Kỹ năng phản hồi đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra giao tiếp hiệu quả và quản lý mối quan hệ. Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá khái niệm về kỹ năng phản hồi và các cách để thực hiện phản hồi một cách hiệu quả.
Kỹ năng phản hồi giúp tạo ra giao tiếp hiệu quả
1. Kỹ năng phản hồi là gì?
Kỹ năng phản hồi là việc đưa ra phản hồi hay còn gọi là "feedback" đóng một vai trò quan trọng trong nghệ thuật giao tiếp. Hành động này liên quan đến việc chia sẻ những quan điểm tích cực, nhận xét, xây dựng và góp ý trong môi trường tương tác với người khác.
Trong công việc, việc cung cấp phản hồi một cách có kiến thức có thể giúp tăng cường hiệu suất làm việc. Thông qua phản hồi và đánh giá từ người quản lý hoặc đồng nghiệp, người làm việc có thể nhận ra những khía cạnh cần cải thiện và nỗ lực để tiến bộ hơn.
Kỹ năng phản hồi là gì?
Kỹ năng phản hồi thường được thể hiện nhằm các mục đích như:
- Phản hồi mang tính xây dựng
- Phản hồi thông qua việc đưa ra quan điểm hoặc nhận xét cụ thể
- Phản hồi để thuyết phục đối phương nghe theo ý kiến của mình
2. Phản hồi hiệu quả đem lại ý nghĩa gì?
Việc đưa ra phản hồi tích cực giúp người nghe dễ dàng chấp nhận thông điệp và sẵn sàng nỗ lực hơn. Trong lĩnh vực kinh doanh, cách giao tiếp tốt khi bán hàng khiến cho khách hàng dễ ra quyết định mua hàng của bạn hơn.
Ngược lại, những lời chỉ trích hoặc phản hồi tiêu cực không chỉ không thúc đẩy thay đổi, mà còn có thể gây căng thẳng và không ổn định cho người nghe. Điều này có thể ảnh hưởng đến nỗ lực của chúng ta trong tương lai.
Phản hồi tích cực giúp người nghe dễ dàng chấp nhận thông điệp
Kỹ năng phản hồi trong giao tiếp là khả năng cung cấp thông tin một cách trung thực và chính xác, tránh những quan điểm chủ quan không cần thiết và đảm bảo hiểu rõ để tránh sự hiểu lầm không đáng có.
Ngoài kỹ năng phản hồi hiệu quả ra, việc giao tiếp cũng rất quan trọng, chính vì thế nó luôn đi đôi với nhau. Hiểu được điều này, Học Viện PMS có cho triển khai lớp kỹ năng giao tiếp với mong muốn đem lại những kiến thức và kỹ năng áp dụng thực tiễn cao từ các giảng viên chuyên gia nhiều năm kinh nghiệm.
3. Top 10 cách phản hồi hiệu quả trong giao tiếp
3.1 Đúng thời điểm
Việc xác định thời điểm tối ưu để cung cấp phản hồi và giao tiếp với khách hàng là một bước quan trọng không thể bỏ qua. Thông thường, việc cung cấp phản hồi ngay sau khi hành động kết thúc có lợi, bởi lúc đó cả người cung cấp phản hồi và người nhận phản hồi đều có cái nhìn rõ ràng về tình huống. Tuy nhiên, trong một số tình huống, việc xem xét ngữ cảnh và đợi thời điểm phù hợp có thể là quyết định thông minh.
3.2 Sự thường xuyên
Để đạt được hiệu quả tối đa trong việc phản hồi, nó cần phải diễn ra một cách thường xuyên. Thường xuyên phản hồi có thể giúp theo dõi sự tiến triển và sự thay đổi một cách hiệu quả hơn. Nó cũng tạo cơ hội cho người nhận phản hồi để thực hiện điều chỉnh và cải thiện theo thời gian. Phản hồi thường xuyên cũng có thể cải thiện mối quan hệ giữa người cung cấp và người nhận phản hồi, làm cho giao tiếp trở nên mạnh mẽ hơn.
Việc phản hồi nên diễn ra thường xuyên để đạt hiệu quả
3.3 Đưa ra phản hồi thực tế
Phản hồi hiệu quả nên được xây dựng dựa trên thực tế và thông tin cụ thể. Điều này đòi hỏi người cung cấp phản hồi cần xem xét kỹ lưỡng tình huống hoặc hành vi mà họ đang đánh giá. Để đưa ra phản hồi thực tế, bạn nên:
- Tránh sử dụng ngôn ngữ tiêu cực hoặc chỉ trích mà không có dẫn chứng cụ thể.
- Cung cấp ví dụ hoặc mô tả chi tiết để minh họa điểm mà bạn muốn đưa ra.
- Dựa vào sự quan sát và thực tế thay vì giả định hoặc suy luận.
Phản hồi thực tế giúp người nhận dễ dàng hiểu và chấp nhận phản hồi và nó cũng tạo ra cơ hội cho họ để tìm ra cách cải thiện kỹ năng giao tiếp dựa trên thông tin cụ thể.
3.4 Chuẩn bị trước cho những phản hồi
Trước khi bạn cung cấp phản hồi cho người khác, đánh giá kỹ vấn đề là một bước quan trọng. Việc này không chỉ đảm bảo rằng bạn sẽ đưa ra phản hồi chính xác và hữu ích để họ giải quyết vấn đề, mà còn giúp bạn trình bày góp ý một cách tỉ mỉ và chi tiết, tránh bỏ lỡ hoặc góp ý không đầy đủ về tình huống.
Cần chuẩn bị trước cho trước cho những phản hồi
3.5 Cụ thể hóa góp ý của mình
Để phản hồi hiệu quả, bạn cần làm cho phản hồi của mình cụ thể và chi tiết. Thay vì chỉ nêu ra những điều chung chung, hãy cung cấp ví dụ cụ thể hoặc mô tả chi tiết để minh họa điểm mà bạn muốn đưa ra. Việc làm này giúp người nhận phản hồi hiểu rõ hơn về điểm mà bạn muốn truyền đạt và cung cấp họ thông tin cụ thể để cải thiện.
3.6 Đảm bảo sự riêng tư của các góp ý
Có thời điểm mà bạn nên cung cấp phản hồi riêng tư cho người nhận thay vì thảo luận nó trước mặt nhiều người.
3.7 Tập trung vào một khía cạnh khi phản hồi
Khi bạn cung cấp phản hồi về một vấn đề, hãy tập trung vào vấn đề quan trọng, tránh tiếp cận các khía cạnh không liên quan. Vi dụ khi đang giao tiếp kinh doanh, tránh nói đến những vấn đề về gia đình hay sở thích không liên quan. Vì điều này sẽ làm cho cuộc trò chuyện bị mất định hướng và kém hiệu quả.
3.8 Chia sẻ những khía cạnh tích cực
Khi cung cấp phản hồi, hãy không chỉ tập trung vào những điểm cần cải thiện, mà còn chia sẻ những khía cạnh tích cực. Khi bạn nhấn mạnh điều tốt và mạnh mẽ, điều này có thể tạo động lực cho người nhận phản hồi để tiếp tục làm việc cụ thể để phát triển thế mạnh của họ. Chia sẻ những khía cạnh tích cực cũng là cách xây dựng quan hệ tích cực và tạo niềm tin giữa bạn và người nhận phản hồi.
Chia sẻ những khía cạnh tích cực
3.9 Cân nhắc nội dung phản hồi
Một phần quan trọng trong việc cung cấp phản hồi là chia sẻ thông tin về những điểm mạnh và cơ hội phát triển của người nhận. Thông qua việc này, bạn có thể tạo động lực để họ nhận thấy sự cần thiết của việc thay đổi và cố gắng để cải thiện tình hình.
3.10 Môi trường phản hồi phù hợp
Sự hiệu quả của việc trao đổi thông tin và cung cấp phản hồi có thể tăng lên khi chúng được thực hiện trong môi trường phù hợp. Nó có thể diễn ra trong một không gian mở, giao tiếp qua điện thoại. Đôi khi nó nên được tiến hành trong không gian riêng tư.
Kỹ năng phản hồi là một phần quan trọng của giao tiếp. Bằng cách áp dụng các cách phản hồi hiệu quả, chúng ta có thể tạo môi trường tích cực, hỗ trợ sự phát triển và cải thiện hiệu suất. Hãy luôn luyện tập và sử dụng kỹ năng phản hồi hiệu quả để đạt được mục tiêu và xây dựng mối quan hệ tốt hơn.
Xem thêm bài viết liên quan:
- Ứng dụng kỹ năng giao tiếp khi làm việc nhóm
- Phát triển kỹ năng giao tiếp công sở chuyên nghiệp và linh hoạt
