Hình ảnh: Thiết kế và tái thiết kế công việc
Như chúng ta đã biết, thiết kế công việc đóng vai trò quan trọng trong việc xác định cách thức thực hiện công việc và nhiệm vụ cụ thể mà công việc đó yêu cầu. Thông qua quá trình thiết kế công việc, chúng ta có thể tận dụng các đặc điểm và tiềm năng của công việc để đạt được hiệu suất và sự hài lòng cao hơn từ nhân viên. Bài viết này sẽ giới thiệu về thiết kế công việc và những cách thức áp dụng hiệu quả.
Thiết kế công việc là gì?
Thiết kế công việc là quá trình xác định phương pháp và quy trình thực hiện công việc cụ thể, cùng với các nhiệm vụ và trách nhiệm tương ứng. Nó bao gồm việc đặc định rõ nội dung công việc và tác động của công việc lên nhân sự. Một thiết kế công việc tốt có thể mang lại hiệu quả rõ ràng, đặc biệt đối với những công việc mà nhân viên có thể tạo ra sự khác biệt đáng kể. Ngoài ra, thiết kế công việc còn liên quan đến việc giảm thiểu chi phí thông qua sự giảm sự luân chuyển và vắng mặt của nhân viên. Nó cũng đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra sự hài lòng trong công việc và ảnh hưởng đến cả trạng thái vật lý và tâm trí của nhân sự.
Các cách thức thiết kế công việc
Việc thiết kế công việc đòi hỏi sự tinh thông và hiểu biết về nhiều yếu tố khác nhau, và các nhà quản trị có thể áp dụng một số kỹ thuật để thực hiện. Một trong những hình thức thông dụng trong thiết kế công việc là mở rộng công việc (job enlargement) và phong phú công việc (job enrichment).
Mở rộng công việc bao gồm việc tăng cường phạm vi và trách nhiệm của một công việc thông qua việc tăng thêm nhiệm vụ liên quan đến lập kế hoạch, đơn vị, kiểm soát và nghiên cứu công việc. Ngược lại, phong phú công việc tạo điều kiện cho các nhân viên tham gia vào các công việc đa dạng hơn, đòi hỏi kỹ năng và trách nhiệm cao hơn, giúp tăng cường sự tự chủ và khả năng phát triển cá nhân.
Các hoạt động phong phú hóa công việc thường gặp bao gồm việc giao cho nhân viên thực hiện tất cả các nhiệm vụ liên quan đến công việc thay vì chỉ một phần, cung cấp quyền tự do và thẩm quyền để nhân sự tự quyết định cách thực hiện công việc, hoặc tăng cường trách nhiệm trong công việc thông qua việc giảm sự kiểm soát từ bên ngoài. Ngoài ra, các nhà quản trị có thể xây dựng các bộ phận để nhân viên học cách thực hiện các nhiệm vụ mới và phát triển các lĩnh vực chuyên môn, cũng như cung cấp phản hồi trực tiếp cho nhân viên thay vì thông qua giới quản lý trung gian.
Một hình thức khác của thiết kế công việc là luân chuyển công việc (job rotation), mục đích để phá vỡ sự đơn điệu của công việc bằng cách chuyển đổi nhân viên từ công việc này sang công việc khác. Lợi ích của phương pháp này là nhân viên có khả năng thực hiện nhiều nhiệm vụ khác nhau, hỗ trợ và bổ sung cho nhau khi cần thiết, từ đó giảm thiểu sự mệt mỏi trong công việc. Luân chuyển công việc đặc biệt quan trọng trong quá trình phát triển và đào tạo nhân sự, đảm bảo có đội ngũ quản lý đại diện sẵn sàng cho tổ chức.
Tái thiết kế công việc
Thiết kế công việc có thể tận dụng những lợi thế từ các đặc điểm công việc để nhân viên nhận thức tích cực về công việc. Các đặc điểm như ý nghĩa của công việc, mức độ tự chủ hoặc kỹ năng cần thiết, sự phản hồi... giúp phân biệt công việc có giá trị hoặc không. Vì tác động của thiết kế công việc đến kết quả, sự hài lòng của nhân viên, tình trạng sức khỏe và nhiều yếu tố khác, nhiều tổ chức đã chú trọng đến việc tạo mới hoạt động này. Một phương pháp chung để đạt được mục tiêu này là tái thiết kế công việc.
Tái thiết kế công việc là quá trình nghiên cứu lại và thiết kế lại công việc để cải thiện chi phí, dịch vụ và tốc độ. Nó không đồng nghĩa với việc cắt giảm quy mô hoặc tái cấu trúc tổ chức, mà tập trung vào loại công việc và phương pháp công việc cần thay đổi để thay đổi tiến trình liên kết với công việc.
Công cuộc tái thiết kế có thể bao gồm việc tạo nhóm công việc, đào tạo nhiều kỹ năng cho nhân viên để họ có thể đảm nhận các công việc khó khăn, giao quyền tự quyết định cho các cấp bậc thấp trong tổ chức, cũng như tái tổ chức các hoạt động và văn phòng để đơn giản hóa và tăng tốc quá trình công việc. Tái thiết kế thường tập trung vào việc tăng cường sự hài lòng và mang lại lợi ích về năng suất, chất lượng và dịch vụ cho tổ chức.
Hiện nay, trong quá trình tổ chức công việc và phân công lao động, các doanh nghiệp đang tập trung vào việc làm việc theo nhóm. Một số công ty thậm chí không sử dụng thuật ngữ "công nhân" hay "nhân viên" mà thay thế bằng thuật ngữ "thành viên nhóm" (teammates), "thành viên đội" (crew members) hoặc "thành viên tổ" (cast members). Trong hoàn cảnh đó, nhà quản lý cần chú ý tái thiết kế công việc cho các nhóm, tạo ra công việc có ý nghĩa hơn, tạo lợi thế về năng suất và tăng sự cam kết.
Thông tin từ: doanhnhansaigon.vn
