Trong lĩnh vực nhân sự, lập kế hoạch công việc là một phần quan trọng trong việc định hướng chiến lược phát triển của công ty. Để xây dựng một hệ thống tổ chức công việc chặt chẽ và khoa học, các nhà quản lý cần áp dụng các cách thức phù hợp. Bài viết này sẽ giới thiệu nguyên tắc 5W - 1H - 2C - 5M, một phương pháp giúp xác định nội dung công việc hiệu quả.
Tại sao cần phải lập kế hoạch công việc?
Lập kế hoạch công việc giúp tìm ra mối liên hệ giữa mục đích, phương tiện và cách thức làm việc. Việc hoạch định công việc một cách bài bản giúp người quản lý nhân sự:
- Có nền tảng dữ liệu để dự đoán các sự việc có thể xảy ra.
- Tạo sự gắn kết giữa các nguồn lực của tổ chức để giải quyết công việc hiệu quả hơn.
- Sẵn sàng ứng phó với những thay đổi bất ngờ của môi trường nhân sự.
Xác định nội dung công việc dựa trên nguyên tắc 5W - 1H - 2C - 5M
Nguyên tắc 5W - 1H - 2C - 5M là gì?
Nguyên tắc 5W - 1H - 2C - 5M được sử dụng để kết nối và giúp định hình mục tiêu kế hoạch dài hạn thông qua việc xây dựng bản kế hoạch quản trị công việc nhân sự. Phương pháp này giúp liệt kê và phân tích các công việc cụ thể cần thực hiện để đạt được mục tiêu một cách hiệu quả.
Phương pháp này bao gồm các bước như sau:
- Why: Mục tiêu và công việc nào cần thực hiện.
- What: Xác định nội dung công việc cụ thể là gì.
- Where, When, Who: Xác định tiêu chí về địa điểm, thời gian, nguồn lực nhân sự thực hiện công việc.
- How: Cách thức để thực hiện nhiệm vụ.
- Control: Phương pháp nào được áp dụng để tiến hành theo dõi, kiểm soát hoạt động.
- Check: Kiểm tra, đánh giá quá trình và hiệu suất.
- 5M: Xác định nguồn lực thực hiện nhiệm vụ.
Phương pháp lập kế hoạch công việc 5W - 1H - 2C - 5M
Why - Mục tiêu và công việc nào cần thực hiện
Why giúp đặt ra những thắc mắc đầu tiên trước khi tiếp tục các giai đoạn kế tiếp. Điều này thách thức bạn để tự nhận định rằng mục tiêu rõ ràng và có ý nghĩa đối với bộ phận, tổ chức của bạn. Hãy tập trung để xác định mục tiêu, yêu cầu công việc cụ thể. Điều này sẽ là kim chỉ nam giúp bạn luôn hướng về mục tiêu ban đầu và đánh giá kết quả đạt được chính xác hơn.
What - Xác định nội dung công việc cụ thể là gì
Sau khi vạch rõ mục tiêu, yêu cầu công việc, bạn cần lên kế hoạch các nội dung hoạt động cụ thể hơn. Chẳng hạn, khi xác định mục tiêu là đạt được 300 CV trong vòng 1 tuần, hãy chia nhỏ công việc thành các nhiệm vụ cụ thể. Điều quan trọng là luôn bám sát vào mục tiêu đề ra và tránh đi lạc hướng so với dự định ban đầu.
Where, When, Who - Xác định tiêu chí về địa điểm, thời gian, nguồn lực nhân sự
Mỗi tổ chức sẽ có cách xác định và thực hiện khác nhau, tùy thuộc vào đặc thù và mô hình hoạt động. Tuy nhiên, có thể khái quát các tiêu chí như sau:
- Where: Công việc sẽ được thực hiện ở đâu, có những bộ phận nào giám sát, kiểm tra, và các thiết bị hỗ trợ sẽ được phân bổ tại địa điểm nào.
- When: Công việc sẽ được thực hiện vào thời điểm nào, bàn giao và kết thúc khi nào.
- Who: Ai chịu trách nhiệm xử lý công việc, kiểm tra, và hỗ trợ thực hiện.
How - Cách thức để thực hiện nhiệm vụ
Ở bước này, người lập kế hoạch cần chỉ ra cách thức thực hiện công việc. Cụ thể, cần cung cấp thông tin cho cộng sự về các nguồn tài liệu, thiết bị cần trang bị, cách vận hành thiết bị, và tiêu chuẩn đánh giá chất lượng công việc.
Control - Phương pháp để kiểm soát hoạt động
Mọi công việc cần được kiểm soát và đo lường. Để đảm bảo hiệu quả, cần xác định đơn vị đo lường, các thông số khoa học phản ánh khả năng và phạm vi hoạt động của công việc, và những vấn đề cần kiểm soát và theo dõi xuyên suốt quá trình.
Check - Kiểm tra, đánh giá quá trình và hiệu suất
Bước này rất quan trọng để đánh giá quá trình và hiệu suất. Áp dụng nguyên tắc Pareto, chỉ kiểm tra và đánh giá 20% hiệu quả ban đầu của quá trình và tập trung vào 80% sai sót phát sinh. Xác định bước kiểm tra, tần suất kiểm tra, và các điểm quan trọng trong quá trình đánh giá.
5M - Xác định nguồn lực thực hiện nhiệm vụ
Nguồn lực là yếu tố quyết định việc một kế hoạch công việc có thành công hay không. Bao gồm nguồn nhân lực, ngân sách, hệ thống cung ứng, máy móc/công nghệ kỹ thuật, và phương pháp làm việc. Nguồn lực đảm bảo tính khả thi cho toàn bộ kế hoạch.
Nguyên tắc 5W - H - 2C - 5M được thể hiện dưới nhiều hình thức khác nhau và người quản lý sẽ linh hoạt áp dụng để đảm bảo hiệu quả cho tổ chức của mình.
