Vấn đề mà các nhà quản lý phải đối mặt là làm cách nào để tránh việc lỗi tái diễn và giảm số lỗi hoặc vấn đề xuất hiện trong quá trình sản xuất thông qua việc áp dụng các kỹ thuật như Defect Prevention hoặc trong trường hợp riêng lẻ, phân tích nguyên nhân gốc rễ (RCA)...
Với vai trò người quản lý, chúng ta cần trấn tĩnh và xử lý vấn đề một cách chuyên nghiệp, dựa trên cơ sở khoa học, sửa chữa các lỗi hệ thống và quan trọng hơn là tránh chỉ trích cá nhân.
Dưới đây, mình muốn chia sẻ với mọi người một phương pháp để ngăn ngừa lỗi hoặc cải tiến quy trình sản xuất, nâng cao năng lực của quy trình sản xuất.
Xác định Vấn Đề
Đầu tiên, hãy tổng hợp tất cả các lỗi được phát hiện bởi khách hàng trong quá trình UAT cho các phiên bản đã phát hành. Số lỗi trong mỗi phiên bản có thể chuẩn hóa thành mật độ lỗi, bao gồm tỷ lệ lỗi (lỗi chính và lỗi nhỏ) / Kích thước phần mềm (FP, SP, SLOC). Dưới đây là bảng thống kê:
Sau đó, đưa dữ liệu lên biểu đồ điều khiển và xử lý các điểm ngoại lệ nếu có.
Ghi chú:
- Các điểm ngoại lệ thường được xác định bằng các luật, ví dụ như: 1 điểm nằm ngoài giới hạn kiểm soát (đường màu đỏ) hoặc 7 điểm dữ liệu liên tục nằm ở một phía của đường trung tâm (đường màu xanh).
- Khi gặp điểm ngoại lệ, chúng ta cần tìm nguyên nhân gây ra điểm ngoại lệ và đưa ra giải pháp để tránh việc tương tự xảy ra.
- Trong quản lý quá trình thống kê (SPC), nếu quá trình vẫn tồn tại điểm ngoại lệ, có thể xem rằng quá trình chưa ổn định (Không ổn định). Ngược lại, nếu quá trình ổn định và đáp ứng mục tiêu dự kiến của các bên liên quan, quá trình được coi là có khả năng (quy trình tốt).
Tìm Ra Nguyên Nhân Gây Ra Lỗi
Tổ chức cuộc họp với nhóm dự án, tất cả những người liên quan trực tiếp đến các lỗi đã xảy ra, sử dụng sơ đồ xương cá (fishbone diagram) để xác định tất cả các nguyên nhân có thể gây ra các lỗi đó.
Phân Tích Từng Lỗi
Phân tích từng lỗi (thông thường, người đã tham gia sửa lỗi sẽ phân tích lỗi đó) và tìm ra một hoặc nhiều nguyên nhân cụ thể đã gây ra lỗi đó.
Thống Kê Và Vẽ Biểu Đồ Pareto
Từ kết quả ở bước trước, chúng ta thống kê số lượng lỗi mà mỗi nguyên nhân cụ thể đã gây ra và sắp xếp các nguyên nhân theo tần suất gây lỗi từ cao đến thấp.
Tiếp theo, sử dụng bảng dữ liệu trên để vẽ biểu đồ Pareto (Có thể sử dụng Minitab).
Phân tích vấn đề: Từ đây, chúng ta có thể rút ra một kết luận quan trọng: 3 nguyên nhân hàng đầu trong biểu đồ Pareto trên đã gây ra 80% số lỗi mà khách hàng đã tìm thấy.
- Dưới hình thức này, chúng ta chỉ cần quan tâm giải quyết 20% nguyên nhân gây ra 80% số lỗi - trong thực tế, không thể có đủ thời gian và nguồn lực để giải quyết tất cả nguyên nhân gây lỗi.
Đề Xuất Giải Pháp Và Thực Hiện Biện Pháp Ngăn Ngừa Lỗi
Cùng thảo luận và đưa ra giải pháp cụ thể và kế hoạch để khắc phục ngay 3 vấn đề được xác định. Thực hiện bảng kế hoạch đã đề ra.
Đánh Giá Hiệu Quả Sau Cải Tiến
Sau khi hoàn tất bảng kế hoạch đã nêu trên, để dự án chạy trong một thời gian và sau đó đo lường và so sánh mật độ lỗi trước và sau cải tiến.
Cách 1: Sử dụng biểu đồ điều khiển và quan sát bằng mắt thường (Minitab)
Cách 2: Sử dụng phương pháp thống kê (ví dụ: T-Test - Minitab).
Nếu giá trị P <= 0.05 -> Đã có sự thay đổi đáng kể về thống kê -> Giải pháp hiệu quả -> Chất lượng đã được cải thiện đáng kể.
Để tổng kết, Defect Prevention là một kỹ thuật áp dụng hiệu quả để ngăn chặn lỗi, kiểm soát chất lượng và cải tiến quy trình hoặc dây chuyền sản xuất. Ngoài ra, chúng ta cũng có thể áp dụng kỹ thuật này để giải quyết nhiều vấn đề khác, ví dụ như phân tích ý kiến đóng góp từ tất cả nhân viên trong công ty sau một cuộc khảo sát về sự hài lòng của nhân viên và đưa ra giải pháp để nâng cao mức độ hài lòng và sự gắn kết của nhân viên.
Hy vọng chia sẻ trên sẽ hữu ích cho mọi người,
Người viết,
Hoàng Sỹ Quý, PMP, PMI-ACP, Scrum@Scale, Agile Coach, PMP and PMI-ACP Trainer
Chuyên luyện thi PMP, PMI-ACP Interactive Online (Virtual Instructor-Led Training)
- Lớp học & luyện thi PMP khóa 2: Bắt đầu cuối tháng 2 - Thi và lấy chứng chỉ cuối tháng 6
- Lớp học & luyện thi PMI-ACP khóa 2: Bắt đầu trong tháng 3, kết thúc và lấy chứng chỉ cuối tháng 6
- Thông tin chi tiết và liên hệ: Skype: hoangsyquy - email: [email protected]
