Bạn đã từng trải qua những cuộc phỏng vấn liên tiếp nhưng vẫn chưa tìm được ứng viên phù hợp cho vị trí tuyển dụng? Thỉnh thoảng, vấn đề không phải ở chất lượng ứng viên mà lại liên quan đến cách đặt câu hỏi phỏng vấn của nhà tuyển dụng. Cách đặt câu hỏi phỏng vấn tuyển dụng hiệu quả sẽ giúp nhà tuyển dụng đánh giá chính xác năng lực, tính cách và sự phù hợp của ứng viên với vị trí công việc. Cùng tìm hiểu các kỹ thuật đặt câu hỏi phỏng vấn hay giúp nâng cao chất lượng tuyển dụng trong bài viết sau.
1. 5 cách đặt câu hỏi phỏng vấn giúp đánh giá ứng viên hiệu quả
1.1. Đặt câu hỏi mở
Các câu hỏi phỏng vấn dạng mở yêu cầu ứng viên phải tư duy và bộc lộ thái độ hoặc ý kiến của bản thân. Cách đặt câu hỏi phỏng vấn mở không giới hạn câu trả lời của ứng viên trong một khuôn mẫu nhất định nào.
Mục đích của câu hỏi này là để nhà tuyển dụng tìm hiểu sâu hơn về ứng viên, bao gồm phong cách làm việc, những mục tiêu và định hướng phát triển. Ví dụ: một câu hỏi phỏng vấn về hành vi yêu cầu ứng viên sử dụng kinh nghiệm làm việc trong quá khứ để liên hệ với các tình huống mà họ có thể gặp lại ở vị trí mới.
Dưới đây là mẫu những câu hỏi phỏng vấn tuyển dụng mẫu mà HR có thể sử dụng:
- Bạn có thể cho tôi một ví dụ minh họa về cách bạn đã cải thiện năng suất trong công việc không?
- Tại sao bạn lại muốn làm việc cho công ty này?
- Điểm mạnh và điểm yếu lớn nhất của bạn là gì?
- Thách thức lớn nhất mà bạn từng đối mặt trong công việc là gì?
- Bạn thấy sự nghiệp của mình sẽ đi theo hướng nào trong 5 năm tới?
- Công việc lý tưởng của bạn trông như thế nào?
Trường hợp đặt câu hỏi phỏng vấn mở trong tuyển dụng:
- Khi nào nên đặt câu hỏi
Hãy hỏi những câu hỏi này thường xuyên trong suốt buổi phỏng vấn, nhưng cần đặt xen kẽ giữa các câu hỏi đóng.
- Lưu ý
Nếu câu hỏi mở không được diễn đạt cụ thể, ứng viên có thể trả lời lạc đề hoặc lan man. Hãy làm rõ câu hỏi ngay từ đầu, tránh các câu hỏi quá chung chung, mơ hồ như “Mục tiêu sắp tới của bạn là gì?”
Xem thêm: TOP 10 Phương pháp phỏng vấn tuyển dụng hiệu quả nhất
1.2. Đặt câu hỏi giả định
Câu hỏi giả định là dạng câu hỏi mở đầu bằng một tình huống giả định và yêu cầu ứng viên trình bày quan điểm, cách xử lý của mình trong tình huống đó. Cách đặt câu hỏi khi phỏng vấn này sẽ giúp nhà tuyển dụng đánh giá được năng lực xử lý vấn đề và cách thức ứng viên nhìn nhận một tình huống nhất định. Để đặt câu hỏi phỏng vấn giả định hiệu quả và xây dựng được các trường hợp cụ thể, yêu cầu người phỏng vấn cần có kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng tốt.
Ví dụ một số câu hỏi giả định HR có thể sử dụng:
- Giả sử một dự án mà bạn giám sát không đạt được các mục tiêu bạn đặt ra. Bạn sẽ phản ứng thế nào?
- Nếu bạn nhận thấy tinh thần của nhân viên đi xuống, bạn sẽ làm gì để cải thiện?
- Nếu bạn là người quản lý tuyển dụng cho vị trí này, bạn sẽ tìm kiếm những kỹ năng nào ở ứng viên?
- Nếu bạn có cơ hội sửa đổi con đường sự nghiệp ban đầu của mình, bạn sẽ làm gì khác đi?
Trường hợp đặt câu hỏi phỏng vấn giả định:
- Khi nào nên đặt câu hỏi
Những loại câu hỏi này hữu ích nhất khi được đóng khung trong bối cảnh của các tình huống công việc thực tế, bởi vậy khi đặt câu hỏi nhà tuyển dụng cần bám sát vào các tiêu chí, yêu cầu của công việc.
- Lưu ý
Đừng quá chú trọng vào các câu trả lời cụ thể mà ứng viên đưa ra cho các câu hỏi giả định. Những gì bạn đang thực sự tìm kiếm là một cái tổng quan về cách tiếp cận của ứng viên trước các vấn đề và cách họ giải quyết, vượt qua chúng.
Xem thêm: MBTI là gì? Ứng dụng Test trắc nhiệm tính cách MBTI để đánh giá nhân sự, ứng viên 5 Bước xây dựng bản mô tả công việc kèm file mẫu chuẩn cho các vị trí, chức vụ
1.3. Đặt câu hỏi đuổi
Câu hỏi đuổi là dạng câu hỏi xoáy vào vấn đề nhằm "thử thách" khả năng ứng biến của ứng viên bằng cách đặt những câu hỏi liên tiếp. Cách đặt câu hỏi phỏng vấn tuyển dụng này còn giúp nhà tuyển dụng kiểm chứng mức độ trung thực trong các câu trả lời. Thông thường, những người nhanh nhẹn, tự tin sẽ phản ứng linh hoạt và nhanh chóng bộc lộ ưu thế. Ngược lại, những ứng viên ít kinh nghiệm sẽ tỏ ra vụng về và nhanh chóng bị dồn vào ngõ cụt.
Ví dụ về cách đặt câu hỏi đuổi như sau:
- Bạn đề cập đến việc 3 năm nữa sẽ hoạt động với vai trò trưởng phòng, bạn có thấy điều này khả thi không/Tại sao bạn lại nghĩ điều này là khả thi?
- Bạn có lộ trình cụ thể để đạt được vị trí này không?
- Tại sao bạn nghĩ mình có thể làm được?
Trường hợp cần đặt câu hỏi phỏng vấn đuổi:
- Khi nào nên đặt câu hỏi
Câu hỏi đuổi thường được xem là loại câu hỏi "gây khó dễ" cho các ứng viên, bởi vậy nhà tuyển dụng cần cân nhắc thời điểm đặt câu hỏi để không tạo ra bầu không khí căng thẳng cho buổi phỏng vấn. Câu hỏi này nên được sử dụng vào giữa buổi hoặc khi gần kết thúc phỏng vấn.
- Lưu ý
Cần tránh đặt các câu hỏi quá dồn dập với ngữ điệu mạnh. Hãy làm rõ vấn đề mà bạn quan tâm và cho ứng viên thời gian để suy nghĩ và trả lời.
Tham khảo thêm: MBTI là gì? Ứng dụng Test trắc nhiệm tính cách MBTI để đánh giá nhân sự, ứng viên
1.4. Đặt câu hỏi thăm dò
Câu hỏi thăm dò được sử dụng để tìm kiếm thêm thông tin về một vấn đề cụ thể. Bằng cách đặt câu hỏi khi phỏng vấn thăm dò, nhà tuyển dụng sẽ có một cái nhìn đầy đủ, thấu đáo nhất về vấn đề mà họ đang quan tâm. Để đặt câu hỏi thăm dò hiệu quả, bạn có thể áp dụng công thức 5W: What - When - Where - Why - Who (Cái gì - Khi nào - Ở đâu - Tại sao - Ai).
Cách đặt câu hỏi phỏng vấn thăm dò:
- Khi nào nên đặt câu hỏi
Cách phỏng vấn thăm dò được sử dụng khi ứng viên đang cố ý tránh né, không muốn tiết lộ thêm thông tin.
- Lưu ý
Chỉ nên sử dụng câu hỏi thăm dò khi cần tìm hiểu rõ nguyên nhân gốc rễ của vấn đề, không nên quá sa đà vào những nội dung không cần thiết.
1.5. Đặt câu hỏi dạng phễu
Câu hỏi dạng phễu là loại câu hỏi tập trung đào vào chi tiết của một vấn đề chung chung ban đầu. Để sử dụng dạng câu hỏi phỏng vấn tuyển dụng này, nhà tuyển dụng sẽ bắt đầu từ một câu hỏi chung nhất về vấn đề mà mình muốn biết, sau đó sẽ tiếp tục đặt các câu hỏi cụ thể hơn.
Ví dụ về câu hỏi dạng phễu:
- Bạn đã từng làm việc nhóm chưa?
- Bạn làm với một nhóm bao nhiêu người?
- Bạn có gặp phải khó khăn gì trong quá trình làm việc nhóm không?
- Bạn tự đánh giá về khả năng làm việc nhóm của bản thân như thế nào?
Cách đặt câu hỏi phỏng vấn dạng phễu:
- Khi nào nên đặt câu hỏi
Câu hỏi dạng phễu được sử dụng để nhà tuyển dụng thu thập thêm những thông tin cần thiết mà họ quan tâm về ứng viên.
- Lưu ý
Hãy tập trung vào những thông tin liên quan đến yêu cầu của công việc để tránh trường hợp đặt quá nhiều câu hỏi nhỏ lẻ gây khó dễ cho ứng viên.
Cách để nâng cao hiệu quả tuyển dụng, thu hút nhiều ứng viên tiềm năng với: Mẫu quy trình tuyển dụng nhân sự chuyên nghiệp, xây dựng kế hoạch tuyển dụng hiệu quả
2. Cách đặt câu hỏi khi phỏng vấn theo mô hình STAR - bí quyết “đọc vị” ứng viên chính xác
Mô hình STAR là một dạng câu hỏi phỏng vấn hành vi được ứng dụng phổ biến trong công tác tuyển dụng. STAR là viết tắt của Tình huống - Nhiệm vụ - Hành động và Kết quả (Situation - Task - Action - Result). Các câu hỏi phỏng vấn hành vi có thể giúp nhà tuyển dụng xác định xem ứng viên có khả năng xử lý những tình huống nhất định trong công việc hay không.
Ngoài ra, dạng câu hỏi này cũng giúp đánh giá các kỹ năng cần có trong công việc và cách thức ứng viên áp dụng những kỹ năng đó để giải quyết vấn đề (kỹ năng teamwork, lãnh đạo, giao tiếp,…).
Câu hỏi phỏng vấn hành vi có thể bắt đầu bằng:
- Hãy kể cho tôi nghe về một…
- Mô tả một tình huống…
- Hãy cho tôi một ví dụ về…
- Bạn có bao giờ…
Sau đó hãy yêu cầu ứng viên trình bày cụ thể về tình huống đó bằng cách đưa ra những câu hỏi: Tình huống đó xảy ra như thế nào? Vai trò/Nhiệm vụ của bạn trong tình huống đó là gì? Bạn đã hành động ra sao? Kết quả đạt được là gì?
Ví dụ về câu hỏi phỏng vấn hành vi kèm những câu trả lời được đánh giá cao:
Câu hỏi: Hãy kể cho tôi nghe về lần bạn vượt qua một tình huống khó khăn trong công việc.
- Tình huống: “Ở công việc trước đây của tôi, trưởng nhóm thiết kế đồ họa của chúng tôi đã nghỉ việc mà không có bất kỳ thông báo nào. Vì cô ấy là người trực tiếp lãnh đạo nhóm thiết kế đồ họa nên ban đầu chúng tôi không biết phải làm gì khi cô ấy vắng mặt.”
- Nhiệm vụ: “Là một nhà thiết kế đồ họa mới vào nghề, tôi quyết định tự mình đảm nhận để đảm bảo tất cả công việc được hoàn thành đúng hạn và theo tiêu chuẩn của khách hàng.”
- Hành động: “Để làm được điều này, tôi đã gặp giám đốc sáng tạo và đề xuất ông ấy đào tạo tôi về những lĩnh vực công việc của người quản lý trước đó. Sau đó, tôi làm việc suốt cả giờ nghỉ trưa trong suốt một tuần để hoàn thành công việc. Tôi đã giao những nhiệm vụ dễ dàng hơn cho các thực tập sinh.”
- Kết quả: “Cuối cùng, khách hàng phản hồi rất tốt về sản phẩm của chúng tôi và dự án được hoàn thành trước thời hạn 1 ngày. Giám đốc sáng tạo rất ấn tượng trước những nỗ lực của tôi nên ông ấy đã đề nghị thăng chức cho tôi với tư cách là chuyên viên thiết kế đồ họa.”
3. Bật mí 5 mẹo giúp nâng cao kỹ năng đặt câu hỏi phỏng vấn
3.1. Luyện tập trước buổi phỏng vấn
Một sai lầm phổ biến mà mọi người thường mặc định trong công tác tuyển dụng là chỉ ứng viên mới cần luyện tập trước khi phỏng vấn. Thực chất phỏng vấn là quá trình trao đổi 2 chiều giữa nhà tuyển dụng và ứng viên.
Bởi vậy, để xây dựng được hình ảnh chuyên nghiệp và đảm bảo buổi phỏng vấn diễn ra hiệu quả thì HR cũng cần chuẩn bị trước bằng cách tổ chức một buổi thực hành với đồng nghiệp và xin góp ý, lời khuyên từ họ. Điều này sẽ giúp nhà tuyển dụng điều chỉnh và hoàn thiện kỹ năng đặt câu hỏi phỏng vấn, kỹ năng giao tiếp và đàm phán để buổi phỏng vấn diễn ra suôn sẻ nhất.
3.2. Nghiên cứu ứng viên trước khi phỏng vấn
Nghiên cứu trước về các ứng viên sẽ giúp nhà tuyển dụng có cái nhìn sơ bộ về năng lực, kinh nghiệm của ứng viên, từ đó lựa chọn những câu hỏi phỏng vấn phù hợp.
Ngoài ra, việc tìm hiểu trước về ứng viên giúp nhà tuyển dụng tránh được việc hỏi lại những thông tin đã được cung cấp sẵn trong hồ sơ, giúp tiết kiệm thời gian để tập trung vào những câu hỏi mang tính chuyên môn hơn.
3.3. Chuẩn bị trước các câu hỏi
Ở bất kỳ buổi phỏng vấn nào nhà tuyển dụng cũng cần chuẩn bị trước bộ câu hỏi phỏng vấn để đảm bảo khai thác chính xác những thông tin cần biết ở ứng viên. Bộ câu hỏi cần được xây dựng đa dạng, kết hợp xen kẽ các câu hỏi mở/đóng, câu hỏi tình huống, hành vi,… để đánh giá ứng viên một cách toàn diện nhất.
3.4. Linh hoạt trong quá trình phỏng vấn
Linh hoạt có nghĩa là nhà tuyển dụng phải có khả năng thay đổi kế hoạch phỏng vấn của mình dựa trên hoàn cảnh. Bạn phải sẵn sàng chấp nhận một số sai lệch so với kế hoạch ban đầu của mình miễn là chúng đảm bảo cho buổi phỏng vấn hiệu quả và đi đúng hướng.
3.5. Nói ít lại và lắng nghe nhiều hơn
Nhà tuyển dụng cần đặt câu hỏi thích hợp và trao đổi với ứng viên khi cần thiết, nhưng hãy đảm bảo cho các ứng viên "đất diễn" để thể hiện bản thân. Ngoài ra, hãy tích cực lắng nghe và sử dụng các hình thức giao tiếp phi ngôn ngữ (cử chỉ, điệu bộ,…) nhằm tạo cho ứng viên cảm giác thoải mái để họ có thể hoàn thành buổi phỏng vấn một cách tốt nhất.
Trong bài viết trên đây, chúng tôi đã giới thiệu đến bạn các cách đặt câu hỏi phỏng vấn mà nhà tuyển dụng không thể bỏ qua, giúp nâng cao chất lượng tuyển dụng. Để tối ưu hiệu quả hoạt động tuyển dụng trong doanh nghiệp thì việc ứng dụng công nghệ là yêu cầu cấp thiết.
