Hãy viết thư từ chối ứng viên một cách khéo léo để không gây tổn thương cho họ. Bạn có thể tham khảo những cách dưới đây để gửi thông điệp của mình một cách nhẹ nhàng và tử tế.
Tại sao cần viết thư từ chối ứng viên?
Gửi thư từ chối ứng viên là một phần quan trọng trong quy trình tuyển dụng. Việc này cho phép ứng viên biết mình đã không được chọn và nhận được phản hồi về quá trình phỏng vấn. Gửi thư từ chối cũng thể hiện sự trân trọng của công ty và chuyên viên tuyển dụng. Đồng thời, đó cũng là cơ hội để ứng viên rèn kỹ năng, nhận được những lời khuyên hữu ích để phát triển trong tương lai.
Tại sao cần viết thư từ chối ứng viên? Các bước để viết một bức thư từ chối hoàn chỉnh.
4 nguyên tắc cần nắm khi gửi thư từ chối
Việc gửi thư từ chối ứng viên có thể gây khó khăn cho nhà tuyển dụng, nhưng bạn có thể viết thư từ chối một cách khéo léo và gửi đi những thông điệp tích cực dựa trên 4 nguyên tắc sau:
Không từ chối ứng viên ngay sau buổi phỏng vấn
Việc từ chối ứng viên ngay sau buổi phỏng vấn có thể làm tổn thương họ. Hãy dành thời gian để xem xét và đưa ra quyết định. Gửi thư từ chối sau 1-2 ngày để ứng viên không bị loại trực tiếp và có cơ hội để hiểu lý do công ty không chọn họ.
Thể hiện thái độ lịch sự, nhã nhặn
Luôn thể hiện thái độ lịch sự, nhã nhặn trong thư từ chối. Đây là cách để cho thấy sự chuyên nghiệp và tôn trọng vị trí ứng viện. Đồng thời, đây cũng là cách để doanh nghiệp chọn lựa những ứng viên tốt nhất.
Tuyệt đối không giữ im lặng
Sự im lặng sau buổi phỏng vấn là điều đáng sợ nhất với ứng viên. Đừng bỏ qua quyền lợi của họ và hãy phản hồi kết quả một cách tích cực. Một thư từ chối không mất nhiều thời gian của bạn nhưng lại mở ra cơ hội mới cho người khác.
Không từ chối ứng viên qua điện thoại
Việc gọi điện trực tiếp để từ chối ứng viên có thể gây ảnh hưởng bởi cảm xúc. Viết thư từ chối là cách làm tốt hơn để bạn có thời gian chuẩn bị và truyền tải thông điệp một cách nhẹ nhàng, thân thiện.
Khám phá các nguyên tắc cần nắm khi gửi thư từ chối ứng viên.
Các bước để viết một bức thư từ chối ứng viên ít "đau thương"
Thông tin cá nhân của ứng viên
Trong lời chào đầu thư, hãy nhắc lại tên của ứng viên và vị trí mà họ ứng tuyển. Điều này thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng của bạn.
Cảm ơn
Hãy cảm ơn ứng viên vì đã dành thời gian tìm hiểu và ứng tuyển vào công ty của bạn. Lời cảm ơn này thể hiện sự tôn trọng và đánh giá công việc của họ.
Dành cho ứng viên những lời khen ngợi
Hãy công nhận và khen ngợi những điểm mạnh của ứng viên. Điều này giúp ứng viên nhận ra giá trị bản thân và tìm được vị trí phù hợp hơn để ứng tuyển.
Phản hồi
Hãy giải thích tại sao ứng viên không được chọn. Đưa ra lý do không chê bai năng lực hoặc kỹ năng của họ, mà thay vào đó, hãy đóng góp thông qua những ý kiến xây dựng và tích cực. Điều này giúp ứng viên hiểu và phát triển bản thân.
Mời ứng tuyển lại
Nếu ứng viên phù hợp với một vị trí khác, bạn có thể mời họ tìm hiểu và xem xét. Điều này mở ra một cơ hội mới cho ứng viên và cung cấp nguồn nhân lực dự phòng cho doanh nghiệp.
Gửi lời chúc
Cuối cùng, hãy gửi lời chúc tốt đẹp đến ứng viên trong con đường tìm kiếm công việc mới.
Các bước để viết một bức thư từ chối ít "đau thương".
3 mẫu thư từ chối ứng viên ai nhận cũng hài lòng
Dưới đây là 3 mẫu thư từ chối ứng viên mà bạn có thể sử dụng trong từng trường hợp cụ thể:
Trường hợp ứng viên không được chọn để phỏng vấn
THƯ CẢM ƠN
Thân gửi: … (tên ứng viên),
Chúng tôi thuộc bộ phận nhân sự thuộc công ty… đã nhận được hồ sơ ứng tuyển của bạn. Trước hết, chúng tôi chân thành cảm ơn bạn vì sự quan tâm của bạn đối với vị trí… của công ty chúng tôi.
Chúng tôi đánh giá cao những kiến thức và kinh nghiệm bạn đã tích lũy được trong các vị trí công việc trước đây. Tuy nhiên, sau khi xem xét các hồ sơ, chúng tôi nhận thấy bạn chưa thực sự phù hợp để tiếp tục với vòng phỏng vấn tiếp theo.
Chúc bạn may mắn trong quá trình tìm việc sau đó và hy vọng sẽ có cơ hội được hợp tác với bạn trong tương lai.
Trân trọng,
Ký tên
(Tên người hoặc bộ phận tuyển dụng)Trường hợp ứng viên đã vượt qua ít nhất một vòng phỏng vấn
THƯ CẢM ƠN THAM GIA PHỎNG VẤN
Thân gửi/ Mến gửi: … (tên ứng viên),
Chúng tôi cảm ơn và ghi nhận những nỗ lực, cố gắng của bạn giúp buổi phỏng vấn thành công tốt đẹp. Sự nhiệt huyết, đam mê và quyết tâm là những gì đội ngũ công ty nhận thấy và đánh giá cao ở bạn.
Nhưng trong toàn bộ quá trình tuyển chọn, chúng tôi nhận thấy tiềm năng và sự phù hợp của các ứng viên khác. Vì vậy, rất tiếc vì bạn và … (tên công ty) không có cơ hội hợp tác với vị trí…
Chúng tôi sẽ giữ lại hồ sơ của bạn để có thể tiếp tục liên hệ lại với bạn nếu công ty có nhu cầu tuyển dụng mới và phù hợp trong thời gian tới.
Trân thành cảm ơn và chúc bạn luôn gặp nhiều may mắn và thành công trong tương lai.
Trân trọng,
Ký tên
(Tên người hoặc bộ phận tuyển dụng)Trường hợp ứng viên có khả năng được chọn nhưng không nằm trong danh sách trúng tuyển
THƯ CẢM ƠN ỨNG VIÊN …
… (tên ứng viên) thân mến!
Trước tiên, chúng tôi xin cảm ơn bạn vì đã đồng hành cùng Công ty trong suốt quy trình tuyển dụng và hàng loạt vòng phỏng vấn phía sau. Chúng tôi trân trọng và thực sự đánh giá cao những thành tích, kinh nghiệm bạn đạt được ở độ tuổi tương đối trẻ. Bạn cũng là một trong những ứng viên được chúng tôi kỳ vọng và mong muốn hợp tác, đồng hành trong những dự án mới trong tương lai.
Đây là điều không dễ dàng nhưng sau khi cân nhắc, thảo luận kỹ càng, chúng tôi buộc phải đưa ra quyết định “Hẹn gặp lại bạn trong tương lai gần”. Đừng quá lo lắng bởi khi cánh cửa này đóng lại, sẽ có những cánh cửa, hy vọng mới mở ra.
Chúng tôi tin với khả năng, kiến thức và kinh nghiệm của bạn, tất cả mọi thứ mới chỉ là khởi đầu cho hành trình hứa hẹn phía trước.
Một lần nữa xin cám ơn những ý kiến của bạn đối với doanh nghiệp chúng tôi. Và hãy giữ liên hệ với chúng tôi vì trong tương lai, chúng tôi vẫn còn có nhu cầu tuyển dụng trở lại. Nếu có vấn đề gì thắc mắc bạn liên hệ với chúng tôi qua số…
Chúc bạn vững bước trên con đường mình đã chọn!
Trân trọng,
Ký tên
(Tên người hoặc bộ phận tuyển dụng)Tiếp thu những nguyên tắc cốt lõi trong việc viết thư từ chối ứng viên và sử dụng các mẫu thư từ chối phù hợp, bạn sẽ tạo được ấn tượng tích cực cho ứng viên. Chúc bạn thành công trong quá trình tuyển dụng!
Chia sẻ bài viết này trên:
