Nội dung bài học 4 trong khóa học Tin học 12 sẽ giới thiệu về cấu trúc bảng trong Access. Bảng là một trong những đối tượng cơ bản của Access, được dùng để lưu trữ và quản lí dữ liệu. Trên bảng, chúng ta có các cột và các hàng để chứa thông tin mà người dùng muốn khai thác.
Cấu trúc bảng
Trường (field)
Mỗi trường là một cột trong bảng, đại diện cho một thuộc tính của chủ thể cần quản lí.
Bản ghi (record)
Mỗi bản ghi là một hàng trong bảng, chứa thông tin về các thuộc tính của chủ thể được quản lí.
Kiểu dữ liệu (Data Type)
Kiểu dữ liệu là loại dữ liệu được lưu trữ trong một trường. Mỗi trường có một kiểu dữ liệu riêng.
Dưới đây là một số kiểu dữ liệu thường dùng trong Access:
| Kiểu dữ liệu | Mô tả | Kích thước lưu trữ |
|---|---|---|
| Text | Dữ liệu kiểu văn bản | 0 - 255 kí tự |
| Number | Dữ liệu kiểu số | 1, 2, 3, 4 hoặc 8 byte |
| Date/Time | Dữ liệu kiểu ngày giờ | 8 byte |
| Currency | Dữ liệu kiểu tiền tệ | 8 byte |
| Autonumber | Dữ liệu kiểu số đếm, tăng tự động cho bản ghi mới | 4 hoặc 16 byte |
| Yes/no | Dữ liệu kiểu boolean (lôgic) | 1 bit |
| Memo | Dữ liệu kiểu văn bản | 0 - 65536 kí tự |
Tạo và sửa cấu trúc bảng
a. Tạo cấu trúc bảng
Bước 1. Chọn đối tượng Table và nháy đúp Create Table in Design view
Bước 2. Nhập thông số trường
- Tên trường vào cột Field Name;
- Chọn kiểu dữ liệu trong cột Data Type;
- Mô tả nội dung trường trong cột Description (không bắt buộc);
- Lựa chọn tính chất của trường trong phần Field Properties.
Một số tính chất thường dùng của trường:
- Field size: Đặt kích thước tối đa cho dữ liệu của trường kiểu text, number, autonumber;
- Format: Quy định cách hiển thị và in dữ liệu;
- Default value: Xác định giá trị mặc định cho trường khi tạo bản ghi mới.
Bước 3. Chỉ định khóa chính (Primary key)
-
Khóa chính là một hoặc nhiều trường mà giá trị của chúng xác định duy nhất mỗi hàng trong bảng.
-
Các thao tác để chỉ định khóa chính:
- Chọn trường làm khóa chính;
- Nháy nút hoặc chọn lệnh Edit và chọn Primary key.
-
Access sẽ hiển thị ký hiệu chiếc chìa khoá ở bên trái trường đã chọn để cho biết trường đó được chỉ định làm khóa chính.
Lưu ý:
- Nếu không chỉ định khóa chính, Access sẽ tự động tạo một trường khoá chính có tên ID với kiểu AutoNumber.
- Access không cho phép nhập giá trị trùng hoặc để trống giá trị trong trường khóa chính.
Bước 4. Lưu cấu trúc của bảng
- Chọn File, sau đó chọn Save hoặc nhấn nút Save.
- Gõ tên bảng vào ô Table Name trong hộp thoại Save As.
- Nhấn nút OK hoặc ấn phím Enter.
b. Thay đổi cấu trúc bảng
-
Thay đổi thứ tự các trường:
- Chọn trường muốn thay đổi vị trí, nháy chuột và giữ.
- Xuất hiện hình nằm ngang trên trường đã chọn.
- Rời chuột đến vị trí mới, sau đó thả chuột.
-
Thêm trường:
- Trỏ chuột vào vị trí muốn chèn trường và chọn Insert Rows.
-
Xóa trường:
- Chọn trường muốn xóa và kích phải chuột, sau đó chọn Delete Rows.
-
Thay đổi khóa chính:
- Chọn trường muốn hủy khóa chính và kích vào biểu tượng.
c. Xoá và đổi tên bảng
-
Xóa bảng:
- Trong cửa sổ CSDL, kích phải chuột vào bảng muốn xóa và chọn lệnh Delete, sau đó chọn Yes để xác nhận xóa.
-
Đổi tên bảng:
- Kích phải chuột vào bảng muốn đổi tên.
- Chọn lệnh Rename.
- Nhập vào tên mới và nhấn Enter.
Đó là các kiến thức cơ bản về cấu trúc bảng trong Access. Hy vọng bạn đã hiểu và áp dụng thành công vào công việc của mình.
