Việc tạo thời khóa biểu trong Excel không chỉ hữu ích cho các thầy cô giáo mà còn cho bất kỳ ai muốn quản lý lịch dạy chuyên nghiệp và hiệu quả. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu cách tạo thời khóa biểu trong Excel và các bước đơn giản để quản lý lịch dạy một cách dễ dàng.
Hướng dẫn tạo thời khóa biểu trong Excel
1. Tạo thứ, ngày cho thời khóa biểu Excel
- Bước 1: Đầu tiên, hãy tạo tên cho thời khóa biểu và viết các thứ trong tuần.
- Bước 2: Tiếp theo, khoanh vùng 5 ô dưới Chủ nhật hoặc 3, 4 ô tùy vào lịch học và lịch dạy các môn hôm đó, sau đó chọn biểu tượng Bottom Border và nhấn Thick Outside Borders.
- Bước 3: Tại góc dưới bên phải ô mà bạn vừa tạo, kéo từ Chủ nhật đến thứ Bảy để tạo ô cho từng tuần.
- Bước 4: Bạn bôi đen hàng vừa kéo ra từ Chủ nhật đến thứ Bảy, sau đó nhấn chuột phải chọn Copy để dán hàng này xuống những hàng còn lại, tất cả là 30 ô trong 1 tháng. Bạn có thể xem lịch để tạo được số hàng tương ứng.
- Bước 5: Xem ngày 1 của tháng là thứ mấy trong tuần, sau đó nhập số 1 vào lịch. Tiếp đến, tại ngày tiếp theo dùng phép tính + 1 với ô đằng trước như hình sẽ ra được ngày tiếp theo.
Chúng ta sẽ phải gõ thủ công với phép tính cộng trong Excel tới ngày thứ Hai trong tuần.
Sau đó, tại ô ngày thứ Hai, chúng ta nhấn chuột vào góc phải bên dưới, rồi kéo sang phải để điền tự động ngày trong tuần.
- Bước 6: Bôi đen tuần hoàn chỉnh từ Chủ nhật đến thứ Bảy, sau đó chọn Copy. Sau đó, paste xuống dưới những hàng còn lại trong tháng.
Nếu thừa ô nào thì chỉ cần xóa số ngày trong ô đó là được.
2. Thêm môn học vào thời khóa biểu tạo trong Excel
-
Bước 1: Thêm cột các môn dạy riêng ở cạnh thời khóa biểu hoặc các em học sinh có thể điền môn cần học.
-
Bước 2: Bôi đen toàn bộ dữ liệu hiện có trong trang sheet này gồm cả thời khóa biểu và cột danh sách môn học đó rồi nhấn vào Conditional Formatting > Highlight Cells Rules > Text that contains.
- Bước 3: Hiển thị giao diện mới, tại mục này bạn nhập tên môn học Toán rồi tại vùng chọn màu nhấn vào biểu tượng mũi tên rồi chọn Custom Format.
- Bước 4: Hiển thị giao diện chỉnh định dạng, nhấn vào mục Fill rồi chọn màu cho môn học. Nhấn OK để chọn màu đó cho môn học.
- Bước 5: Thêm lịch các môn học vào thời khóa biểu, điền thời gian và từng môn học sẽ đều hiển thị bởi màu riêng.
Chúng ta điền đầy đủ thời gian học cho từng môn ở từng ngày và hiển thị với những màu sắc khác nhau.
3. Cách đổi ngày tháng trong thời khóa biểu Excel
Khi hết thời khóa biểu của tháng cũ, bạn có thể đổi ngày nhanh chóng của tháng mới.
- Bước 1: Đầu tiên, nhập ngày 1 của tháng bắt đầu vào thứ mấy trong tuần.
- Bước 2: Sau đó, tích chuột vào góc dưới của ô đầu tiên của thứ Bảy trong tháng đó rồi kéo về ô bạn vừa gõ số 1, ngày của thời khóa biểu tự động nhảy theo.
- Bước 3: Kết quả các ngày còn lại trong tháng được điền tự động mà bạn không cần phải nhập thủ công.
Cuối cùng, chúng ta chỉ cần điền môn học vào thời khóa biểu với màu sắc của môn học cũng được điền tự động.
Việc tạo và quản lý thời khóa biểu trong Excel giờ đây trở nên dễ dàng và tiện ích hơn bao giờ hết. Hãy thử áp dụng các bước trên để tạo thời khóa biểu của riêng bạn và tận hưởng sự hiệu quả và chuyên nghiệp trong công việc hàng ngày của bạn.
