Trong mỗi doanh nghiệp để có thể vận hành và phát triển tốt, quy trình quản lý công việc là yếu tố không thể thiếu. Hiện nay, một phương pháp quản trị nổi tiếng và thành công được nhiều công ty áp dụng là Kanban. Vậy Kanban là gì? Cách sử dụng Kanban Board để quản lý công việc hiệu quả? Hãy cùng tìm hiểu ngay!
Kanban - Hệ thống quản lý công việc hiệu quả
Kanban là một thuật ngữ bắt nguồn từ công ty chế tạo xe hơi Toyota. Đây là phương pháp quản lý được áp dụng rộng rãi trong ngành công nghiệp để giảm thiểu lãng phí và tối ưu hiệu suất làm việc. Kanban cho phép tối ưu quy trình làm việc bằng cách sử dụng bảng quản lý công việc có 3 cột: "Cần làm", "Đang làm", và "Đã làm". Mỗi công việc được viết trên một thẻ và xếp theo tình trạng công việc.
Ảnh chụp hệ thống Kanban tại nhà máy Toyota
Kanban không chỉ áp dụng trong xưởng công nghiệp, mà còn được hàng ngàn người trên khắp thế giới sử dụng mỗi ngày để quản lý công việc hiệu quả. Đói với tính đơn giản và dễ sử dụng, Kanban giúp bạn xác định nhiệm vụ cần làm, quản lý tiến độ công việc và dễ dàng điều chỉnh ưu tiên công việc.
Phân loại thẻ Kanban trong doanh nghiệp
Kanban có thể được áp dụng vào nhiều loại công việc khác nhau. Dưới đây là 5 loại thẻ Kanban Card thường được sử dụng:
- Transport Kanban (Vận chuyển): Thẻ Kanban được sử dụng để báo cho công đoạn trước được chuyển chi tiết cho công đoạn sau.
- Production Kanban (Sản xuất): Được sử dụng để báo cho dây chuyền sản xuất cần sản xuất chi tiết, sản phẩm nào để bù vào lượng hàng hóa đã xuất đi.
- Supplier Kanban (Cung ứng): Loại thẻ được sử dụng để hỗ trợ cho chuỗi cung ứng sản phẩm của doanh nghiệp, thông báo cho nhà cung cấp số lượng nguyên vật liệu hoặc bán thành phẩm cần giao.
- Temporaly Kanban (Tạm thời): Kanban được phát hành có thời hạn trong trường hợp đột xuất thiếu hàng.
- Signal Kanban (Tín hiệu): Loại thẻ Kanban được sử dụng để thông báo kế hoạch cho các công đoạn sản xuất theo lô.
Kanban được sử dụng khi nào?
Kanban có thể được sử dụng trong nhiều lĩnh vực và mang lại hiệu quả cao. Dưới đây là một số trường hợp khi nên sử dụng Kanban:
- Quản lý dự án: Kanban giúp cải thiện hiệu suất của nhóm làm việc.
- Quản lý công việc cá nhân: Kanban giúp tăng tính tổ chức và tập trung vào công việc.
- Công việc linh hoạt: Kanban dễ dàng thích ứng với các thay đổi và ưu tiên công việc.
- Công việc thông qua công nghệ: Kanban có thể áp dụng trong quản lý phát triển phần mềm và công nghệ thông tin.
- Công việc trực quan: Kanban giúp trực quan hóa công việc và theo dõi tiến độ.
Kanban là gì? Cách sử dụng Kanban Board để quản lý công việc hiệu quả
Các nguyên tắc cơ bản của phương pháp Kanban Board
Phương pháp Kanban Board hướng tới việc tạo ra một công cụ quản lý công việc dựa trên quy trình liên tục và tiến hóa. Dưới đây là các nguyên tắc cơ bản của Kanban Board:
1. Trực quan hóa công việc
Kanban giúp bạn trực quan hóa công việc, giúp bạn nhìn thấy tổng quan công việc một cách rõ ràng. Bằng cách này, bạn có thể biết được số lượng công việc và tình trạng hiện tại. Kanban giúp bạn nhanh chóng nhận ra các vấn đề và trở ngại có thể gây trệ hoặc gây cản trở công việc.
2. Giới hạn công việc đang làm (Limit WIP - Limit Work In Progress)
Nguyên tắc này giới hạn số lượng công việc đang được tiến hành đồng thời ở mỗi trạng thái. Nguyên tắc này giúp giảm thời gian thông qua hệ thống Kanban, đồng thời giúp tập trung vào công việc đang làm mà không phân tán qua nhiều công việc khác.
3. Quản lý luồng công việc
Quản lý luồng công việc trong Kanban là quản lý cách triển khai công việc, không bao gồm quản lý con người. Phương pháp này giúp quản lý tiến độ của các hạng mục công việc trong quá trình triển khai.
4. Cải tiến liên tục
Cải tiến liên tục là nguyên tắc quan trọng trong Kanban. Từ việc đo đạc hiệu suất, nhóm có thể đánh giá và thử nghiệm để cải tiến hệ thống và mang lại hiệu quả cao hơn.
Cách sử dụng Kanban Board hiệu quả nhất trong công việc
Kanban Board là một công cụ quản lý dự án linh hoạt giúp tăng cường quy trình quản lý công việc. Dưới đây là cách sử dụng Kanban Board hiệu quả nhất:
1. Chọn dự án sử dụng Kanban
Ban đầu, hãy chọn một dự án mà bạn muốn áp dụng Kanban để quản lý công việc.
2. Liệt kê công việc cần làm
Viết ra tất cả công việc cần làm để đạt được mục tiêu dự án.
3. Sắp xếp công việc vào các cột
Chọn lọc và sắp xếp các công việc vào các cột "Cần làm", "Đang làm", và "Đã làm". Điều chỉnh công việc cho phù hợp và cụ thể hơn.
4. Đánh giá tổng quan dự án và công việc
Đánh giá lại bảng Kanban và công việc đã thực hiện. Kiểm tra xem có gì cần chỉnh sửa hoặc thay đổi.
5. Bắt đầu thực hiện công việc
Chọn công việc từ cột "Đang làm" và tập trung hoàn thành nó. Sau khi hoàn thành, di chuyển công việc đó sang cột "Đã làm".
6. Tiếp tục thực hiện các công việc khác
Chọn 1-2 công việc từ cột "Cần làm" sang cột "Đang làm" và tiếp tục lặp lại quá trình.
Các ưu điểm và lợi ích khi sử dụng Kanban
Kanban mang lại nhiều ưu điểm và lợi ích cho doanh nghiệp và cá nhân:
Ưu điểm
- Tăng năng suất.
- Tối ưu hóa thời gian làm việc.
- Giảm lãng phí nguồn lực.
Lợi ích
- Tập trung và cập nhật công việc một cách nhanh chóng.
- Phát hiện và giải quyết các vấn đề trong quy trình làm việc.
- Linh hoạt và áp dụng được trong nhiều lĩnh vực.
- Tăng sự hợp tác và phản hồi.
Tối ưu quy trình quản lý công việc với Paroda Workplace
Paroda Workplace là một giải pháp quản lý công việc trực tuyến sử dụng phương pháp Kanban. Với giao diện trực quan và dễ sử dụng, Paroda giúp tăng khả năng bao quát công việc, thúc đẩy sự hợp tác trong nhóm.
Với Paroda, bạn có thể tập trung vào công việc mang lại giá trị và tự động hóa quy trình làm việc. Qua việc áp dụng Kanban trong Paroda, bạn có thể dễ dàng giao nhiệm vụ, theo dõi tiến độ và đánh giá kết quả thực hiện của nhân viên.
Sử dụng Paroda Workplace, bạn có thể quản lý công việc mọi lúc, mọi nơi chỉ với một thiết bị kết nối internet. Paroda cung cấp giao diện đơn giản và các tính năng hỗ trợ quản lý công việc một cách hiệu quả.
Với Paroda Workplace, công việc của bạn sẽ trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết!
Nguồn ảnh: nanado.edu.vn
