Đối với những nhà tuyển dụng chưa có nhiều kinh nghiệm, việc gọi điện để mời ứng viên đến phỏng vấn có thể gặp nhiều khó khăn. Làm thế nào để bắt đầu cuộc trò chuyện một cách chuyên nghiệp để tạo ấn tượng tốt với ứng viên? Việc chuẩn bị một kịch bản gọi điện tuyển dụng giúp bộ phận tuyển dụng có thể tự tin, chuyên nghiệp hơn, thu hút ứng viên tham gia vào cuộc phỏng vấn sắp tới.
Cách gọi điện mời ứng viên đến phỏng vấn
Hình ảnh minh họa: Cách gọi điện mời ứng viên tới phỏng vấn
Chọn thời gian vàng để gọi cho ứng viên
Hình ảnh minh họa: Lựa chọn giờ vàng để gọi tới ứng viên sao cho phù hợp
Đầu tiên và quan trọng nhất khi gọi cho ứng viên mời phỏng vấn là bạn phải biết khi nào thời điểm thích hợp để liên hệ với họ. Khoảng giờ vàng từ 10-12h trưa hoặc từ 16h-18h chiều trùng với thời gian tan học, tan làm để người nghe có thể thoải mái bắt máy, trao đổi công việc mà không e ngại đồng nghiệp hoặc sếp. Không nên gọi vào buổi tối vì sẽ làm phiền thời gian riêng tư của ứng viên và khiến hình ảnh công ty trở nên kém chuyên nghiệp.
Ngoài ra, khi gọi điện tuyển dụng chỉ nên gói gọn thời gian trong khoảng 5 phút. Hãy chuẩn bị sẵn những thông tin cần được liệt kê để trao đổi nhanh chóng và tiết kiệm thời gian.
Giới thiệu về bản thân và công ty
Hình ảnh minh họa: Gửi kèm bản đồ công ty cho ứng viên kèm trong mail xác nhận phỏng vấn
Để cuộc gọi không kéo dài, nhà tuyển dụng nên tận dụng thời gian để giới thiệu về bản thân và tên công ty một cách chính xác. Ngay từ khi ứng viên trả lời điện thoại, hãy giới thiệu ngay tên, vị trí làm việc, tên công ty và giải thích mục đích của cuộc gọi. Đặc biệt, nếu địa điểm phỏng vấn khó tìm, hãy chỉ dẫn cụ thể đến số tầng nếu công ty của bạn ở chung cư. Bạn cũng có thể gửi kèm bản đồ cho ứng viên khi gửi email xác nhận sau cuộc gọi. Đừng quên cho ứng viên biết ai sẽ thực hiện cuộc phỏng vấn để ứng viên có thể chủ động liên hệ lễ tân và đến đúng địa điểm.
Nói thẳng vào trọng tâm
Mẫu gọi điện mời phỏng vấn chỉ đem lại hiệu quả cao khi người gọi nói thẳng vào trọng tâm của câu chuyện. Mục tiêu chính của cuộc gọi là thông báo trúng tuyển vòng nộp hồ sơ của ứng viên và mời tham gia phỏng vấn, xác nhận thời gian và địa điểm. Nếu có thể, hãy để ứng viên biết lịch phỏng vấn dự kiến để họ cân nhắc sắp xếp thời gian chuẩn nhất.
Thân thiện nhưng chuyên nghiệp
Các nhà tuyển dụng cần kiểm soát được giọng nói, ngữ điệu cũng như cách diễn đạt khi mời một ứng viên đến phỏng vấn. Bạn không chỉ cần có vẻ thân thiện và lịch sự, mà còn phải thật chuyên nghiệp bởi từng lời nói của bạn đang phản ánh văn hóa công ty và tạo tiền đề cho cuộc phỏng vấn tiềm năng để tìm kiếm nhân tài.
Hãy giữ cho giọng nói nhẹ nhàng, thân thiện, và trò chuyện thoải mái nhưng không quá cứng nhắc. Sử dụng giọng nói phản ánh tính cách công ty bạn và âm thanh chào đón và lạc quan giúp ứng viên cảm thấy hào hứng khi được phỏng vấn.
Linh động về thời gian phỏng vấn
Hầu hết các ứng viên đang làm công việc toàn thời gian ở công ty khác, họ khó có thể bỏ việc và đến một cuộc phỏng vấn được lên lịch cố định. Về thời gian chốt hẹn phỏng vấn, nhà tuyển dụng nên đưa ra một số khoảng thời gian khác nhau để người phỏng vấn có thể linh động lựa chọn khoảng thời gian phù hợp. Nếu chưa thể thống nhất được trong cuộc gọi đầu tiên, hãy xin phép liên hệ lại sau vào khung giờ rảnh của ứng viên để thông báo thời gian phỏng vấn kế tiếp.
Kịch bản gọi điện tuyển dụng mời ứng viên đến phỏng vấn
Hình ảnh minh họa: Kịch bản mời ứng viên tới phỏng vấn chia thành 5 trường hợp
Ứng viên: Alo! Tuyển dụng: Chào bạn! Đây có phải số điện thoại của A (ứng viên) không? Tôi là B (tên người tuyển dụng) gọi từ Công ty C (tên công ty). Bạn có thể nghe điện thoại lúc này không? Ứng viên: Tôi có thể nghe được. Tuyển dụng: Cảm ơn bạn. Tôi gọi đến để thông báo rằng chúng tôi đã xem xét CV của bạn ở vị trí (chức danh công việc) và cảm thấy bạn rất phù hợp với vị trí này. Chúng tôi muốn mời bạn đến buổi phỏng vấn để trao đổi chi tiết hơn.
Trường hợp 1: Ứng viên hoàn toàn đồng ý với lịch hẹn của nhà tuyển dụng
Cảm ơn bạn, vậy hẹn bạn đến địa điểm... để tham gia phỏng vấn vào lúc [...]. Không biết bạn đã biết đường tới địa chỉ này chưa? Khi đến, bạn vui lòng gửi xe ở..., sau đó giới thiệu với lễ tân là mình đến để phỏng vấn ở vị trí... nhé.
Trường hợp 2: Ứng viên yêu cầu đổi lịch phỏng vấn
- Bên mình có 2 khung giờ phỏng vấn như sau: Sáng từ..., Chiều từ... Bạn có thể đến vào thời gian nào?
- [Sau khi ứng viên chọn lịch] Xin cảm ơn bạn, vậy mình sẽ chốt lịch phỏng vấn của bạn vào lúc... tại địa chỉ... nhé.
Trường hợp 3: Ứng viên không tham gia được vào ngày hẹn phỏng vấn
- Cảm ơn bạn, hơi tiếc vì bạn chưa sắp xếp được thời gian lần này. Bên mình sẽ họp lại để xem tổ chức phỏng vấn vào một buổi khác không nhé.
- Bạn vui lòng cho mình xác nhận lại SĐT và Email để chúng tôi liên hệ lại.
Trường hợp 4: Ứng viên từ chối phỏng vấn
- Hơi tiếc một chút nhưng cảm ơn bạn đã quan tâm tới tin tuyển dụng của công ty. Hi vọng trong tương lai, công ty có cơ hội hợp tác với bạn nhé.
- Bạn có gì thắc mắc thêm không? Vậy mình xin phép kết thúc cuộc gọi. Cảm ơn bạn nhiều!
Trường hợp 5: Ứng viên tỏ thái độ hời hợt, có phần đùa cợt với công việc
- Cảm ơn bạn đã quan tâm tới tin tuyển dụng của công ty. Nếu bạn không có nhu cầu hẹn tới phỏng vấn nữa, mình xin dừng cuộc gọi tại đây.
Những lưu ý khi gọi điện phỏng vấn ứng viên
Nên chuẩn bị thông tin trước khi gọi
Hình ảnh minh họa: Nên chuẩn bị trước thông tin khi gọi mời ứng viên tới phỏng vấn
Trước khi gọi điện thông báo mời phỏng vấn tới ứng viên, hãy chuẩn bị các thông tin cần thiết như địa điểm, thời gian, và nhân sự phỏng vấn. Bạn cần phải nắm chắc thông tin này để tránh mọi sự nhầm lẫn. Ứng viên có thể từ chối ngay lập tức hoặc cảnh giác với những lời mời phỏng vấn thiếu thông tin rõ ràng. Ngoài ra, hãy chuẩn bị sẵn một số câu hỏi mà ứng viên có thể hỏi như văn hóa công ty và mô tả công việc để trả lời một cách chính xác và tự tin.
Nói lưu loát, rõ ràng
Ấn tượng đầu tiên rất quan trọng, vì vậy khi gọi điện thoại cho ứng viên, bạn cần nói chuyện lưu loát và rõ ràng. Thông tin cần được trình bày đầy đủ, chi tiết, giọng nói rõ ràng, dễ nghe và tốc độ vừa phải. Nếu bạn lo lắng hay quên hoặc nói thiếu thông tin, hãy gạch đầu dòng tất cả nội dung quan trọng ra giấy để khi gọi, bạn có thể tập trung vào trọng tâm hơn. Bạn cũng có thể nghiên cứu kịch bản mẫu gọi điện mời phỏng vấn để tự tin xử lý mọi tình huống.
Hạn chế gọi ngoài giờ làm việc
Buổi tối là khoảng thời gian nghỉ ngơi, riêng tư của mỗi người. Do đó, nếu gọi điện trong khoảng thời gian này, ứng viên sẽ đánh giá bạn và công ty thiếu chuyên nghiệp. Họ có thể đặt câu hỏi về giờ làm việc của công ty bạn. Đây không phải là một dấu hiệu tích cực cho quá trình phỏng vấn hiệu quả. Ngoài ra, không nên gọi vào sáng sớm hay đầu giờ chiều.
Thời gian nói chuyện quá lâu
Chỉ nên kéo dài cuộc nói chuyện trong vòng 5 phút là tối đa, trừ khi có câu hỏi thêm từ ứng viên. Đây là cuộc gọi hẹn phỏng vấn, tránh nói chuyện dài dòng mà chỉ cần đảm bảo ứng viên xác nhận lại lịch hẹn là đủ.
Trên đây là những thông tin và kịch bản gọi điện tuyển dụng mời ứng viên đến phỏng vấn một cách chuyên nghiệp dành cho nhà tuyển dụng. Hy vọng với những chia sẻ này, bạn sẽ có nhiều thông tin bổ ích.
Xem thêm:
- Tham khảo 5 kỹ năng phỏng vấn dành cho nhà tuyển dụng
