Quản lý thông tin là một công việc phổ biến và cần thiết trong mọi tổ chức. Ví dụ, việc quản lý học sinh trong một trường học là một ví dụ điển hình. Thông tin về học sinh được tổ chức thành các hồ sơ lớp, giúp quản lý dễ dàng hơn.
Công việc quản lý thông tin có nhiều khía cạnh. Đầu tiên, chúng ta phải tạo lập hồ sơ, bao gồm xác định chủ thể cần quản lý và cấu trúc hồ sơ. Sau đó, chúng ta thu thập và lưu trữ thông tin vào hồ sơ theo cấu trúc đã xác định.
Cập nhật hồ sơ là công việc không thể thiếu. Những thay đổi thông tin cần được cập nhật kịp thời để đảm bảo tính chính xác và phản ánh đúng thực tế. Chúng ta có thể thêm, sửa chữa hoặc xoá hồ sơ khi cần thiết.
Sau khi có hồ sơ, chúng ta có thể khai thác thông tin từ đó. Việc sắp xếp, tìm kiếm, thống kê và lập báo cáo từ hồ sơ giúp chúng ta hiểu rõ hơn về thông tin và phục vụ cho các yêu cầu quản lý.
Hệ cơ sở dữ liệu (CSDL) là một tập hợp các dữ liệu có liên quan với nhau, được lưu trữ trên thiết bị nhớ và dùng để khai thác thông tin. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (Hệ QTCSDL) là phần mềm giúp tạo lập, lưu trữ và khai thác thông tin trong CSDL.
CSDL phục vụ cho nhiều mục đích khác nhau, từ giáo dục, kinh doanh, sản xuất, tài chính đến ngân hàng và hãng hàng không. Để lưu trữ và khai thác thông tin bằng máy tính, chúng ta cần có CSDL, Hệ QTCSDL và các thiết bị vật lý.
Các yêu cầu cơ bản của hệ CSDL bao gồm: tính cấu trúc, tính toàn vẹn, tính nhất quán, tính an toàn và bảo mật thông tin, tính độc lập và tính không dư thừa.
Với vai trò quan trọng của CSDL trong đời sống hiện đại, không khó để hiểu tại sao việc nắm vững lý thuyết Tin học 12 về một số khái niệm cơ bản là quan trọng.
