KHI BẠN TRỞ THÀNH THỰC TẬP SINH TẠI BIG4 KIỂM TOÁN

Xin chào các bạn! Bạn đã tìm được nơi thực tập phù hợp cho mình chưa? Trong năm 2019, tôi đã có cơ hội thực tập tại một trong bốn công ty kiểm toán Big4. Sau thời gian làm việc và tích lũy kinh nghiệm, tôi nhớ lại những khoảnh khắc đầu tiên khi còn là thực tập sinh, khi mọi thứ còn mới mẻ và đầy bỡ ngỡ. Hiểu được những khó khăn đó, tôi muốn chia sẻ đôi điều về những trải nghiệm trong kỳ thực tập để các bạn có sự chuẩn bị tốt nhất và cái nhìn tổng quan về những gì một thực tập sinh sẽ trải qua. Hãy cùng khám phá nhé!

1. Thời gian thực tập

Kỳ thực tập thường kéo dài từ đầu tháng 12 đến đầu tháng 3 hoặc từ giữa tháng 12 đến cuối tháng 3. Thời gian này phụ thuộc vào lịch trình của công ty. Ví dụ, EY HCM thường bắt đầu từ đầu tháng 12, nên kỳ thực tập sẽ kết thúc vào cuối tháng 2. Trong khi đó, EY Hà Nội bắt đầu giữa tháng 12 và kết thúc vào cuối tháng 3. Các công ty Big4 khác cũng sẽ có thời gian thực tập tương tự. Mỗi lịch trình sẽ có ưu điểm và khuyết điểm riêng. Thực tập trong khoảng tháng 12 sẽ bận rộn vì vừa thi và vừa đi làm, nhưng được kết thúc sớm và có tháng 3 để làm báo cáo thực tập hoặc khóa luận tốt nghiệp. Tuy nhiên, bạn sẽ bỏ lỡ giai đoạn điên cuồng ra báo cáo cuối tháng 3 và khoảnh khắc vui vẻ lúc "giao thừa". Trong khi đó, việc thực tập giữa tháng 12 sẽ nhẹ nhàng hơn, nhưng tháng 3 sẽ bận rộn vì vừa làm báo cáo vừa làm khóa luận.

Ảnh minh họa: KHI BẠN TRỞ THÀNH THỰC TẬP SINH TẠI BIG4 KIỂM TOÁN

2. Những ngày đầu tiên của kỳ thực tập

Trong khoảng 1 tuần đầu tiên, bạn sẽ được công ty tổ chức lớp ôn lại kiến thức và nhận các thiết bị hỗ trợ cho quá trình thực tập (laptop, thẻ ra vào công ty). Kiến thức chủ yếu là những kiến thức cơ bản về kế toán để các bạn không thuộc chuyên ngành Kế - Kiểm cũng có thể nắm và các bạn Kế - Kiểm có cơ hội ôn tập kiến thức cơ bản về kiểm toán. Các kiến thức bao gồm định nghĩa, bản chất và cách định khoản các tài khoản như 111, 112, 331, 334, 641, 642,..; khái niệm cơ bản về kiểm toán như cơ sở dẫn liệu, rủi ro kiểm toán, mức trọng yếu,..; cách giao tiếp và xử lý các tình huống khi gặp khách hàng; cách sử dụng phần mềm của công ty như giới thiệu giao diện và phần mềm, cách ghi nhận ngày công, tăng ca, làm việc ngoài giờ,..; cách giải ngân các chi phí phát sinh khi đi kiểm toán như phí taxi, khách sạn, ăn uống,..; cách đăng tải dữ liệu liên quan đến cuộc kiểm toán; chu trình kiểm toán phần hành được ôn luyện là những phần kỳ vọng thực tập sinh phải làm trong thời gian thực tập.

3. Nhiệm vụ của thực tập sinh

Phần này sẽ là phần chi tiết hơn về những việc mà một intern sẽ làm trong kỳ thực tập. Nhiệm vụ của các bạn intern chủ yếu bao gồm các phần hành kiểm toán được giao, hỗ trợ kiểm tra chứng từ cho các anh/chị trong nhóm, chỉnh sửa và phát hành báo cáo, và công việc khác (Admin work).

• Kiểm toán phần hành: Khi bạn đi công tác, Trưởng nhóm kiểm toán sẽ phân công phần hành kiểm toán cho từng bạn trong nhóm để có sự chuẩn bị tốt nhất. Đối với intern, bạn nên tự liệt kê mỗi phần hành mình phải làm gì, thu thập chứng từ gì từ khách hàng, hoàn thành cái nào thì gạch bỏ cái đó. Phần chuẩn bị này rất quan trọng vì bạn chỉ qua khách hàng trong một tuần mà thôi, còn lại bạn làm ở công ty hoặc ở nhà. Nếu phát sinh vấn đề thiếu dữ liệu hay chứng từ, nhiều khách hàng rất khó, họ sẽ không cung cấp hoặc rất lâu sau đó mới có dữ liệu. Trong thời gian đi khách hàng, khi có gì không hiểu hoặc bạn nghĩ là khách hàng làm sai thì phải hỏi các anh/chị ngay, vì nếu bạn hiểu sai thì các anh/chị sẽ giải thích, còn nếu quả thật khách hàng làm sai thì Trưởng nhóm kiểm toán sẽ giúp bạn thảo luận với khách hàng.

• Hỗ trợ kiểm tra chứng từ: Thường phần của intern là dễ nhất và ít rủi ro nhất, và có thể sẽ có thời gian. Lúc đó bạn sẽ hỗ trợ các anh/chị trong nhóm kiểm tra chứng từ.

• Điều chỉnh báo cáo: Phần hành được làm xong sẽ được Trưởng nhóm kiểm toán tổng hợp vào một file excel, và từ file excel này sẽ được đưa số lên file word để thành báo cáo. Điều chỉnh báo cáo bao gồm cập nhật số từ excel vào file word, chỉnh định dạng báo cáo, chỉnh font, size chữ, canh lề, kiểm tra khoảng trắng, dấu chấm, dấu phẩy, in đậm/nghiêng, viết hoa/không viết hoa, lỗi chính tả,.. Tất cả là để đảm bảo báo cáo không bị sai dù chỉ một lỗi.

Sau đó, báo cáo được đưa cho Chủ nhiệm kiểm toán và Phó Tổng kiểm tra các vấn đề liên quan đến số liệu và thuyết minh để đưa ra ý kiến kiểm toán. Nếu có vấn đề, Trưởng nhóm kiểm toán cùng thực tập sinh điều chỉnh lại. Đây là bước rất quan trọng.

• Hỗ trợ phát hành báo cáo: Giai đoạn này là sau khi Trưởng nhóm kiểm toán đã chốt được báo cáo với khách hàng, bên cạnh đó cũng đã được các cấp xem xét để có thể đưa ra ý kiến kiểm toán. Thường các bạn thực tập sinh sẽ được huy động để đóng báo cáo, đưa báo cáo cho khách hàng. Tất cả đều dưới sự hướng dẫn của các Trưởng nhóm kiểm toán.

• Công việc Admin: Các bạn intern sẽ hỗ trợ các anh/chị theo dõi thư xác nhận, gấp thư xác nhận vào box file, in ấn/photo/scan giấy tờ, đặt khách sạn, thanh toán phí di chuyển, hỗ trợ nhóm đặt đồ ăn,..

Mình từng đi một job hồi đợt thực tập, thư xác nhận của job đó rất nhiều, phải nhờ đến sự hỗ trợ của các bạn khác và thậm chí là Chủ nhiệm kiểm toán của job đó phải ngồi gấp thư xác nhận với tụi mình tới 9 giờ tối. Đó là trải nghiệm mà mình không bao giờ quên được, cả nhóm cùng làm, cùng cười nói, không phân biệt level cao hay thấp, tất cả đều làm vì mục tiêu chung.

Nhìn chung, khi vào mùa bận tất cả những việc này ai cũng phải làm, không kể đó là thực tập sinh hay Trưởng nhóm kiểm toán hay thậm chí là Chủ nhiệm kiểm toán, ai đang rảnh thì người đó làm, không phải là do bạn là intern nên bạn chỉ được làm việc ít não đâu nhé. Trong giai đoạn này, bạn không cần phải lo sợ gì cả. Thực tập sinh sẽ được đánh giá chủ yếu trên thái độ, tinh thần sẵn sàng, không ngại khó, còn về mặt kiến thức có thể trau dồi thêm. Mình đã từng gặp một trường hợp bạn có kiến thức tốt về chuyên ngành và đã lấy được bằng ACCA. Nhưng tính cách bạn hơi tự cao, luôn làm theo ý mình, cuối cùng cũng gây ra rắc rối và bị “đào thải”. Đúng là kiến thức bạn có thể giỏi hơn người khác, nhưng kinh nghiệm thì chắc chắn bạn không bằng nên cần phải khiêm tốn học hỏi.

Chúc bạn có kỳ thực tập thành công và nhiều trải nghiệm tuyệt vời nhé!