Kỹ năng quản lý công việc là điều quan trọng để hoàn thành công việc một cách hiệu quả trong thời gian ngắn. Với cùng một khối lượng công việc, những người có khả năng quản lý, tổ chức và sắp xếp tốt sẽ hoàn thành công việc nhanh chóng và hiệu quả hơn. Vậy, nhân viên cần trang bị những kỹ năng nào để đạt được điều này?
1. Kỹ năng quản lý công việc là gì?
Kỹ năng quản lý công việc là khả năng cá nhân sử dụng để tổ chức, sắp xếp và thực hiện công việc một cách hiệu quả và tiết kiệm thời gian. Quản lý công việc là một kỹ năng mà bất kỳ nhân viên nào cũng cần trang bị để đạt được hiệu suất làm việc tốt nhất.
Với cùng một khối lượng công việc được giao, nếu bạn không biết cách sắp xếp hợp lý, khó có thể hoàn thành công việc đúng thời hạn và có thời gian để nghỉ ngơi. Ngược lại, những người có kỹ năng quản lý tốt sẽ biết cách sắp xếp công việc một cách hiệu quả để dành thời gian cho các hoạt động khác.
2. 5 Kỹ năng quản lý công việc hiệu quả
Những kỹ năng quản lý công việc cá nhân nào cần trang bị để hoàn thành công việc hiệu quả nhất?
Kỹ năng lên kế hoạch
Phần lớn các công việc mà bạn cần thực hiện trong một ngày có mối liên hệ với nhau và tác động qua lại. Do đó, việc lên kế hoạch cụ thể cho toàn bộ công việc và từng công việc là điều quan trọng để "hệ thống hóa" công việc của bạn.
Lên kế hoạch cho công việc giúp bạn phân loại và sắp xếp công việc cần thực hiện trước và sau. Sau khi phân loại, bạn sẽ có định hướng để hoàn thành từng công việc. Việc lên kế hoạch công việc nên được thực hiện vào đầu ngày hoặc đầu mỗi buổi làm việc, trước khi bắt đầu làm việc.
Hình ảnh: Kỹ năng lên kế hoạch
Kỹ năng đặt giới hạn thời gian cho công việc
Mỗi ngày, mỗi người chỉ có 24 giờ. Tuy nhiên, tại sao lại có người hoàn thành được tất cả công việc trong khi có người vẫn thiếu thời gian? Đó là sự khác biệt giữa những người có kế hoạch làm việc và biết đặt giới hạn thời gian (deadline) cho công việc và những người không lên kế hoạch cụ thể.
Việc đặt giới hạn thời gian cho từng công việc sẽ tạo động lực thúc đẩy bạn thực hiện công việc, tránh trường hợp trì hoãn công việc. Đồng thời, giới hạn thời gian cho công việc giúp bạn tập trung tối đa, không làm việc lan man và hoàn thành đúng thời hạn được giao.
Kỹ năng nhắc nhở công việc
Việc phải thực hiện nhiều công việc trong cùng một khoảng thời gian có thể khiến bạn quên đi nhiệm vụ quan trọng. Vì vậy, mặc dù bạn đã có kế hoạch công việc cụ thể, bạn nên có hệ thống nhắc nhở.
Hình ảnh: Ứng dụng nhắc nhở công việc
Nếu bạn là cấp quản lý, bạn có thể nhắc nhở nhân viên về nhiệm vụ được giao. Nếu làm việc nhóm, bạn có thể nhắc nhở đồng nghiệp cùng nhóm. Còn đối với công việc cá nhân, bạn có thể sử dụng giấy ghi chú, lời nhắc trên điện thoại hoặc sổ ghi chú, các ứng dụng ghi chú trên word hoặc excel, v.v.
Kỹ năng đánh giá kết quả công việc
Đánh giá kết quả công việc giúp bạn biết được việc gì đã làm, chưa làm và có đạt yêu cầu hay không. Đây là thông tin cần thiết để bạn điều chỉnh kế hoạch và phương hướng thực hiện công việc.
Ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý công việc
Công nghệ thông tin mang lại nhiều ý tưởng sáng tạo để cải thiện công việc. Bạn có thể tìm hiểu các ứng dụng công nghệ để quản lý và thực hiện công việc hiệu quả và nhanh chóng.
Sử dụng các ứng dụng quản lý công việc trên điện thoại thông minh, máy tính bảng sẽ giúp rút ngắn thời gian làm việc và tiết kiệm công sức. Trong đó, sử dụng phần mềm quản lý công việc được xem là giải pháp tốt nhất để đạt hiệu quả làm việc cao nhất.
Hình ảnh: CloudOffice - Giải pháp quản lý công việc
CloudOffice là hệ thống văn phòng điện tử do Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn cung cấp. CloudOffice cung cấp nhiều chức năng ưu việt trong đó có quản lý và điều hành công việc.
Thay vì phải sử dụng nhiều ứng dụng để quản lý công việc, CloudOffice đã tích hợp nhiều tiện ích trên hệ thống, giúp cả bộ phận lãnh đạo và nhân viên dễ dàng theo dõi và thực hiện công việc hiệu quả.
Các chức năng mà CloudOffice cung cấp bao gồm:
- Quản lý văn bản: Văn bản đi, văn bản đến, tờ trình.
- Quản lý công việc: Tạo việc, theo dõi và xử lý công việc, đánh giá công việc.
- Quản lý tài liệu: Lưu trữ toàn bộ hồ sơ, tài liệu.
- Tiện ích văn phòng: Thảo luận, chat, ghi chú, nhắc nhở công việc.
- Cá nhân hóa: Tạo giao diện và chức năng tùy biến theo nhu cầu sử dụng.
Đó là tổng hợp những kỹ năng quản lý công việc cần trang bị để đạt hiệu quả tốt nhất. Sử dụng các phần mềm quản lý công việc như CloudOffice là giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp.
