Chain of command và span of control là hai yếu tố quan trọng trong việc xác định cơ cấu tổ chức của một doanh nghiệp. Trên thực tế, nhiều người thường nhầm lẫn giữa hai khái niệm này. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về Chain of command là gì, phân biệt khái niệm này với span of control và các yếu tố hình thành nên cơ cấu tổ chức.
1. Chain of command gì?
Chain of command là khái niệm dùng để chỉ những mức độ quyền hạn ở một doanh nghiệp, tức là cách mà công ty thiết kế việc phân bổ quyền lực. Chain of command cho biết ai là cấp dưới của ai. Trong một hệ thống phân công quyền hạn, vị trí này kết nối với vị trí khác từ trên xuống.
Sự phân quyền trong chain of command thường diễn ra theo một chiều thẳng đứng, từ vị trí này đến vị trí khác, thể hiện sự phân quyền. Chuỗi lệnh không chỉ phản ánh trách nhiệm mà còn hình thành quyền hạn và khả năng quyết định trong doanh nghiệp. Chain of command được thể hiện rõ ràng qua sơ đồ tổ chức của doanh nghiệp.
Chain of command là gì?
Chain of command hình thành các mức quyền hạn cụ thể, mức độ giới hạn và khả năng đưa ra quyết định. Một chuỗi lệnh tốt sẽ đảm bảo việc hoàn thành công việc đúng thời gian, trong đó các cấp bậc dưới có trách nhiệm với quyết định của mình. Yếu tố này cũng giúp nhà quản trị đánh giá năng suất lao động của cấp dưới, thông qua việc thiết lập mô tả công việc. Sự biến động và khả năng lựa chọn nhanh chóng của cấp dưới là yếu tố quan trọng trong việc đáp ứng nhu cầu khách hàng. Do đó, nhà quản trị có khả năng kiểm tra nhân viên bất cứ lúc nào.
2. Span of control là gì?
Span of control là số lượng nhân viên cấp dưới mà một nhà quản trị phải quản lý. Span of control được dùng để đo lường khả năng kiểm soát. Nó thường được lựa chọn dựa trên cấu trúc tổ chức của doanh nghiệp, có cấu trúc cao hay phẳng.
Cấu trúc cao: Trong cấu trúc cao, span of control hẹp. Việc kiểm soát đơn giản, quan sát nhiệm vụ của nhân viên dễ dàng và có khả năng thăng chức cao hơn là các ưu điểm chính của span of control hẹp. Tuy nhiên, việc đưa ra quyết định có thể chậm do các tầng kiểm soát và có thể gây ra sự bất đồng và chậm trễ trong quy trình. Do đó, một số doanh nghiệp cho rằng cấu trúc cao không phù hợp và khó đáp ứng nhu cầu khách hàng đúng lúc. Cấu trúc cao thường được sử dụng trong các doanh nghiệp quy mô lớn.
Cấu trúc cao
Cấu trúc phẳng: Cấu trúc phẳng có span of control rộng, có nhiều cấp bậc. Do có nhiều cấp dưới cần phải báo cáo cho cấp trên, điều này tạo ra một khối lượng công việc lớn cho nhân viên, tăng thêm nhiệm vụ và động lực cho họ, hình thành cảm giác tự quản lý. Trong cấu trúc phẳng, quyết định thường được đưa ra nhanh chóng và có thể linh hoạt thay đổi theo sự biến động thị trường. Tuy nhiên, các nhà quản trị có thể trở nên quá tải vì phải kiểm soát một số lượng lớn nhân viên và có thể gặp khó khăn trong việc quản lý trực tiếp.
Từ quan điểm của nhân viên, cấu trúc phẳng không cung cấp nhiều cơ hội thăng tiến. Cấu trúc phẳng đang trở nên phổ biến trong nhiều doanh nghiệp và ngành công nghiệp, khi thời gian và cảm nhận của khách hàng trở thành yếu tố quan trọng.
Ngoài ra, kích thước của doanh nghiệp cũng ảnh hưởng đến span of control khi có nhiều nhân viên cần báo cáo cho một cấp trên và ít nhân sự có khả năng quản trị.
3. Sự khác biệt giữa Chain of Command và Span of Control
3.1 Khái niệm
Chain of command nhấn mạnh đến mức độ phân cấp trong một doanh nghiệp (thể hiện qua sơ đồ tổ chức).
Span of control là số lượng cấp dưới mà một nhà quản trị cần quản lý.
3.2 Thiên nhiên
Chain of command cho biết vị trí nào báo cáo cho vị trí nào.
Span of control phụ thuộc vào số lượng cấp dưới mà người quản lý có.
3.3 Phụ thuộc
Chain of command bị ảnh hưởng bởi hệ thống phân cấp trong doanh nghiệp.
Span of control bị ảnh hưởng bởi bản chất công việc và lĩnh vực hoạt động.
4. Các yếu tố quan trọng hình thành cơ cấu tổ chức
4.1 Chuyên môn hóa công việc
Phản ánh khả năng chia nhỏ công việc thành các khía cạnh nhỏ hơn. Việc chuyên môn hóa có ưu điểm như tận dụng tối ưu kỹ năng của cấp dưới, cải thiện năng suất lao động, đào tạo kỹ năng chuyên môn. Tuy nhiên, cũng tồn tại nhược điểm như sự mệt mỏi, stress trong công việc và khả năng giảm năng suất lao động.
4.2 Bộ phận hóa
Bộ phận hóa là việc phân chia công việc thành các phòng ban hoặc bộ phận theo chức năng, hàng hóa, địa lý hoặc khách hàng. Điều này giúp tổ chức quản lý công việc một cách hiệu quả.
4.3 Hệ thống điều hành (chain of command)
Chain of command thể hiện phân chia quyền hạn từ nhà quản lý cho nhân viên cấp dưới. Hệ thống này xác định rõ ai báo cáo cho ai, ai có nghĩa vụ theo ai. Ngày nay, hệ thống điều hành theo hình thức yêu cầu, mệnh lệnh duy nhất không còn hiệu quả. Tuy nhiên, vẫn có một số lĩnh vực tin rằng hiệu quả của họ đến từ hệ thống chia quyền cụ thể.
Và đó là những thông tin về hệ thống phân cấp chain of command và span of control mà bạn cần quan tâm. Để xây dựng một cơ cấu tổ chức hiệu quả, doanh nghiệp cần tuân thủ các yếu tố và khía cạnh khác nhau. Có thể cần thời gian và thử nghiệm để tìm ra cơ cấu tổ chức phù hợp với tình hình hiện tại.
Nguồn: https://visacanada.edu.vnDanh mục: Tiền số
