Email đã trở thành một phương pháp giao tiếp chuyên nghiệp giữa các cá nhân và tổ chức từ khi ta là sinh viên. Tuy nhiên, chúng ta thường không chú trọng vào kỹ năng viết email khi đó. Do đó, khi bước vào cuộc sống làm việc, nhân viên làm việc tại các doanh nghiệp thuê văn phòng nhỏ phải tự học và rút ra kinh nghiệm viết email cho bản thân. Hãy cùng đọc ngay những nguyên tắc dưới đây để biết nguyên tắc soạn và gửi email tạo ấn tượng, tạo cảm hứng tốt cho đối tác.
Email là phương thức liên lạc mang tính chuyên nghiệp giữa các cá nhân tổ chức.
1. Gửi email vào thời gian thích hợp
Điều đầu tiên nhân viên thuộc doanh nghiệp thuê văn phòng nhỏ cần lưu ý khi viết email là kiểm soát cảm xúc. Khi tâm trạng không tốt, chúng ta dễ trở nên nóng nảy, cáu gắt, và điều này sẽ thể hiện qua ngôn ngữ viết. Người nhận email sẽ cảm thấy khó chịu, thậm chí là bị xúc phạm, và họ sẽ không muốn tiếp tục trao đổi với bạn.
Ngoài ra, bạn cũng nên gửi email vào thời gian thích hợp. Khoảng thời gian 8-9h sáng là lúc mọi người bắt đầu làm việc, và họ thường check email vào thời điểm này. Do đó, email của bạn sẽ có nhiều khả năng được đọc và phản hồi nhanh chóng hơn.
2. Địa chỉ email chuyên nghiệp
Một địa chỉ email chuyên nghiệp là yếu tố quan trọng giúp xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp cho doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp nhỏ. Địa chỉ email chuyên nghiệp thường có dạng [Tên người dùng]@[Tên miền].
Với các doanh nghiệp nhỏ, địa chỉ email chuyên nghiệp có thể được lập theo hai cách:
-
Sử dụng địa chỉ email của cơ quan, tổ chức nơi doanh nghiệp đang làm việc. Ví dụ: [tennguoidung]@[tencongty].com. Địa chỉ email này giúp doanh nghiệp thể hiện được sự chuyên nghiệp, uy tín và đáng tin cậy.
-
Sử dụng địa chỉ email cá nhân nhưng mang tính lịch sự, nghiêm túc. Ví dụ: [tennguoidung]@gmail.com, [tennguoidung.namsinh]@hotmail.com. Địa chỉ email này giúp doanh nghiệp thể hiện được sự chuyên nghiệp, nhưng vẫn giữ được nét cá nhân của mình.
Đối với các freelancer, địa chỉ email cũng đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp. Freelancer nên chọn cho mình một địa chỉ email lịch sự, nghiêm túc, phù hợp với lĩnh vực mà họ đang hoạt động. Ví dụ: [tennguoidung]@gmail.com, [tennguoidung.hotendem]@hotmail.com.
3. Tiêu đề rõ ràng
Tiêu đề email là thứ người nhận nhìn thấy đầu tiên, và nó có vai trò quan trọng trong việc quyết định xem họ có mở email của bạn hay không. Một tiêu đề email hấp dẫn, rõ ràng sẽ giúp bạn thu hút sự chú ý của người nhận và tăng khả năng họ mở email của bạn.
Khi viết tiêu đề email, bạn cần lưu ý những điều sau:
- Tiêu đề nên ngắn gọn, súc tích, không quá 50 ký tự.
- Tiêu đề nên rõ ràng, thể hiện được nội dung chính của email.
- Tiêu đề nên mang tính gợi mở, tạo sự tò mò cho người đọc.
Nếu email của bạn được gửi đi đại diện cho một tổ chức, bạn nên đưa tên của doanh nghiệp/công ty vào phần đầu tiên của tiêu đề. Điều này sẽ giúp người nhận dễ dàng nhận biết được email của bạn và có thiện cảm hơn với bạn.
4. Nội dung ngắn gọn
Nội dung email là phần quan trọng nhất, quyết định đến hiệu quả của email. Một email chuyên nghiệp cần ngắn gọn, súc tích, đi thẳng vào trọng tâm của vấn đề.
Khi viết nội dung email, bạn cần lưu ý những điều sau:
- Tập trung vào trọng tâm của vấn đề cần truyền tải.
- Tránh lan man, dài dòng.
- Sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, dễ hiểu.
- Kiểm tra kỹ lưỡng lỗi chính tả và ngữ pháp.
Đối với các doanh nghiệp nhỏ, nội dung email càng ngắn gọn càng thể hiện được sự chuyên nghiệp và hiệu quả. Người nhận sẽ dễ dàng nắm bắt được nội dung email và đưa ra phản hồi nhanh chóng.
Tuy nhiên, có một số trường hợp ngoại lệ khi nội dung email có thể dài dòng hơn, chẳng hạn như:
- Email giải trình về một sự việc phức tạp.
- Email nêu nguyên nhân của một vấn đề.
- Email cung cấp thông tin chi tiết về một sản phẩm hoặc dịch vụ.
Trong những trường hợp này, bạn cần đảm bảo rằng nội dung email vẫn rõ ràng, dễ hiểu và dễ theo dõi. Bạn có thể sử dụng các tiêu đề phụ hoặc đánh dấu đầu dòng để giúp người đọc dễ dàng nắm bắt nội dung.
Email mang tính toàn cầu nên được sử dụng rộng rãi kèm theo là các nguyên tắc chung cần chú ý.
5. Sử dụng font chữ và màu sắc hài hòa
Để tạo ấn tượng tốt với người nhận, bạn cần chú ý đến cách chọn font chữ và màu sắc email.
Font chữ là yếu tố quan trọng đầu tiên giúp người nhận dễ dàng đọc và hiểu nội dung email của bạn. Bạn nên chọn font chữ dễ đọc, rõ ràng và quen thuộc với người nhận. Một số font chữ phổ biến và dễ đọc như Arial, Segoe UI hay Times New Roman.
Kích thước font chữ cũng là một yếu tố cần quan tâm. Bạn nên chọn kích thước font chữ vừa phải, phù hợp với độ phân giải màn hình của người nhận. Kích thước font chữ 12 là phổ biến và phù hợp với hầu hết các màn hình.
Màu sắc cũng góp phần tạo nên ấn tượng cho email của bạn. Bạn nên chọn màu sắc dễ nhìn, không quá chói hoặc quá tối. Màu đen luôn là lựa chọn tối ưu nhất cho email chuyên nghiệp.
6. Lời chào và ngôn ngữ phù hợp
Ngôn ngữ là một yếu tố quan trọng trong giao tiếp, đặc biệt là trong giao tiếp qua email. Một email chuyên nghiệp cần sử dụng ngôn ngữ lịch sự, tôn trọng.
Khi viết email chuyên nghiệp, cần lưu ý những điều sau:
-
Tránh sử dụng từ ngữ thân mật trong giao tiếp thường ngày. Những từ ngữ này sẽ tạo ra thái độ thiếu tôn trọng với người nhận.
-
Tùy vào từng đối tượng, bạn có thể cân nhắc những lời chào phù hợp sau:
- "Dear": Đối với các đối tượng không quen biết hoặc ít quen biết.
- "Kính gửi": Đối với các đối tượng quen biết, có địa vị cao hơn.
- "Anh/Chị... thân mến": Đối với các đối tượng thân thiết.
-
Tránh sử dụng ngôn từ mang tính khiêu khích. Những câu như: "Bạn phải...", "Tôi không hiểu tại sao bạn lại...", "Tôi chắc chắn bạn sẽ đồng ý với việc...",... sẽ khiến người nhận cảm thấy khó chịu, thậm chí là bị xúc phạm.
-
Sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, dễ hiểu. Tránh sử dụng các từ ngữ chuyên ngành hoặc từ ngữ khó hiểu.
-
Tuân thủ đúng những quy tắc chuẩn về dấu câu, viết hoa trong soạn thảo văn bản.
7. Ngôi xưng hợp lý
Nếu nhân viên của nơi đang thuê văn phòng nhỏ gửi email đại diện cho toàn thể doanh nghiệp/công ty của mình, nên sử dụng ngôi nhân xưng "chúng tôi". Còn nếu bạn là cá nhân gửi email, hãy dùng "tôi" để thể hiện sự trang trọng.
Trong trường hợp bạn đã quen biết, thân thiết với đối tượng nhận mail, có thể xưng hô thân thiện hơn như "Anh/chị", nhưng đừng gọi là "em" kế cả đối tác có nhỏ tuổi hơn.
8. Trình bày văn bản chuyên nghiệp
Những người đang sử dụng dịch vụ thuê văn phòng diện tích nhỏ nên thành thạo trong trình bày để thu hút, thể hiện được sự chuyên nghiệp. Không có nguyên tắc cụ thể, nhất định cho việc định dạng, nhưng bạn có thể tham khảo một số gợi ý sau: in đậm phần lời chào (kính gửi), tên công ty, người nhận; viết hoa, bôi màu phần thông tin trọng tâm muốn khách hàng chú ý đến, in nghiêng cụm từ chuyên ngành;...
Đừng quên dãn cách các đoạn hợp lý, tránh viết dài và chi chít chữ khiến người đọc không có cảm tình ngay khi mở bài ra.
9. Hạn chế dùng dấu chấm than, thán từ
Dấu chấm than và thán từ là những dấu câu thường được sử dụng để thể hiện cảm xúc trong văn bản. Tuy nhiên, khi sử dụng trong email, chúng ta cần lưu ý một số điều sau:
-
Dấu chấm than là một dấu câu mạnh mẽ, có thể khiến email của bạn trở nên quá "cảm xúc" hoặc thậm chí là ra lệnh. Nếu muốn sử dụng, chỉ nên dùng một dấu chấm than trong một câu để thể hiện sự phấn khích hoặc nhấn mạnh một ý quan trọng.
-
Tránh sử dụng thán từ. Thán từ là những từ hoặc cụm từ được sử dụng để biểu thị cảm xúc mạnh mẽ, chẳng hạn như "ôi", "ôi trời ơi", "thật là tuyệt vời", "thật là kinh khủng". Những từ ngữ này có thể làm người đọc hiểu sai ý nghĩa của email bạn gửi.
-
Luôn kiểm tra lại email trước khi gửi. Hãy đọc lại email của bạn một cách cẩn thận để đảm bảo rằng bạn đã sử dụng dấu chấm than và thán từ một cách phù hợp.
10. Tận dụng phần chữ ký trong email
Chữ ký thể hiện sự chuyên nghiệp và cung cấp thông tin liên lạc cần thiết của người gửi. Chữ ký email nên bao gồm các thông tin sau:
- Tên và chức danh của người gửi
- Tên công ty hoặc tổ chức
- Địa chỉ email
- Số điện thoại
- Trang web
Ngoài ra, bạn cũng có thể thêm các thông tin khác vào chữ ký email, chẳng hạn như:
- Liên kết mạng xã hội
- Logo công ty
- Các câu trích dẫn hoặc thông điệp truyền cảm hứng
11. Đính kèm tập tin (nếu có)
Đính kèm tệp theo email là một cách hiệu quả để chia sẻ tài liệu, hình ảnh hoặc video với người khác. Tuy nhiên, để tránh gây phiền hà cho người nhận và đảm bảo tính bảo mật của dữ liệu, bạn cần lưu ý một số quy tắc sau khi đính kèm tệp theo email:
-
Chọn tệp phù hợp: Chỉ đính kèm những tệp cần thiết và có liên quan đến nội dung email. Tránh đính kèm các tệp không cần thiết hoặc có dung lượng lớn.
-
Đặt tên tệp rõ ràng: Tên tệp nên ngắn gọn, dễ hiểu và mô tả nội dung của tệp. Điều này sẽ giúp người nhận dễ dàng xác định tệp cần thiết.
-
Thông báo cho người nhận: Trong nội dung email, bạn nên thông báo cho người nhận biết rằng bạn đã đính kèm tệp. Điều này sẽ giúp người nhận biết được những tệp cần tải xuống.
-
Kiểm tra kích thước tệp: Kích thước tệp đính kèm không được vượt quá giới hạn cho phép của dịch vụ email. Nếu tệp có dung lượng lớn, bạn có thể chia nhỏ tệp thành nhiều phần hoặc sử dụng các dịch vụ lưu trữ đám mây để chia sẻ tệp.
-
Bảo mật tệp: Nếu tệp chứa thông tin nhạy cảm, bạn nên sử dụng mật khẩu hoặc mã hóa để bảo vệ tệp.
Đọc và rà soát nội dung
Lỗi chính tả là một trong những lỗi phổ biến nhất khi viết email. Mặc dù chỉ là những lỗi nhỏ, nhưng chúng có thể khiến người nhận đánh giá bạn là người cẩu thả, thiếu chuyên nghiệp.
Để tránh mắc lỗi chính tả trong email, bạn cần lưu ý những điều sau:
-
Kiểm tra lỗi chính tả tự động trên máy tính, nhưng đừng phụ thuộc quá nhiều vào nó. Công cụ kiểm tra lỗi chính tả tự động có thể phát hiện được nhiều lỗi chính tả, nhưng nó không thể phát hiện được tất cả các lỗi.
-
Đọc kỹ và soát lại nội dung email vài lần trước khi gửi đi. Đây là cách tốt nhất để đảm bảo rằng email của bạn không có lỗi chính tả.
-
Nếu bạn không chắc chắn về cách viết một từ nào đó, hãy tra cứu từ điển hoặc hỏi người khác.
13. Nhập địa chỉ người gửi
Một sai lầm phổ biến khi viết email là gửi email chưa hoàn chỉnh. Điều này có thể gây ra những hậu quả nghiêm trọng, chẳng hạn như:
- Gửi sai thông tin cho người nhận.
- Gửi thông tin không phù hợp với đối tượng nhận.
- Gây hiểu lầm cho người nhận.
Để tránh gửi email chưa hoàn chỉnh, bạn nên hình thành thói quen nhập địa chỉ email sau khi đã hoàn thiện nội dung soạn thảo. Điều này sẽ giúp bạn có thời gian kiểm tra lại nội dung email trước khi gửi đi.
Ngoài ra, nếu bạn đang trả lời ngay tại một email được gửi đến, cũng nên xóa bỏ địa chỉ người gửi, đợi hoàn thành xong mới thêm vào. Điều này sẽ giúp bạn tránh trường hợp gửi email chưa hoàn chỉnh cho người gửi.
14. Một số quy tắc khác cần nhớ
-
Nguyên tắc 48h: Một email chuyên nghiệp cần được trả lời nhanh chóng. Nguyên tắc 48h là một quy tắc quan trọng trong giao tiếp qua email. Theo quy tắc này, bạn nên trả lời email trong vòng 48 giờ kể từ khi nhận được. Trả lời email nhanh chóng thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng đối với người gửi. Nó cũng cho thấy bạn là người có trách nhiệm và coi trọng công việc của mình.
-
Không gửi "last minute email": "Last minute email" là những email được gửi sát giờ deadline, khiến người nhận cảm thấy bị áp lực và khó hoàn thành công việc. Nếu bạn muốn nhờ đồng nghiệp giải quyết một vấn đề vào thời gian cụ thể, hãy gửi email nhờ họ trước thời gian cần 3-4 giờ. Điều này sẽ giúp họ có đủ thời gian để chuẩn bị và hoàn thành công việc.
-
Forward email: Khi muốn chuyển tiếp email cho người khác, bạn nên có được sự đồng ý của người gửi. Điều này thể hiện sự tôn trọng quyền riêng tư của họ. Nếu người gửi không đồng ý cho bạn chuyển tiếp email, bạn có thể tóm tắt nội dung email và gửi cho người nhận.
Với những nguyên tắc trên, bạn đã có được những kiến thức cần thiết để viết email chuyên nghiệp. Việc thể hiện sự chuyên nghiệp và ấn tượng tốt trong việc viết email sẽ giúp bạn nâng cao hiệu quả công việc và xây dựng mối quan hệ tốt với đối tác, khách hàng và đồng nghiệp.
