Einscannen
Aufrufbar über: Funktionsbereich Ablage > Menüband > Neu > Scannen
Du möchtest Dokumente direkt in den Funktionsbereich Ablage scannen? Kein Problem! Mit der Funktion "Einscannen" kannst du das ganz einfach erledigen. Nach dem Scannen musst du nur noch die Metadaten für das Dokument eingeben und schon wird es im zuletzt ausgewählten Ordner in ELO abgelegt.
Seiten hinten anfügen
Aufrufbar über: Funktionsbereich Ablage > Menüband > Neu > Scannen
Du möchtest Seiten hinten an ein bereits in ELO abgelegtes TIFF-Dokument anfügen? Kein Problem! Mit der Funktion "Seiten hinten anfügen" kannst du ganz einfach weitere Seiten einscannen und hinzufügen.
Seiten vorne anfügen
Aufrufbar über: Funktionsbereich Ablage > Menüband > Neu > Scannen
Du möchtest Seiten vorne an ein bereits in ELO abgelegtes TIFF-Dokument anfügen? Kein Problem! Mit der Funktion "Seiten vorne anfügen" kannst du ganz einfach weitere Seiten einscannen und hinzufügen.
Scanprofil auswählen (Drop-down-Menü)
Aufrufbar über: Menüband > Neu > Scannen
Du möchtest ein bestimmtes Scanprofil für den nächsten Scanvorgang auswählen? Kein Problem! Über das Drop-down-Menü kannst du ganz einfach ein Scanprofil auswählen. Du kannst auch neue Scanprofile erstellen, wenn du spezielle Einstellungen für das Scannen von Dokumenten benötigst.
Scanprofile
Aufrufbar über: Menüband > Neu > Scannen
Du möchtest die Profile für das Scannen von Dokumenten definieren? Kein Problem! Mit der Funktion "Scanprofile" kannst du ganz einfach neue Profile für das Scannen von Dokumenten erstellen. Du kannst festlegen, welche Auflösung verwendet werden soll und in welchem Format die gescannten Dokumente gespeichert werden sollen. So kannst du für jedes Ausgangsdokument ein passendes Scanprofil anlegen.
Über Scanprofile werden spezifische Eigenschaften von Dokumenten berücksichtigt, wie Texte, farbige Abbildungen, Bilder in hoher Auflösung und verschiedene Formate.
Dialog - Scanprofile
Folgende Einstellungen kannst du vornehmen:
Vorhandene Scanprofile
Im Bereich "Vorhandene Scanprofile" werden alle Scanprofile angezeigt, die du verwenden kannst.
- Neu: Erstellt ein neues Scanprofil
- Löschen: Entfernt das ausgewählte Scanprofil
- Trennseite drucken: Öffnet den Dialog "Trennseite drucken". Hier kannst du auswählen, ob eine Trennseite mit horizontalen oder vertikalen Balken gedruckt werden soll.
Eine Trennseite wird benötigt, wenn du mehrere Dokumente hintereinander einscannen möchtest. Sie markiert den Übergang zu einem neuen Dokument und sorgt dafür, dass die Dokumente nach dem Scannen einzeln im Funktionsbereich Postbox abgelegt werden.
Name des Profils
- Name: Über das Feld "Name" kannst du den Namen des gewählten Scanprofils festlegen.
Scaneinstellungen
Die folgenden Einstellungen beziehen sich auf den Scanvorgang. Du kannst diese Einstellungen bearbeiten, nachdem du ein neues Profil erstellt oder ein vorhandenes Profil ausgewählt hast.
- Auflösung in dpi: Über das Drop-down-Menü kannst du die Auflösung (dpi = dots per inch) für den Scanvorgang festlegen.
- Farboptionen: Über das Drop-down-Menü kannst du auswählen, ob der Scanvorgang in Farbe, Schwarz-Weiß oder in Graustufen erfolgen soll.
- Leerseiten verwerfen: Wenn diese Option aktiviert ist, werden leere Seiten nicht gescannt.
- Automatische Papierzufuhr: Diese Option ist für Scanner mit automatischem Papiereinzug gedacht.
- Automatisches Geraderücken: Wenn diese Option aktiviert ist, werden schräg gescannte Seiten automatisch gerade ausgerichtet, falls möglich.
- Duplex-Scan: Diese Option ist für Scanner gedacht, die automatisch Vorder- und Rückseiten scannen können.
- Helligkeit: Über den Schieberegler kannst du die Helligkeit des Scans einstellen.
- Kontrast: Über den Schieberegler kannst du den Kontrast des Scans einstellen.
- Schaltschwelle: Über den Schieberegler kannst du die Schaltschwelle für den Scanvorgang festlegen. Die Schaltschwelle bestimmt ab welchem Wert ein Pixel als schwarz oder weiß gewertet wird.
Seiten trennen
Die folgenden Einstellungen beziehen sich auf den Umgang mit Trennseiten.
- Trennseiten: Über das Drop-down-Menü kannst du auswählen, ob und welche Trennseiten verwendet werden sollen. Wenn du mehrere Dokumente direkt nacheinander scannen möchtest, erkennt ELO die einzelnen Dokumente anhand der Trennseiten.
- Automatisch nach der folgenden Seitenzahl trennen: Wenn du diese Option aktivierst, trennt ELO die Dokumente beim Scannen anhand der eingestellten Anzahl an Seiten. Du kannst auch zusätzlich Trennseiten verwenden, um ELO anzuweisen, die Dokumente nach der Trennseite zu trennen.
Seitenformat
Die folgenden Einstellungen beziehen sich auf die zu scannenden Dokumente.
- Seitengröße: Über das Drop-down-Menü kannst du das Papierformat auswählen.
- Maße in: Über das Drop-down-Menü kannst du festlegen, welche Maßeinheit für die Definition eines benutzerdefinierten Seitenformats verwendet werden soll.
- Scanausschnitt: Wenn du die Option "Benutzerdefiniert" im Drop-down-Menü Seitengröße gewählt hast, kannst du über die Felder unter Scanausschnitt den Bereich festlegen, der beim Scannen berücksichtigt werden soll.
Dokument speichern
Die folgenden Einstellungen beziehen sich auf den Speichervorgang.
- Speicherformat: Über das Drop-down-Menü kannst du auswählen, in welchem Dateiformat die gescannten Dokumente gespeichert werden sollen. Die verfügbaren Formate sind TIFF (Schwarz-Weiß- und Farbscans) und JPEG (nur Farbscans).
- Kompression: Über das Drop-down-Menü kannst du festlegen, ob die gescannten Dokumente komprimiert werden sollen.
- Qualität: Wenn du im Drop-down-Menü Kompression die Option JPEG gewählt hast, kannst du über den Schieberegler die Bildqualität bestimmen.
Scanner auswählen
Aufrufbar über: Menüband > Neu > Scannen
Du möchtest den Scanner auswählen, der verwendet werden soll? Kein Problem! Über die Funktion "Scanner auswählen" kannst du ganz einfach den gewünschten Scanner wählen. Diese Funktion ist besonders praktisch, wenn du mit mehreren Scannern arbeitest.
Neuer Ordner
Mit dieser Funktion kannst du einen neuen Ordner in ELO anlegen. Weitere Informationen dazu findest du im Kapitel "Ordner anlegen".
Datei einfügen
Mit dieser Funktion kannst du eine Datei aus deinem lokalen Dateisystem nach ELO übertragen. Die Datei wird im aktuell ausgewählten Ordner abgelegt. Wenn du dich im Funktionsbereich Postbox befindest, wird die Datei in den Funktionsbereich Postbox übertragen. Weitere Informationen findest du im Kapitel "Dokument einfügen".
Dokument aus Vorlage
Tastaturbefehl: STRG + N
Mit dieser Funktion kannst du ein neues Dokument auf Basis einer Dokumentenvorlage erstellen. Über den Dialog "Dokument aus Vorlage" kannst du das gewünschte Dokument auswählen und es zur Bearbeitung in der entsprechenden Anwendung öffnen. Nach der Bearbeitung musst du das Dokument speichern und in ELO einchecken. Weitere Informationen findest du im Kapitel "Dokument einfügen".
Workflow starten
Mit dieser Funktion kannst du einen neuen Workflow starten. Die verfügbaren Workflows wurden von deinem Unternehmen definiert. Über den Dialog "Workflow starten" kannst du eine Vorlage für den neuen Workflow auswählen. Wenn du Änderungen an der Vorlage vornehmen möchtest, kannst du die Option "Workflow im Bearbeiten-Modus starten" aktivieren. Weitere Informationen findest du im Kapitel "Workflow starten".
Ad-hoc-Workflow
Tastaturbefehl: STRG + W
Mit dieser Funktion kannst du einen neuen Ad-hoc-Workflow starten. Ad-hoc-Workflows sind einfache, von ELO vordefinierte Workflows, die zur Freigabe oder Kenntnisnahme an andere Personen gesendet werden können. Im Dialog "Ad-hoc-Workflow starten" kannst du verschiedene Einstellungen vornehmen.
- Bezeichnung: Gib einen Namen für den neuen Ad-hoc-Workflow ein.
- Gespeicherten Ad-hoc-Workflow aus Vorlage laden: Über diese Funktion kannst du vorher gespeicherte Ad-hoc-Workflow-Vorlagen öffnen.
- Als Vorlage speichern: Über diese Funktion kannst du den aktuellen Ad-hoc-Workflow als Vorlage speichern.
- Prio: Wähle die Wichtigkeit des Workflows (A = hoch, B = mittel, C = niedrig).
- Art: Wähle die gewünschte Art des Ad-hoc-Workflows (Freigabe seriell, Freigabe parallel, Kenntnisnahme seriell, Kenntnisnahme parallel).
Im Dialog kannst du Benutzer oder Gruppen hinzufügen und eine Arbeitsanweisung für jeden Benutzer festlegen. Außerdem stehen verschiedene Abschlussoptionen zur Verfügung.
Weitere Informationen findest du im Kapitel "Ad-hoc-Workflow".
Wiedervorlage
Aufrufbar über: Menüband > Neu > Aufgabe erstellen
Mit dieser Funktion kannst du eine Wiedervorlage für ein Dokument oder einen Ordner erstellen. Eine Wiedervorlage definiert einen Termin, an dem das Dokument oder der Ordner im Funktionsbereich Aufgaben erscheint.
Im Dialog "Wiedervorlage" kannst du verschiedene Einstellungen vornehmen, wie den Namen der Wiedervorlage, den Termin, an dem das Dokument erneut vorgelegt werden soll, die Priorität und weitere Informationen.
Weitere Informationen findest du im Kapitel "Wiedervorlage".
Veränderungen überwachen
Aufrufbar über: Menüband > Neu > Aufgabe erstellen
Mit dieser Funktion kannst du Änderungen an einem Dokument oder Ordner nachverfolgen. Wenn ein anderer Benutzer eine neue Version des überwachten Dokuments erstellt oder ein Eintrag im überwachten Ordner hinzufügt, erhältst du eine Benachrichtigung im Funktionsbereich Aufgaben.
Du kannst den Namen der Überwachung, die Priorität und einen Hinweistext festlegen.
Weitere Informationen findest du im Kapitel "Veränderungen überwachen".
