Việc quản lý công việc hiệu quả và sử dụng chính xác các phương pháp sẽ giúp bạn nâng cao năng suất làm việc, tiết kiệm thời gian và mở ra nhiều cơ hội nghề nghiệp. Vậy làm thế nào để thực hiện quản lý công việc hiệu quả? Mời bạn đọc cùng theo dõi bài viết ngay sau đây để biết các phương pháp hay nên áp dụng nhé!
1. Liệt kê danh sách các công việc cần làm
Đây là bước đầu tiên và “cực kỳ” quan trọng trong các cách quản lý công việc hiệu quả. Việc dành một ít thời gian để suy nghĩ và liệt kê cụ thể những nhiệm vụ cần làm giúp bạn kiểm soát lượng việc trong ngày. Sau đó, hãy sắp xếp chúng theo thứ tự ưu tiên thực hiện trước và đặt ra deadline phù hợp.
Lên danh sách cụ thể những nhiệm vụ cần thực hiện
Ngoài ra, công việc sẽ được hoàn thành nhanh chóng và đầy đủ khi bạn viết vào sổ tay hoặc note vào lịch trình của mình, miễn là ở những nơi dễ thấy để không bỏ sót một nhiệm vụ nào. Một lưu ý nhỏ là bạn hãy giải quyết song song cả việc khó và dễ sẽ mang lại hiệu quả cao hơn đấy!
2. Lập thời gian biểu cho các công việc sẽ làm
Cách thức quản lý công việc hiệu quả tiếp theo là lên thời gian biểu phù hợp. Việc tận dụng khoảng thời gian nghỉ ngơi vào ngày cuối tuần để sắp xếp nhiệm vụ cũng như deadline cho các kế hoạch trong tuần kế tiếp sẽ thúc đẩy bạn có thêm động lực để thực hiện.
Học cách quản lý công việc - Lập thời gian biểu
Từng nhiệm vụ cần được sắp xếp và gắn với thời gian cần thực hiện và hoàn thành sẽ giúp bạn dễ dàng theo dõi, ghi nhớ và thực hiện hiệu quả hơn. Điều này cũng tạo nên một thói quen tốt để nhắc nhở bản thân phải cố gắng tuân thủ với những kế hoạch đã đặt ra đấy!
3. Đặt thời hạn để hoàn thành công việc
Việc ghi cụ thể các nhiệm vụ và đặt ra thời hạn cuối cùng (deadline) cần phải hoàn thành giúp bạn có nhiều quyết tâm để thực hiện. Tuy nhiên, bạn cần tránh tối đa tình trạng “nước đến chân mới nhảy” mà hầu như ai cũng đã mắc phải. Nếu để trường hợp xảy ra thì chắc chắn kết quả cũng như chất lượng công việc sẽ không đạt được như mong đợi.
Cách quản lý công việc hàng ngày - Thiết lập deadline cụ thể
4. Luôn có thời gian dự phòng
Đây là mẹo nhỏ nằm trong kỹ năng quản lý công việc hiệu quả mà chắc chắn bạn không nên bỏ qua. Khi sắp xếp lịch trình làm việc, bạn nên để dư ra một khoảng thời gian nhỏ để phòng trường hợp phát sinh những việc đột xuất cần phải giải quyết ngay. Điều này cũng sẽ giúp bạn kiểm soát tốt công việc và không bị bối rối trong những tình huống cấp bách.
Lập ra khoảng thời gian dự phòng để xử lý những việc nguy cấp
5. Không ôm đồn mọi việc
Một trong những cách quản lý công việc hiệu quả tiếp theo là bạn không nên dồn quá nhiều nhiệm vụ để làm cùng một lúc. Chính điều này sẽ gây ảnh hưởng lớn đến chất lượng cũng như tiến độ của kế hoạch đã đặt ra. Bạn có thể trao đổi lại với nhà lãnh đạo để cân nhắc lượng việc cũng như deadline phù hợp hơn.
Tránh tình trạng dồn quá nhiều việc cùng một lúc
Khi nhận thấy “khối lượng” việc trở nên quá tải, bạn nên xem xét và nhờ sự trợ giúp từ đồng nghiệp của mình. Việc san sẻ cùng thực hiện các nhiệm vụ sẽ giúp tạo nên sự gắn kết và tương tác tốt trong môi trường công sở.
6. Đảm bảo sức khỏe, không nên cố gắng quá sức
Làm thế nào để quản lý công việc hiệu quả? Một sức khỏe tốt chính là yếu tố đầu tiên có thể giúp bạn giải quyết mọi việc một cách hoàn hảo nhất. Dù lịch trình có dày đặc đến mấy, bạn cũng nên dành thời gian chăm sóc bản thân, nghỉ ngơi đúng cách và ăn uống đầy đủ. Điều này sẽ giúp bạn lấy lại nguồn năng lượng tích cực và tiếp tục hoạt động trong một ngày dài.
Dành thời gian nghỉ ngơi để lấy lại sức khỏe, năng lượng làm việc
Ngoài ra, việc thường xuyên vận động bằng việc luyện tập các bài giãn cơ thư giãn, thả lỏng sau những giờ làm việc căng thẳng cũng giúp bạn giải tỏa các áp lực rất tốt. Đừng để công việc chiếm toàn bộ thời gian của bạn, vừa rất có hại cho sức khỏe, dễ mắc các bệnh lý nguy hiểm mà lại không đạt được mục tiêu như đã đặt ra.
7. Dọn dẹp bàn làm việc thường xuyên
Dọn dẹp nơi làm việc cũng là một cách quản lý công việc hiệu quả. Bởi lẽ, sự bừa bãi chính là yếu tố gây nên mất động lực hoàn thành nhiệm vụ. Việc có quá nhiều giấy tờ hỗn độn trên bàn khiến bạn khó khăn khi tìm kiếm. Thay vào đó, hãy dành thời gian sắp xếp chúng một cách sạch sẽ, ngăn nắp đúng với trật tự.
Không để nơi làm việc bừa bộn, chất đống nhiều giấy tờ
Để thực hiện tốt điều này, bạn nên dọn dẹp ngay sau khi kết thúc mỗi buổi làm việc. Các tài liệu quan trọng tương ứng với từng công việc sẽ được sắp xếp riêng ở một vị trí dễ nhớ nhất. Bên cạnh đó, những giấy tờ không cần thiết hoặc đã lưu hết vào máy tính thì bạn hãy an tâm vứt vào sọt rác để tránh bừa bộn nhất có thể.
8. Kỷ luật đối với bản thân
Việc lập ra nguyên tắc nghiêm ngặt để tuân thủ và kỷ luật đối với bản thân khi không thực hiện tốt công việc là điều hoàn toàn cần thiết. Một khi kế hoạch đã đặt ra, bạn cần cố gắng tập trung hoàn thành đúng tiến độ, tránh tối đa tình trạng uể oải, xao nhãng sẽ không mang lại hiệu quả cao.
Tự kiểm điểm, kỷ luật bản thân khi không hoàn thành tốt công việc
9. Luôn chuẩn bị sổ tay ghi chú công việc
Cách quản lý thời gian hiệu quả trong công việc tiếp theo là bạn nên chuẩn bị cuốn sổ tay bên mình để ghi chép tất cả các nhiệm vụ cũng như deadline tương ứng một cách chính xác. Bên cạnh đó, khi phát sinh những lưu ý quan trọng hay có sự thay đổi kế hoạch thì bạn chỉ cần note vào thật đầy đủ và cẩn thận là xong.
Kỹ năng quản lý công việc hiệu quả - Luôn luôn có một quyển sổ ghi chép
10. Sắp xếp công việc đúng thời điểm
Đây cũng là một bước quan trọng bạn cần chú ý trong cách quản lý công việc hiệu quả. Đầu óc của con người sẽ minh mẫn và tập trung nhất vào mỗi buổi sáng, vì vậy bạn hãy tận dụng để giải quyết các việc khó vào thời gian này nhé!
Sắp xếp trật tự giải quyết từng công việc đúng thời điểm
Bên cạnh đó, thời điểm hợp lý để sắp xếp lịch trình cuộc họp hoặc trao đổi các vấn đề công việc là vào gần trưa. Duy trì thói quen này sẽ giúp bạn kiểm soát cũng như xử lý từng nhiệm vụ một cách có trật tự giờ giấc và mang lại hiệu quả cao.
11. Sử dụng phần mềm quản lý công việc
Phương pháp quản lý công việc hiệu quả được áp dụng phổ biến nhất hiện nay đó là dùng phần mềm hỗ trợ lên kế hoạch. Phần mềm fTodolist chính là một công cụ tiện ích mà bạn có thể tham khảo. Sản phẩm nằm trong bộ giải pháp quản trị Doanh nghiệp toàn diện do Fastdo cung cấp, áp dụng công nghệ tiên tiến, giúp bạn hoàn thành tốt mọi nhiệm vụ được giao.
Phần mềm quản lý công việc fTodolist cung cấp bảng thống kê nhiệm vụ đã hoàn thành
Phần mềm fTodolist giúp bạn dễ dàng lên kế hoạch, sắp xếp và chỉnh sửa các nhiệm vụ hàng ngày cũng như quản lý và thống kê kết quả. Đặc biệt, ứng dụng còn hỗ trợ nhà lãnh đạo bàn giao việc vô cùng nhanh chóng và linh hoạt, thống kê dữ liệu giữa các phòng ban để thuận tiện theo dõi.
Theo dõi danh sách công việc cần làm qua fTodolist
Những lợi ích mà Bộ giải pháp phần mềm lên kế hoạch và quản lý công việc hằng ngày (fTodolist) mang lại:
Đối với cấp nhân sự:
- Xây dựng kế hoạch công việc hàng ngày/ tuần/ tháng theo mức độ ưu tiên, cấp độ quan trọng, thời gian thực hiện. Sau khi đã có đầy đủ dữ liệu, phần mềm sẽ tự động hệ thống và sắp xếp thời gian biểu cho nhân sự.
- Hỗ trợ nhân sự tìm kiếm, xem và trích xuất các kế hoạch trong quá khứ một cách đơn giản trên cùng một không gian. Nhân sự không còn tình trạng phải đau đầu khi lục tung các file Excel rời và lưu trữ nhiều nền tảng khác nhau.
- Nhân sự có thể kiểm tra và xem lại quá trình thực hiện các todolist của mình như thế nào một cách trực quan và chi tiết thông qua các thống kê và báo cáo.
- Và tất nhiên, khi thực hiện todolist nghiêm chỉnh, nhân sự sẽ nhận được những phần thưởng nhỏ, tạo động lực.
Đối với cấp quản lý:
- Thông qua tính năng thống kê, báo cáo trực tiếp; quản lý có thể giám sát và đo lường được tính kỷ luật và mức độ hoàn thành kế hoạch đã đề ra của nhân sự.
- Theo dõi và giám sát toàn bộ công việc của nhân sự trong phòng/ ban hoàn toàn đơn giản.
- Theo dõi được thành tựu của từng cá nhân và phòng ban trong việc xây dựng và thực hiện kế hoạch.
Qua đó, bạn đã có toàn bộ các cách quản lý công việc hiệu quả nhất. Bên cạnh đó, việc sử dụng phần mềm fTodolist sẽ hỗ trợ bạn lên kế hoạch và hoàn thành nhiệm vụ nhanh chóng. Hãy liên hệ với Fastdo để được tư vấn chi tiết nhé!
