Người dùng là một phần quan trọng trong việc quản lý và phân quyền các người dùng theo nhóm quyền hoặc theo vai trò đặc biệt của từng nhân viên. Bạn có thể quản lý người dùng tập trung tại một chi nhánh hoặc theo từng chi nhánh nếu bạn làm việc trong hệ thống chuỗi cửa hàng.
1. Tạo đối tượng nhân viên
Trước khi tạo người dùng, bạn cần tạo một hồ sơ nhân viên trên hệ thống để quản lý thông tin chi tiết của nhân viên trước khi tạo tài khoản cho họ.
Hướng dẫn tạo hồ sơ đối tượng nhân viên tại đây.
Lưu ý: Tài khoản chỉ bao gồm thông tin đăng nhập như tên người dùng và mật khẩu, không bao gồm thông tin cá nhân của người dùng.
2. Nhóm người dùng
Phân quyền cho một nhóm người dùng có cùng quyền hạn trên hệ thống thay vì phân quyền riêng lẻ từng người dùng. Điều này giúp bạn tiết kiệm thời gian phân quyền.
a. Tạo nhóm người dùng
Bước 1: Truy cập danh mục người dùng.
Bước 2: Chọn "Tất cả" sau đó nhấn nút "Tạo nhóm".
Hình 1: Tạo nhóm người dùng
Bước 3: Nhập tên nhóm và nhấn nút "Lưu".
Hình 2: Tạo nhóm người dùng
Bước 4: Nhấn dấu x để đóng form tạo nhóm người dùng.
Hình 3: Đóng form tạo nhóm người dùng
Bước 5: Sau khi tạo xong nhóm người dùng, bạn cần cấp quyền cho nhóm được thao tác trên các chi nhánh. Bạn chọn lại nhóm người dùng vừa tạo và nhấn nút "Xem nhóm".
Hình 4: Xem nhóm người dùng
Bước 6: Tại tab "Thông tin", danh sách các chi nhánh sẽ được hiển thị để bạn chọn. Hãy chọn chi nhánh áp dụng cho nhóm.
Hình 5: Chọn chi nhánh áp dụng cho nhóm
Thay vì tạo một nhóm quản lý kho cho mỗi chi nhánh, bạn chỉ cần đánh dấu để các chi nhánh được chọn sử dụng cùng một nhóm người dùng.
Hình 6: Sử dụng cùng một nhóm người dùng cho các chi nhánh
b. Phân quyền nhóm người dùng
Đầu tiên, xác định các chức năng bạn muốn phân quyền cho nhóm. Ví dụ, trong trường hợp nhóm quản lý kho, bạn có thể muốn phân quyền danh sách các chứng từ nhập xuất.
Bạn cần cấp quyền cho nhóm để truy cập vào các đường dẫn như hình bên dưới:
Tại màn hình phân quyền nhóm người dùng -> Chọn nhóm cần phân quyền -> Chọn "Xem nhóm" -> Tab phân quyền.
Hình 7: Phân quyền nhóm người dùng
Hình 8: Phân quyền nhóm người dùng
Bạn sẽ thấy danh sách các chức năng phần mềm có thể được phân quyền như sau:
- App xem báo cáo: phân quyền người dùng sử dụng app relipos report.
- Bán hàng (chi nhánh): phân quyền người dùng liên quan tới phiếu bán hàng, danh sách các phiếu thu chi từ phần mềm Relipos POS và các báo cáo bán hàng liên quan.
- Chăm sóc khách hàng: phân quyền quản lý các tính năng chăm sóc khách hàng như thẻ VIP, voucher, coupon, chính sách giảm giá...
- Danh mục: phân quyền quản lý các cài đặt phần mềm liên quan tới bàn hàng chi nhánh.
- Hệ thống: phân quyền quản lý người dùng hệ thống.
- Module frontend: phân quyền hệ thống phần mềm bán hàng POS tại chi nhánh/cửa hàng.
- Order touch: phân quyền thao tác trên các thiết bị di động, máy tính bảng để order tại cửa hàng/chi nhánh.
- Quản lý bếp ăn: phân quyền quản lý hệ thống chấm công lấy phiếu ăn cho bếp ăn công nghiệp, căng tin.
- Quản lý booking: phân quyền quản lý đặt bàn online.
- Quản lý đơn hàng bán: phân quyền người dùng tạo và quản lý các đơn hàng được yêu cầu, đề xuất.
- Quản lý kho: phân quyền quản lý kho cho người dùng.
- Quản lý mua hàng: phân quyền quản lý các đề xuất mua hàng, tổng hợp đơn hàng giao hàng, nhập kho...
- Quản lý nhân sự: quản lý chấm công tính lương.
- Quản lý tiền: phân quyền quản lý thu chi, công nợ và báo cáo tài chính liên quan.
Xác định chức năng cần phân quyền, bạn click vào dấu + phía trước danh mục "Quản lý kho" để hiển thị tất cả các danh mục con nằm trong quản lý kho.
Hình 9: Xác định chức năng cần phân quyền
Danh sách này tương ứng với menu truy cập vào từng chức năng.
Hình 10: Danh sách chức năng phân quyền
Để cho phép nhóm quản lý kho có thể truy cập vào danh sách chứng từ nhập xuất, bạn hãy đánh dấu vào ô đầu của bảng phân quyền như sau:
Hình 11: Phân quyền truy cập danh sách chứng từ nhập xuất
Khi đó, người dùng thuộc nhóm này sẽ có quyền truy cập vào danh sách chứng từ nhập xuất. Nếu bạn không đánh dấu theo bước này, người dùng sẽ không thể thấy và truy cập vào danh mục này.
Hình 12: Quyền truy cập danh sách chứng từ nhập xuất
Tiếp theo, bạn cần xác định nhóm sẽ có các quyền thao tác xử lý dữ liệu gì trên form. Ví dụ, nhóm có thể tính giá vốn hay không, có quyền xóa chứng từ hay không, hoặc được cập nhật trạng thái gì cho chứng từ nhập xuất...
Tại màn hình phân quyền, bạn tiếp tục click vào danh sách chứng từ nhập xuất, bạn sẽ thấy bảng phân quyền chi tiết của form này.
Hình 13: Bảng phân quyền chi tiết của form chứng từ nhập xuất
Trong ví dụ này, tôi muốn phân quyền cho nhóm có thể tính giá vốn và xóa chứng từ trong danh sách. Bạn chỉ cần đánh dấu vào ô tương ứng.
Hình 14: Phân quyền tính giá vốn và xóa chứng từ trong danh sách
3. Người dùng
a. Tạo người dùng mới
Bước 1: Chọn nhóm người dùng bạn muốn tạo người dùng.
Hình 15: Chọn nhóm người dùng
Bước 2: Chọn tên nhân viên bạn muốn tạo người dùng. Lưu ý nếu không có trong danh sách, bạn truy cập "Danh mục nhân viên" để tạo thông tin nhân viên. Xem chi tiết cách tạo nhân viên mới.
Hình 16: Chọn tên nhân viên
Bước 3: Sau khi chọn tên nhân viên, nhập tên đăng nhập và mật khẩu cho người dùng. Nhấn "Lưu" để tạo người dùng.
Hình 17: Tạo người dùng
Lưu ý: Nếu bạn tạo người dùng cho hệ thống POS bán hàng, bạn có thể nhập mã barcode để truy cập nhanh hoặc đánh dấu vào ô "Đăng nhập chi nhánh". Tên người dùng sẽ hiển thị ở màn hình đăng nhập của POS bán hàng.
Bước 4: Tiếp tục tạo người dùng mới cho nhóm bằng cách lặp lại bước trên hoặc đóng form nếu bạn không muốn tạo thêm.
Hình 18: Đóng form tạo người dùng
b. Phân quyền chi nhánh cho người dùng
Bước 1: Chọn người dùng để phân quyền chi nhánh.
Hình 19: Chọn người dùng
Bước 2: Chọn chi nhánh mà người dùng có quyền và lưu. Người dùng sẽ chỉ có quyền trên chi nhánh được chọn, các chi nhánh không được chọn sẽ không có quyền truy cập.
Hình 20: Phân quyền chi nhánh người dùng
c. Thêm nhóm quyền cho người dùng
Một người dùng có thể có nhiều nhóm quyền khác nhau. Ví dụ, người dùng đang thuộc nhóm quyền "Quản lý kho", bạn muốn thêm quyền nhóm "Kế toán" cho người dùng. Bạn chỉ cần đánh dấu vào ô "Nhóm quyền". Ngay lập tức, người dùng được chọn sẽ có các quyền của một kế toán viên.
Chọn người dùng để phân quyền.
Hình 21: Phân quyền nhóm quyền người dùng
Hình 22: Phân quyền nhóm quyền người dùng
d. Phân quyền người dùng theo kho (Quyền dữ liệu)
Quyền dữ liệu cho phép bạn phân quyền người dùng theo kho. Ví dụ, trong danh sách chứng từ nhập xuất, bao gồm các chứng từ nhập và xuất của nhiều kho (Kho bar và bếp), bạn muốn người dùng chỉ thấy danh sách chứng từ nhập xuất của kho bar. Bạn làm như sau:
Bước 1: Chọn người dùng để phân quyền.
Hình 23: Chọn người dùng
Bước 2: Chọn chức năng cần phân quyền theo kho -> Chọn tab "Quyền dữ liệu". Mặc định, nếu bạn không đánh dấu vào kho nào, người dùng sẽ thấy tất cả các chứng từ trên các kho này ở danh sách chứng từ nhập xuất.
Hình 24: Chọn tab "Quyền dữ liệu"
Bước 3: Đánh dấu vào kho người dùng được quyền. Lúc này, người dùng chỉ thấy được các chứng từ nhập xuất của kho bar.
Hình 25: Phân quyền theo kho cho người dùng
e. Đổi mật khẩu người dùng
Xác định người dùng bạn muốn đổi mật khẩu: Chọn nhóm quản lý người dùng, chọn người dùng và nhấp chuột vào nút "Đổi Mật khẩu" ngay phía trên. Nhập mật khẩu mới và chấp nhận.
Hình 26: Đổi mật khẩu người dùng
Bạn có thể đăng nhập lại và thử lại. Lưu ý, trong trường hợp bạn không tìm thấy người dùng, vui lòng xác định lại người dùng ban đầu được tạo khi đăng nhập từ chi nhánh nào. Hãy đăng nhập lại vào đúng chi nhánh đó mới thấy thông tin người dùng được hiển thị.
f. Xóa người dùng
Khi bạn xóa một người dùng khỏi hệ thống, toàn bộ người dùng đó sẽ bị xóa nếu họ tồn tại trong một nhóm khác.
Thao tác thực hiện: Chọn nhóm người dùng, chọn tài khoản cần xóa, nhấn nút "Xóa" và xác nhận bạn có thực sự muốn xóa hay không.
Hình 27: Xóa người dùng
