Microsoft Project đã trở thành một trong những công cụ được nhiều doanh nghiệp lựa chọn để kiểm soát chất lượng và nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên. Với Microsoft Project, bạn có thể quản lý và theo dõi dự án một cách hiệu quả. Hãy cùng tìm hiểu về Microsoft Project và hướng dẫn sử dụng nó ngay dưới đây.
Thông tin cơ bản về Microsoft Project
Microsoft Project là gì?
Microsoft Project là ứng dụng được phát triển bởi Microsoft, nhằm hỗ trợ quản lý, lập lịch và phân bổ tài nguyên cho các dự án. Ứng dụng này cũng giúp xác định và sắp xếp các nhiệm vụ theo thứ tự.
Microsoft Project hỗ trợ tạo và quản lý dự án hiệu quả
Mục đích hoạt động của phần mềm MS Project
Microsoft Project được phát triển nhằm cung cấp giải pháp toàn diện cho quản lý dự án. Cụ thể, phần mềm này giúp:
- Xác định mục tiêu và phạm vi hoạt động của dự án.
- Xây dựng lịch trình.
- Quản lý ngân sách và tài nguyên sử dụng.
- Phát triển phương án dự phòng.
- Theo dõi tiến trình.
- Phân tích và đánh giá tài chính.
- Tối ưu hóa quy trình làm việc.
Ai nên sử dụng Microsoft Project?
Microsoft Project là một ứng dụng quản lý dự án đa năng, phục vụ nhiều đối tượng, bao gồm:
- Doanh nghiệp: Các doanh nghiệp đang triển khai hoặc lên kế hoạch thực hiện dự án có thể tận dụng Microsoft Project để quản lý và theo dõi tiến độ công việc, tài nguyên và ngân sách.
- Phòng PMO (Project Management Office): PMO là bộ phận trong tổ chức chịu trách nhiệm quản lý và theo dõi các dự án trong công ty. Microsoft Project là công cụ hữu ích để tạo ra quy trình thống nhất trong việc quản lý và theo dõi dự án trên cấp tổ chức.
- Nhân sự lên tiến độ dự án: Những người này đảm bảo tiến độ công việc đúng thời hạn có thể sử dụng Project như một công cụ hỗ trợ.
Cơ sở dữ liệu của MS Project
Microsoft Project lưu trữ toàn bộ thông tin liên quan đến dự án trong cơ sở dữ liệu. Công cụ này sử dụng thông tin này để lập kế hoạch, tính toán, lên lịch biểu, đánh giá chi phí và các yếu tố khác. Điều này giúp kế hoạch dự án chính xác và đáng tin cậy hơn.
Microsoft Project tự động tính toán và hiển thị kết quả dựa trên thông tin dự án. Dữ liệu được lưu trữ dưới dạng các trường thông tin khác nhau, giúp người dùng dễ dàng theo dõi và điều chỉnh các khía cạnh hiệu quả.
MS Project phân tích và hiển thị kết quả theo dữ liệu đưa vào
Yêu cầu kỹ thuật trước khi tải MS Project
Trước khi cài đặt Microsoft Project, thiết bị cần đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật sau:
- Bộ vi xử lý: Bộ vi xử lý có tốc độ ít nhất 1 GHz hoặc cao hơn (hỗ trợ cho phiên bản 32bit và 64bit công nghệ SSE2).
- Hệ điều hành: Windows 7, Windows 8, Windows 10, Windows Server 2008 R2, Windows Server 2012 R2, Windows Server 2012.
- RAM: Tối thiểu 1GB RAM (phiên bản 32bit) và tối thiểu 2GB RAM (phiên bản 64bit).
- Ổ cứng: Tối thiểu 3GB dung lượng lưu trữ dữ liệu.
- Phân giải màn hình: Tối thiểu 1024 x 768 pixel.
- Màn hình cảm ứng: Tính năng cảm ứng được tối ưu cho Windows 8 trở lên.
- Kết nối mạng Internet: Để sử dụng các tính năng liên quan và tương tác mạng, cần có kết nối Internet.
Cách tải ứng dụng Microsoft Project
Microsoft Project là một phần của Microsoft 365, do đó bạn có thể tích hợp nó với các ứng dụng khác như Teams và Office 365. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể truy cập Microsoft Project trực tuyến thông qua trang web: https://www.microsoft.com/vi-vn/microsoft-365/project/project-management-software.
Tuy nhiên, chúng tôi khuyên bạn không nên tải các phiên bản crack của MS Project từ các trang web không tin cậy. Các phiên bản này thường là bản lậu và có nguy cơ nhiễm virus và malware cao cho máy tính của bạn.
Hãy đăng ký và sử dụng dịch vụ Microsoft 365 từ các nhà cung cấp uy tín để đảm bảo an toàn. Khi sử dụng dịch vụ chính hãng, bạn sẽ nhận được hướng dẫn sử dụng Microsoft Project chi tiết.
Hướng dẫn sử dụng Microsoft Project chi tiết
Nếu bạn mới bắt đầu quản lý dự án, bạn có thể tham khảo hướng dẫn sử dụng Microsoft Project cơ bản sau đây.
Tạo dự án mới
Để tạo một dự án mới trong Project, bạn có thể làm theo các bước sau:
Bước 1: Truy cập Microsoft Project và tạo dự án mới.
Bước 2: Chọn "Project Summary Task".
Nhấp vào Project Summary Task
Bước 3: Nhập tên và ngày bắt đầu, kết thúc của dự án.
Nhập thông tin về ngày bắt đầu và kết thúc của dự án
Bước 4: Nhấp chuột vào "OK" để hoàn tất tạo dự án mới.
Thêm danh sách công việc mới
Mỗi dự án sẽ bao gồm các công việc như đăng ký giấy phép, lập kế hoạch, và ước tính nguồn kinh phí. Với MS Project, bạn chỉ cần nhập danh sách công việc của dự án. Tuy nhiên, nếu bạn chưa biết mất bao lâu để hoàn thành công việc đó, ô "Duration" sẽ hiển thị một dấu chấm hỏi. Hãy liên kết các nhiệm vụ và nhập thời gian thực hiện công việc mỗi ngày.
Hướng dẫn sử dụng Microsoft Project để thêm danh sách công việc
Thêm thời hạn cho công việc
Nhập thời hạn cho mỗi công việc tại cột "Duration". Sau khi đã nhập thời gian thực hiện công việc, hãy giữ nguyên thông tin này vì Project đã tính toán và xác định dữ liệu này cho toàn bộ dự án.
Cách dùng Project thêm thời gian cho nhiệm vụ
Liên kết giữa các công việc
Trong dự án, mỗi công việc có một thứ tự thực hiện riêng. Để thể hiện sự ưu tiên, bạn cần thiết lập liên kết giữa các công việc. Hãy chọn công việc tiền đề (Predecessor) để xác định công việc trước đó hoặc sử dụng nút "Connect" từ menu. Sự thay đổi sẽ được phản ánh rõ rệt trên biểu đồ Gantt. Tuy nhiên, MS Project có thể bỏ qua các ngày cuối tuần tùy thuộc vào thiết lập lịch làm việc.
Hướng dẫn sử dụng Microsoft Project để liên kết nhiệm vụ
Hướng dẫn 7 bước quản lý dự án trên Project
Để quản lý một dự án bằng Microsoft Project, bạn cần thực hiện 7 bước quan trọng sau:
- Chuẩn bị thông tin: Thu thập thông tin đầy đủ liên quan đến dự án, bao gồm tên, mục tiêu, người thực hiện và tên công ty.
- Thiết lập thông tin: Sử dụng thông tin thu thập được để xây dựng lịch trình, kế hoạch làm việc và thời gian thực hiện.
- Khai báo tài nguyên: Xác định rõ tất cả các nguồn lực cần thiết cho dự án, bao gồm lao động, thiết bị và nguồn kinh phí.
- Lập dự án: Tạo ra các dữ liệu để theo dõi tiến độ từng phần của dự án thông qua các bảng. Mỗi bảng thường chia thành hai vùng là vùng để nhập số liệu và vùng hiển thị tiến độ cũng như mối quan hệ giữa các công việc.
- Cập nhật tiến độ: Cập nhật thông tin về khối lượng công việc, bao gồm thời điểm bắt đầu và kết thúc thực tế khi đã hoàn thành.
- Xác lập đường gấp: Đường gấp (critical path) là đường quan trọng nhất trong dự án, thể hiện lịch trình từ đầu đến cuối.
- In biểu đồ và lập báo cáo: Microsoft Project cung cấp nhiều mẫu báo cáo khác nhau. Bạn có thể tổng hợp và in báo cáo tổng quan về dự án. Tuy nhiên, chỉnh sửa trên mẫu báo cáo có sẵn khá hạn chế vì thông tin tổng kết thường được tạo tự động.
Nên quản lý dự án tại MS Project theo quy trình
Các gói dịch vụ của MS Project
Microsoft Project cung cấp ba gói dịch vụ khác nhau để đáp ứng nhu cầu sử dụng của người dùng và doanh nghiệp:
- Gói dịch vụ "Project 1": Bao gồm tích hợp Project cho web, các tính năng quản lý dự án cơ bản và hỗ trợ xem thông tin dự án dưới dạng danh sách, bảng hoặc biểu đồ Gantt.
- Gói dịch vụ "Project 3": Bao gồm tất cả các tính năng của Gói "Project 1", duy trì sắp xếp khoa học và theo dõi dự án, tài nguyên và nhóm, lên kế hoạch cho các dự án, theo dõi trạng thái và hợp tác với người khác. Bao gồm cả phiên bản Project Online và ứng dụng trên máy tính.
- Gói dịch vụ "Project 5": Bao gồm tất cả các tính năng của Gói "Project 3" và Gói "Project 1", cho phép tổ chức ưu tiên các danh mục đầu tư dự án và mang lại giá trị kinh doanh thông qua quản lý dự án tối ưu và hiệu quả hơn.
Lời kết
Trên đây là hướng dẫn sử dụng Microsoft Project cơ bản dành cho người mới mà FPT Smart Cloud đã tổng hợp. Microsoft Project là công cụ giúp quản lý và theo dõi tiến độ dự án một cách hiệu quả.
Nếu bạn quan tâm đến Microsoft Project, hãy tham khảo gói Microsoft 365 for Business của FPT Smart Cloud. Gói dịch vụ này cung cấp các ứng dụng bản quyền như Outlook, Office và cung cấp giá ưu đãi, phù hợp với mô hình và quy mô doanh nghiệp.
Nếu bạn cần tư vấn hoặc có bất kỳ thắc mắc nào về Microsoft Project, hãy liên hệ với chúng tôi qua các kênh sau:
- Fanpage: Microsoft For Business - FPT Smart Cloud
- Email: [email protected]
- Hotline: 1900 638 399
