiểu là mình đã bị loại. Tuy nhiên, có rất nhiều ứng viên không biết rằng CV của mình đã được gửi đến nhà tuyển dụng hay chưa. Để không làm mất thời gian, tốt nhất nhà tuyển dụng nên gửi thư phản hồi đến ứng viên, để họ chắc chắn về cơ hội của mình.
Với ứng viên đã qua 1 vòng phỏng vấn
Tại rất nhiều doanh nghiệp, để tìm ra ứng viên phù hợp, họ thường tổ chức nhiều vòng phỏng vấn. Đối với các ứng viên đã vượt qua vòng phỏng vấn đầu và trượt vòng phỏng vấn thứ 2, nhà tuyển dụng cần gửi thư từ chối đến họ. Qua phản hồi từ thư từ chối, ứng viên có thể nắm bắt được cơ hội của mình. Thư cũng thể hiện việc nhà tuyển dụng ghi nhận tinh thần cố gắng của ứng viên và cảm ơn vì họ đã tham gia ứng tuyển, phỏng vấn.
Thư từ chối với ứng viên có khả năng được chọn cao
Đối với các ứng viên tiềm năng có khả năng được chọn cao, nhà tuyển dụng nên gửi thư từ chối một cách khéo léo và tinh tế. Hoặc tốt hơn, người tuyển dụng nên gọi điện trực tiếp để trao đổi với ứng viên, nhằm cảm ơn vì họ đã tham gia ứng tuyển và ghi nhận những cố gắng của ứng viên.
Cách viết thư từ chối nhân viên khéo léo không chỉ giảm "sát thương" cho các ứng viên mà còn thể hiện văn hóa làm việc chuyên nghiệp, lịch sự của doanh nghiệp. Thư phản hồi tinh tế còn giúp uy tín và thương hiệu của doanh nghiệp gây được ấn tượng tốt cho ứng viên.
