Viết một lá đơn xin nghỉ việc giúp bạn hoàn thành quá trình xin nghỉ việc một cách thuận lợi, thể hiện sự chuyên nghiệp, và tinh thần trách nhiệm cao. Vậy cần viết như thế nào để đạt được những mục đích trên? Thông qua bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ giúp bạn giải đáp thắc mắc trên.
Nên viết đơn xin nghỉ việc khi nào?
Tại khoản 1, điều 35, Bộ Luật lao động năm 2019 và điều 7 nghị định 145/2020/NĐ-CP về hướng dẫn thi hành Bộ Luật lao động, thời gian người xin nghỉ cần thông báo là:
- Đối với hợp đồng lao động kéo dài từ 12 đến 36 tháng: Người lao động báo trước 30 ngày.
- Đối với hợp đồng lao động kéo dài dưới 12 tháng: Người lao động báo trước 3 ngày.
- Đối với hợp đồng không có sự quy định về thời hạn: Người lao động cần báo trước 45 ngày.
Cũng theo đó, có một số trường hợp người lao động có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng mà không cần sự cho phép từ phía người sử dụng lao động. Như vậy bạn không cần sử dụng tới đơn xin thôi việc.
Lý do chính đáng khi viết đơn xin thôi việc
Khi quyết định xin nghỉ việc, bạn nên đưa ra một lý do hợp lý để không gây khó xử cho công ty, cũng như ảnh hưởng đến danh tiếng bản thân. Những lý do nghỉ việc không chính đáng sẽ khó được chấp thuận và phê duyệt. Cho nên, hãy suy nghĩ thật kỹ trước khi viết phần lý do thôi việc. Đây là phần quan trọng nhất của lá đơn, cho thấy thái độ làm việc và sự chuyên nghiệp của nhân sự. Sau đây là một số lý do chính đáng khi viết đơn xin nghỉ việc:
- Lý do sức khỏe không đảm bảo
- Môi trường làm việc hiện tại không phù hợp với bản thân
- Định hướng sự nghiệp không còn phù hợp với công ty
- Chế độ đãi ngộ chưa thỏa đáng với công sức bỏ ra
- Thay đổi nơi sinh sống
- Tiếp tục học nâng cao kiến thức, trình độ chuyên môn
- Mâu thuẫn với Sếp/đồng nghiệp không thể hòa giải
Nhìn chung những nguyên nhân xuất phát từ cuộc sống cá nhân thường sẽ không được phê duyệt. Nếu lấy những lý do trên làm lý do để xin nghỉ việc, bạn sẽ bị đánh giá thấp về thái độ làm việc, mặc cho năng lực của bạn có tốt đến đâu. Vì vậy, chỉ nên nghỉ việc khi đã cân nhắc rất kỹ và tìm hiểu đủ những kiến thức liên quan đến quy trình nghỉ việc.
Quy trình xin nghỉ việc
Trước khi viết đơn xin nghỉ việc, chúng ta cùng tìm hiểu một quy trình nghỉ việc diễn ra như thế nào nhé. Mỗi một doanh nghiệp có một quy định nghỉ việc riêng đảm bảo việc hoạt động không bị ảnh hưởng. Dưới đây là quy trình xin nghỉ việc chung bạn có thể tham khảo:
Viết và nộp đơn xin nghỉ việc
Việc đầu tiên bạn cần làm nhằm thông báo với Ban Nhân sự, Ban Giám đốc về việc ngừng hợp tác của bạn với công ty. Đó là ý nghĩa của lá đơn xin nghỉ việc. Việc thông báo có thể qua trao đổi trực tiếp, tuy nhiên giữa người sử dụng lao động và người lao động cần làm việc trên giấy tờ để hạn chế những rắc rối pháp lý về sau.
Quản lý xét duyệt
Sau khi xem xét lý do nghỉ việc, nhân sự và quản lý, người có thẩm quyền trực tiếp trao đổi. Nếu hai bên đạt được thỏa thuận, nhân sự có thể tiếp tục công việc. Trong trường hợp còn lại, quản lý có trách nhiệm phản hồi với nhân sự trong vòng tối đa 2 ngày.
Phòng nhân sự xác nhận
Tiếp theo, đơn xin nghỉ việc của bạn sẽ được bộ phận nhân sự cần thống nhất với các cấp quản lý để giải quyết nhu cầu của nhân sự, tối đa trong 3 ngày làm việc.
Bàn giao công việc
Sau khi nhận được sự xác nhận từ bộ phận nhân sự, bạn cần bàn giao công việc của mình với nhân sự mới. Hiện tại chưa có luật nào quy định nhân sự bắt buộc phải bàn giao công việc trước khi nghỉ. Nếu trong hợp đồng quy định, bạn mới cần làm công việc này.
Giải quyết hợp đồng
Bước tiếp theo, bạn cần hoàn thành nốt những công việc được giao trước khi chính thức nghỉ việc. Trong khi đó, bạn cũng cần thực hiện giấy tờ liên quan đến việc bàn giao tài sản, tài liệu, hồ sơ công ty và bản cam kết khi nghỉ việc.
Ra quyết định nghỉ việc
Phòng nhân sự có trách nhiệm lập biên bản nghỉ việc, gửi cho Giám đốc để xác nhận, sau đó gửi lại cho nhân sự. Sau khi nhận được xác nhận, nhân sự hoàn toàn chấm dứt hợp đồng lao động với công ty.
Thanh toán nốt các chế độ cho nhân sự
Nếu trong trường hợp nhân sự kết thúc hợp đồng nhưng vẫn chưa nhận đủ các chế độ trong quá trình làm việc, phía công ty phải có trách nhiệm thanh toán. Sau khi nhân sự nghỉ việc, kế toán công ty thực hiện thanh toán tiền lương, bảo hiểm… trong thời gian từ 1 tuần tới 1 tháng.
Như vậy có thể thấy, viết đơn xin nghỉ việc nằm trong bước đầu tiên của quy trình nghỉ việc. Nếu bạn đang có ý định này, hãy cân nhắc để nộp đơn xin thôi việc trong thời điểm phù hợp.
Cấu trúc của một tờ đơn xin nghỉ việc
Đơn xin thôi việc cũng có cấu trúc giống các lá đơn khác, tuy nhiên có một chút khác biệt. Nhìn chung, gồm ba phần mở đầu, phần thân và phần kết thúc. Độ dài của lá đơn tùy thuộc vào yêu cầu của từng công ty, không có một form mẫu chung áp dụng cho tất cả. Tuy nhiên, để đảm bảo cấu trúc cơ bản, đơn xin nghỉ việc bao gồm những nội dung sau:
- Phần mở đầu: Quốc hiệu - Tiêu ngữ - Tên đơn (Đơn xin nghỉ/thôi việc)
- Phần thân: Thông tin người nhận - Thông tin người viết - Lý do xin thôi việc - Thời gian nghỉ việc - Thông tin bàn giao công việc
- Phần kết thúc: Lời cam kết và cảm ơn - Thời gian làm đơn - Ký tên, đóng dấu
XEM NGAY: Top 10 ứng dụng tìm việc làm gấp tốt nhất
Top 10 đơn xin nghỉ việc phổ biến
Như đã đề cập ở trên, không có một mẫu đơn nào áp dụng cho tất cả các trường hợp. Bạn cần xác định rõ tính chất, yêu cầu công việc của mình, lựa chọn dung lượng, đồng thời dựa vào yêu cầu quy trình xin nghỉ việc của công ty. Sau khi cân nhắc kỹ lưỡng và quyết định xin nghỉ, bạn có thể bắt tay vào viết đơn xin thôi việc dựa trên những mẫu đơn xin nghỉ việc có sẵn dưới đây, đầy đủ từ đơn giản cho đến chuyên nghiệp:
Một số lưu ý khi viết đơn xin nghỉ việc
Cuối cùng, hãy lưu lại những chú ý dưới đây để hoàn thiện đơn xin thôi việc một cách chỉn chu nhất. Dưới đây là một số điều nên làm và không nên làm khi viết đơn xin nghỉ việc:
Những điều bạn nên làm
Khi viết đơn xin nghỉ việc, bạn cần viết đúng chính tả, sử dụng ngôn ngữ hành chính. Bên cạnh đó, bạn cần trình bày bố cục rõ ràng, dành mạch, lý do xin nghỉ việc thuyết phục. Sau đây là những điều bạn nên làm khi viết đơn xin thôi việc, cụ thể:
Viết đúng chính tả, ngữ pháp
Trước khi nộp đơn, bạn nên kiểm tra một lượt các lỗi ngữ pháp, chính tả. Để thuận tiện bạn có thể sử dụng các phần mềm kiểm tra online, hoặc đơn giản hơn bật chế độ check chính tả ở phần mềm Word.
Căn chỉnh, định dạng
Những văn bản mang tính chất hành chính thường sử dụng khổ giấy A4, phông chữ Times New Roman, cỡ chữ 13 hoặc 14, dãn cách dòng 1.15, khoảng cách đoạn với nhau là 6pt. Căn lề trên, dưới, trái, phải lần lượt là 20-25mm; 20-25mm; 30-35mm; 15-20mm. Viết in hoa, bôi đen toàn bộ tên lá đơn. Với bản viết tay không cần bôi đen. Định dạng in nghiêng đối với địa điểm, thời gian viết đơn. Người làm đơn và xác nhận của người có thẩm quyền cần bôi đen.
Bố cục rõ ràng, mạch lạc
Sự mạch lạc, rõ ràng trong văn bản phản ánh tư duy của mỗi người. Một bố cục chặt chẽ giúp bạn hạn chế lặp ý, lặp từ đồng thời tiết kiệm thời gian.
Khoảng trống
Ngoài bố cục mạch lạc, việc trình bày lá đơn cũng góp phần quan trọng. Một văn bản tốt luôn có những khoảng nghỉ cho mắt. Bạn nên để dãn cách các dòng với nhau, dãn cách giữa đoạn trên và dưới một khoảng hợp lý để người có thẩm quyền dễ dàng đọc và xét duyệt nhanh nhất. Ngoài ra, bạn chú ý để một khoảng trống vừa phải phía dưới dành cho phần ký tên và đóng dấu từ công ty.
Ngôn ngữ hành chính, trang trọng
Ngôn ngữ nói, từ ngữ thiếu nghiêm túc, giọng văn hài hước là điều cần tránh khi viết một lá đơn xin nghỉ việc. Bạn nên thể hiện thái độ nhã nhặn, lịch sự trong cách hành văn, sử dụng từ ngữ thể hiện sự nghiêm túc trong đơn.
Có rất nhiều quan điểm về việc nên sử dụng đại từ nhân xưng nào trong đơn xin thôi việc. Bạn nên sử dụng nhân xưng “tôi” để đảm bảo tính lịch sự, trang trọng nhất cho lá đơn. Hoặc bạn có thể sử dụng đại từ “em” sẽ thể hiện tính thân mật, gần gũi hơn nhưng vẫn đủ nghiêm túc.
Lời cảm ơn chân thành
Cuối đơn xin thôi việc, dù dài hay ngắn, bạn nên có lời cảm ơn cho công ty, đồng nghiệp đã giúp đỡ bạn trong suốt thời gian làm việc. Không cần quá phô trương, dài dòng, bạn chỉ cần thể hiện sự chân thành và một thái độ biết ơn sẽ để lại ấn tượng tốt.
Thái độ tốt
Bạn nên thể hiện một thái độ tích cực trong lá đơn cũng như trong cả quá trình bàn giao, xin nghỉ việc. Điều này không chỉ giúp bạn giữ được mối quan hệ tốt đẹp với đồng nghiệp, công ty cũ mà còn minh chứng cho sự chuyên nghiệp của bạn.
Những điều bạn cần tránh
Một đặc điểm chung của các mẫu đơn là sự đơn giản, ngắn gọn. Trình bày quá lan man, dài dòng là điều không cần thiết, dễ khiến người duyệt đơn cảm thấy thiếu chuyên nghiệp. Do đó, bạn nên đi thẳng vào trọng tâm vấn đề. Sử dụng câu đơn, từ nối, dấu câu hiệu quả sao cho tăng sự mạch lạc trong diễn đạt.
Điều tối kỵ tiếp theo bạn cần tránh đó là viết sai thông tin người nhận, tên công ty,… Lỗi này thường do người viết không kiểm tra lại trước khi nộp đơn. Viết chính xác thông tin tuy cơ bản nhưng thể hiện sự tôn trọng tối thiểu của bạn dành cho công ty, vị trí mình từng làm.
Tuyệt đối tránh đưa những lời phàn nàn, tiêu cực về vị trí công việc hay những người có liên quan trong lá đơn. Bạn nên giữ thái độ hòa nhã, chuyên nghiệp ngay cả khi không làm việc ở vị trí đó.
Tạm Kết
Việc viết đơn xin nghỉ việc cũng cần một chút kỹ năng để đảm bảo quá trình nghỉ việc của bạn thuận lợi nhất. Nếu bạn chưa biết cách viết, hãy lựa chọn một trong số những mẫu đơn trên từ Hoàng Hà Mobile để áp dụng nhé!
XEM THÊM: Cách viết Email xin việc tạo ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng
